Глоссарий документ (1)

ГЛОССАРИЙ

по «Документированию управленческой деятельности»

Делопроизводство - деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Документирование - часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием, разработкой документов.

Документооборот вопросы движения и учета документов.

Архивное дело - деятельность по организации хранения документов. «документ» (в переводе с латинского) означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ - это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве, означает (в переводе с латинского) «свидетельство», «способ доказательства».

Унифицированные системы документации – рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности (УСД).

Формуляр-образец – устанавливает форматы, размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, расположение частей и зон документа.

Реквизит – информационный элемент документа.

Постоянные реквизиты – те, которые повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.

Переменные реквизиты  наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

Гриф – надпись, определяющая особый порядок пользования.

Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом, воспроизведение подлинника.

Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника.

Дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

Директивные (циркулятивные) документы – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

Типовые документы рассчитанны на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и так далее.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в правую часть листа документа в процессе его составления.

Инициативный  документ –  документ, требующий ответа.

Центрованный способ изображения реквизита - начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов.

Флаговый способ изображения реквизита - каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита.

Утверждение документа – один из способов его удостоверения. Удостоверить – подтвердить подлинность, правильность чего-нибудь.

Резолюция – это форма дачи указания руководителем организации подчиненному лицу или структурному подразделению об исполнении документа.

Согласование документа – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа.

Внутреннее согласование - согласование с должностными лицами внутри предприятия (организации).

Внешнее согласование - согласование документа с должностными лицами других организаций (предприятий) и коллегиальными органами общественных объединений внутри организации (профсоюзными комитетами, советами трудовых коллективов и тому подобное).

Гербовые печати имеют круглую форму, в ее центре изображение герба, по окружности – полное наименование предприятия (организации).

Юридическая сила - свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность предприятий, их взаимоотношений с другими предприятиями, организациями, права и обязанности в определенной сфере хозяйственной деятельности.

Положения – нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы.

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления новых правил, норм, положений (например, правительством, верховным судом и тому подобное).

Решение – правовой акт, принимаемый коллегией министерства или ведомства, научным советом и так далее в целях разрешения наиболее важных вопросов компетенции.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга лиц, для которых имеет обязательную силу. Распоряжения предприятия составляются по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, в целях разрешения основных и оперативных задач. Приказ обязателен для всех работников данной организации.

Приказы по основной деятельности издаются по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения.

Приказы по личному составу издаются по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников, командирования, изменения анкетно-биографических данных, условий и оплаты труда и др.

Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждения коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и тому подобное) поставленных вопросов и принятых решений.

Кворум – количество присутствующих на заседании органа, при котором его решения являются правомочными.

Акт – документ, составляемый несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю (данного или вышестоящего) учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе; содержащий выводы и предложения составителя.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и так далее.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов, представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложения (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма.

Рекламационные (претензионные) письма - претензии по качеству товара, требуют возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороне (контрагентам).

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком – этикеткой.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.