Отметка о заверении копии (26)

Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.

Отметка содержит заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения:

Верно Инспектор отдела кадров л. п. К. И. Петров 05.10.2000

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации. При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Отметка об исполнителе (27)

Фамилию исполнителя (составителя) документа (а лучше фамилию, имя и отчество для удобства последующего общения) и номер его служебного телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу:

Иванов 124 45 89

или

Емельянов Петр Васильевич 145 54 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)

Отметка об исполнении – свидетельство того, что работа над документом закончена. Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Реквизит включает слова «В дело», индекс дела, краткие сведения об исполнении документа, дату и подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения организации, в котором исполнен документ:

В дело 12-04 Ответ направлен 16.05.2000 № 06-15/114 л. п. 17.05.2000

Отметка проставляется на лицевой стороне последнего листа документа.

Отметка о поступлении документа в организацию (29)

Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. Отметка включает: наименование организации – получателя документа, дату поступления и регистрационный номер.

АО «Маяк» Дата ______________ № ________________

Примерная форма регистрационного штампа:

Отметка располагается у нижнего угла первого листа документа.

Идентификатором электронной копии документа (30) является отметка (колонтитул), содержащая поисковые данные для автоматического поиска документов, определяемые по усмотрению организации (имя файла, код оператора, дату, место изготовления и др.).

Например:

LETTER27.DOC

LETTER – вид документа, 27 – порядковый номер письма.

Такая отметка необходима для:

• исключения повторного ввода документа в ПК;

• быстрого поиска документа по имени файла;

• установление лица, осуществившего ввод документа в ПК.