Отметка о наличии приложения (21)

Если документ имеет приложение, упоминаемое в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют так:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования следует приводить:

Приложение: 1. Проект стандарта на 5 л. в 1 экз. 2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз. 2. Перечень на 5 л. в 3 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывают:

Приложение: брошюра в 1 экз.

Подпись (22)

Реквизит состоит из трех частей: наименования должности, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Если наименование должности многословное, оно печатается в несколько строк столбцом. Личная подпись при этом должна располагаться на одной горизонтальной линии последней строки наименования должности; расшифровка подписи располагается на продолжении этой же линии без пробела между инициалами и фамилией. Совокупность всех трех частей реквизита должна быть размещена равномерно в пределах левого и правого полей документа. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал и может центрироваться относительно самой длинной строки.

Если документ составлен на бланке предприятия, наименование организации в наименовании должности не приводится, например:

Заведующий кафедрой экономики труда, занятости, социологии и психологии л. п. Н. И. Шумилин

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, в реквизите «Подпись» не указывается.

Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:

Мэр л. п. Ю. Лужков

Одна подпись ставится на документах, издаваемых единоначально. Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц (денежно-финансовые документы подписывают руководитель организации и главный бухгалтер).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор предприятия л. п. К. Т. Морозов Главный бухгалтер л. п. Т. И. Фомина

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор фирмы Директор завода «Маяк» «Электрон» л. п. А. И. Петров л. п. М. И. Егоров

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заложена в документе, перед наименованием должности не допускается проставлять предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Необходимо допечатать «Зам.» или «И. О.» (от руки не допускается).

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.