Инвентаризация, порядок ее проведения и оформления
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета организации должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, техническое состояние и правильность их оценки. Сущность инвентаризации состоит в том, что наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью их визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. Инвентаризация - это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату. Задачами инвентаризациями являются: • выявление фактического наличия имущества в организации; • контроль за сохранностью имущества путем сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; • выявление неиспользуемого имущества; • проверка соблюдения правил и условий хранения имущества; • проверка реальности стоимости учтенного в балансе имущества. Количество, порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель, кроме тех случаев, когда ее проведение обязательно. Обязательное проведение инвентаризации требуется в следующих случаях: • смена материально ответственных лиц (на дату передачи дел, но не позднее дня увольнения работника); • передача имущества в аренду (на дату оформления хозяйственной операции); • составление годовой бухгалтерской отчетности; • кража, а также порча ценностей (сразу же при их обнаружении); • стихийные бедствия, пожар, аварии, чрезвычайные ситуации (сразу после их окончания); • ликвидация, реорганизация предприятия - и в других случаях, предусмотренных законодательством. Основанием для проведения инвентаризации являются Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия» и Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49). Приказом руководителя предприятия для проведения инвентаризации назначается инвентаризационная комиссия (включая главного бухгалтера). Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств, а также имущество, не принадлежащее предприятию и учитываемое за балансом. Инвентаризация осуществляется по каждому наименованию имущества в разрезе материально ответственных лиц. В зависимости от признаков и причин, по которым проводится инвентаризация, различают ее виды, представленные на рисунке 23.
Рис. Виды инвентаризаций
По отношению к плану проведения в соответствии с учетной политикой организации различают плановую и внеплановую инвентаризацию. Плановая инвентаризация проводится в соответствии с планом контрольно-ревизионных работ ревизионной комиссии организации и ее учетной политикой, а также в случае обязательного проведения инвентаризации. Внеплановая инвентаризация проводится вне плана контрольно- ревизионных работ и не предусмотрена в учетной политике, она не носит обязательного характера и осуществляется внешними аудиторами, внутренними ревизорами аудиторской службы организации, инвентаризационной комиссией организации в случае выявления фактов нарушений законности и по сигналам персонала в случае обнаружения сомнительных хозяйственных операций. В зависимости от полноты охвата инвентаризируемых имущества и обязательств различают частичную и полную инвентаризацию. Частичной инвентаризацией является каждая отдельная проверка объектов учета определенных видов. В свою очередь частичная инвентаризация подразделяется на сплошную и выборочную. Сплошной инвентаризацией считается такая, в ходе которой подвергается осмотру, пересчету весь комплекс объектов учета, подверженных инвентаризации. Например, если проводится инвентаризация материалов, то она осуществляется по всей их номенклатуре, при проверке готовой продукции - по всем ее видам. Выборочной инвентаризацией является такая, в ходе которой подвергается осмотру, пересчету часть объектов конкретного вида. Например, при инвентаризации материалов проверяются только краска или только сталь. Полная инвентаризация — это проверка всего имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации и ликвидации организации. За своевременность и правильность проведения инвентаризации несут ответственность руководитель организации согласно законодательству и главный бухгалтер организации согласно внутренним должностным инструкциям. Результаты проверки материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи, где подробно указывают полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму. По данным инвентаризационных описей бухгалтерия составляет сличительные ведомости. Их содержание включает те наименования имущества, по которым выявлены расхождения относительно данных бухгалтерского учета. Информация вносится в ведомости в натуральных и стоимостных показателях. По окончании инвентаризации комиссия составляет протокол, отмечая в нем свои решения и предложения, который утверждается руководителем предприятия. Затем определяют порядок регулирования выявленных разница между данными инвентаризации и учета в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» и Методическими указаниями о проведении инвентаризации. Излишки товарно-материальных ценностей, обнаруженные при инвентаризации, оприходуются с отнесением на финансовые результаты организации. В бухгалтерском учете это отражается проводкой:
Д-т сч. 10, 50, 43, 41 К-т сч. 99.
Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения вначале отражаются с целью контроля проводкой:
Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». К-т сч. 10, 50, 43, 41.
Недостающие и испорченные товарно-материальные ценности в пределах действующих норм естественной убыли рассматриваются как текущие затраты и списываются на издержки производства или обращения:
Д-т сч. 20, 44 Кт сч. 10, 43, 41.
В том случае, когда недостачи отсутствуют, применение норм естественной убыли на установленные материальные ценности не допускается.
Размер потерь в пределах норм естественной убыли, когда выявлена фактическая недостача, определяется после зачета недостачи ценностей их излишками по пересортице. Зачет по пересортице допускается в случаях:
• по товарно-материальным ценностям одного и того же наименования;
• у одного и того же материально ответственного лица;
• за один и тот же отчетный период;
• в тождественных количествах.
Обо всех фактах допущенной пересортицы материально ответственные лица дают письменные объяснения комиссии.
Недостающие и испорченные товарно-материальные ценности сверх норм естественной убыли относятся в начет виновных лиц при подтверждении их вины. Если вина их не установлена или судебные органы отказали в возмещении ущерба с указанных лиц, то убытки от недостачи имущества списываются на финансовые результаты организации. При получении письменного согласия материально ответственного лица с допущенной недостачей и по согласованию с руководителем предприятия возмещение ее может осуществляться следующими способами:
• ежемесячно удерживается из заработной платы часть недостачи до полного погашения:
Д-т сч. 70 К-т сч. 73; • внесение в кассу суммы недостачи материально ответственным лицом: Д-т сч 50 К-т сч. 73. Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация. Результаты годовой инвентаризации подлежат отражению в годовом бухгалтерском учете.