2. Работа с программой Microsoft Excel

Для фирмы «Часар», как и для любой другой фирмы очень важно вести учет рабочего времени и количество отработанных человеко-дней и человеко-часов. Для этого необходимо уметь пользоваться программным обеспечением Microsoft Excel для ведения учета фонда отработанного рабочего времени.

Для успешной работы фирмы немаловажным является применение формул в Microsoft Excel. Они необходимы для экономии рабочего времени, детализации счетов и точности проводимых расчетов.

Я использовала программу Microsoft Excel для создания 1-го Квартального плана 2009 г.

На предприятии удобно использовать функцию управления бюджета, для того чтобы исключить ошибки механических вычислений и вести документированный учет баланса предприятия. Для этого необходимо уметь использовать логические формулы.

Отчет за I квартал 2009 г.

Фирма «Часар» активно следит за ценовой политикой своих конкурентов и в следующем отчете представлены их цены в прайсах оптовиков.

Так как фирма «Часар» является поставщиком замороженных полуфабрикатов во многие города, то актуальной проблемой являются доставка и погодные условия. Чтобы продукция не изменила свой товарный вид, необходимо как можно быстрее доставить ее к потребителю, особенно в летнее время. Для этого наша фирма проводит учет температурного режима в городах, куда производится доставка продукции «Часар».

С помощью данного программного обеспечения в фирме «Часар» составляются графики грузоперевозок, рассчитываестя среднее значение объема поставок, а так же для наглядного просмотра данные представляются в виде диаграммы.

Каждую неделю предоставляется отчет по остаткам продукции «Часар» на складах.

Также с помощью программы Microsoft Excel я создала отчет по торговым точкам, с которыми заключены договоры о поставках продукции «Часар». В данном отчете представлены адреса и телефоны ТТ, их наценка и еженедельные продажи продукции «Часар».

При проведении мониторинга для систематизация данных также использовалась программа Microsoft Excel.

3. Работа с программой Microsoft Access

0. 3.1.Создание базы данных

Фирма «Часар», работая на рынке продуктов питания более 10 лет, пришла к выводу о необходимости автоматизации работы с помощью СУБД ACCESS. Для чего были созданы таблицы, запросы, формы, макросы, отчеты и установлены связи между основными полями таблиц.

СУБД Access предназначена для разработки информационных систем, она использует реляционную модель данных и графический интерфейс Windows. Она позволяет решать как несложные информационные задачи (без использования программирования), так и создавать сложные приложений с использованием языка программирования Visual Basic for Application. СУБД входит в профессиональную версию офисной системы Microsoft Office.

База данных (БД) в СУБД Access представляет собой совокупность объектов, хранящихся в одном файле (mdb). Запустить систему Microsoft Access можно несколькими способами:

• запуск с помощью Главного меню Windows;

• запуск с помощью ярлыка (на Панели инструментов или на Рабочем столе)

• открыв файл СУБД Access.

Я выбрала способ открытия системы с помощью Главного меню.

После запуска системы появляется главное окно Microsoft Access. В строке Заголовка – отображается имя активной в данный момент программы. Строка Основного меню содержит название нескольких подменю. Перечень подменю и их содержание изменяется в зависимости от режима работы системы. Панель инструментов – это группа пиктограмм, расположенных под строкой основного меню. Ее назначение – ускоренный вызов команд меню. Кнопки Панели инструментов могут изменяться в зависимости от выполняемой операции.

В Строке состояния отображается информация о выполнении текущих операций. Далее мне необходимо создать Базу данных. База данных создается следующим образом: Открываем Microsoft Access, далее Файл/Создать/Новая база данных. Я присвоила ей имя Сотредники.

При открытии базы данных в Рабочей области окна системы Microsoft Access появляется окно базы данных.

В окне базы данных есть строка заголовка, панель инструментов, слева располагается панель Вкладки объектов с помощью которой можно выбрать тип нужного объекта. Все объекты выбранного типа отображаются на правой панели.

К основным объектам Microsoft Access относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблицы – основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблице хранятся все данные, во-вторых, таблицы хранят и структуру базы данных(поля их типы и свойства).

Запросы – эти объекты служат для извлечения данных из таблицы и представления их пользователю в удобном виде. Из базовой таблицы получают результирующую.

Формы – средство, в основном используемое для удобного ввода и отображения данных. В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, звук и видео.

Отчеты предназначены для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Страницы (страницы доступа к данным) - этот объект сам по себе не является объектом базы данных. Страницы осуществляют связь переданной Веб-страницы с базой данных остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами можно просматривать записи базы данных в полях страницы доступа.

Макрос это набор из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняет Microsoft Access без участия пользователя. Например, макрос может при загрузке БД автоматически открыть нужные формы или при нажатии кнопки в форме выполнить некоторое типовое действие (печать формы, открытие другой формы и т.п.). Макросы позволяют автоматизировать часто выполняемые операции и согласовать работу разных объектов практически без программирования в обычном понимании. Макрокоманды выбираются из списка стандартных макрокоманд, например: Открыть объект, Закрыть объект и т.д.

Модуль - это набор процедур и функций на языке Visual Basic (Access Basic), которые хранятся вместе как единое целое. Модули обычно используют для создания более сложных информационных систем.

Каждый объект имеет структуру, характерную для его типа. Например, таблицы состоят из полей и записей. Формы и отчеты состоят из управляющих элементов (УЭ), заголовка и др. Модули состоят из процедур и функций; макросы - из макрокоманд. Многие из структурных элементов объектов также считаются объектами. Объект, на который указывает указатель мыши, называют текущим (иными словами, принято говорить, что объект находится "в фокусе").

Свойство представляет собой характеристику объекта, например, - имя, размер, цвет, тип данных поля и т.п. Свойства текущего объекта отображаются в окне свойств в режиме конструктора (если оно не видно на экране - выполните команду Вид\Свойства или Свойства в контекстном меню или найдите на панели инструментов соответствующий значок ). Набор свойств различен для каждого типа объектов.