18.2.2. Выдача справки физическому лицу

ПО ЕГО ЗАЯВЛЕНИЮ

Наряду с обязанностью представления в налоговые органы справка о доходах также может оформляться по заявлению самого физического лица по иным основаниям. Это предусмотрено п. 3 ст. 230 НК РФ.

Справка понадобится физическому лицу в следующих случаях:

1) при смене места работы. Согласно абз. 2 п. 3 ст. 218 НК РФ при начале работы налогоплательщика не с первого месяца текущего года вычеты предоставляются ему по новому месту работы с учетом дохода, полученного с начала года по другому месту работы. Сумма полученного дохода в этом случае подтверждается справкой о доходах;

2) при составлении налогоплательщиком декларации о доходах по форме 3-НДФЛ (п. 1.4, абз. 3 п. 18.2 Порядка заполнения формы налоговой декларации по налогу на доходы физических лиц (форма 3-НДФЛ), утвержденного Приказом ФНС России от 10.11.2011 N ММВ-7-3/760@);

3) в иных случаях (например, для получения кредита в банке).

Контролирующие органы поясняют, что налоговый агент не вправе отказать налогоплательщику в выдаче данной справки. Тем не менее Налоговым кодексом РФ не предусмотрено ответственности за отказ в ее выдаче. Конкретных сроков для предоставления справки по форме 2-НДФЛ налоговое законодательство также не устанавливает (Письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 N 20-14/3/16873).

Вместе с тем положения Трудового кодекса РФ предусматривают, что срок выдачи подобных документов составляет три рабочих дня с момента подачи работником соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ). За нарушение указанных положений установлена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Также отметим, что Налоговый кодекс РФ не обязывает физических лиц сообщать о причинах, по которым им понадобилась справка по форме 2-НДФЛ. В связи с этим требовать от налогоплательщика объяснений о цели получения справки налоговый агент не должен.

Важно учитывать, что справка о доходах может понадобиться не только по итогам года, но и в течение года. В этом случае справка заполняется на основании данных, имеющихся у налогового агента с начала года.

18.3. Сроки представления справки о доходах

По общему правилу справки 2-НДФЛ подаются в налоговый орган ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за налоговым периодом, за который представляются сведения (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Прежде всего отметим, что ваша обязанность подать сведения о доходах физических лиц будет исполнена своевременно, если вы направите в налоговый орган справки 2-НДФЛ до 24 часов последнего дня срока для представления этих сведений (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

При этом последним днем, когда вы можете исполнить свои обязанности, будет считаться либо 1 апреля, либо первый рабочий день, следующий за 1 апреля (если это число выпадает на выходной или нерабочий праздничный день) (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Например, 1 апреля 2012 г. приходится на воскресенье, поэтому последним днем представления сведений о доходах по форме 2-НДФЛ за 2011 г. является 2 апреля 2012 г. (понедельник).

В том случае, когда вы подаете справку о доходах в качестве уведомления о невозможности удержать налог (абз. 1 п. 5 ст. 226 НК РФ), ее нужно подать не позднее одного месяца со дня окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства.

Например, если доход выплачен 27 января 2012 г., направить справку 2-НДФЛ следует до 24 часов 31 января 2013 г. (п. п. 5, 8 ст. 6.1 НК РФ).

Примечание

Подробнее о действиях налогового агента, который не удержал налог с плательщика НДФЛ, вы можете узнать в разд. 9.2.1.1 "Если удержать налог невозможно".

Об ответственности за нарушение срока представления справки о доходах физических лиц вы можете узнать в разд. 18.9 "Ответственность за непредставление справок 2-НДФЛ".

В случае реорганизации или ликвидации организации сведения о доходах должны быть представлены этой организацией за период от начала года до момента прекращения деятельности (п. 3 ст. 55 НК РФ, Письма Минфина России от 19.07.2011 N 03-04-06/8-173, ФНС России от 26.10.2011 N ЕД-4-3/17827@, от 13.08.2009 N 3-5-04/1257@, УФНС России по г. Москве от 21.04.2010 N 16-15/042728@).

Такой же порядок применяется и при ликвидации обособленного подразделения организации (Письмо ФНС России от 28.03.2011 N КЕ-4-3/4817). Однако, если после ликвидации обособленного подразделения его работникам организация выплатила облагаемые доходы, ей необходимо повторно представить сведения о доходах таких сотрудников по окончании года.