15.9. Бухгалтерский учет возмещения

КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

(НА ПРОЕЗД, ПРОЖИВАНИЕ, СУТОЧНЫХ И ДР.)

Расходы на командировки (оплата проезда, проживания, суточных и иных командировочных расходов) связаны с текущей деятельностью организации. Поэтому в бухгалтерском учете они признаются расходами по обычным видам деятельности. Указанные расходы отражаются по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) (например, счет 26 "Общехозяйственные расходы", для торговых организаций - счет 44 "Расходы на продажу") в корреспонденции с кредитом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Основания - п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

ПРИМЕР

отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете

Ситуация

По приказу генерального директора организации "Альфа", расположенной в г. Москве, менеджер П.Р. Михайлов направлен в командировку в г. Краснодар. Цель командировки - заключение договора поставки товара с местной кондитерской фабрикой.

Положением о командировках, действующим в организации "Альфа", суточные установлены в размере 700 руб. в день.

Из кассы организации П.Р. Михайлову было выдано 12 000 руб. (в счет оплаты расходов на проезд, по найму жилого помещения и оплаты суточных).

Согласно отметкам в командировочном удостоверении:

- дата выбытия из г. Москвы - 5 августа;

- дата прибытия в г. Краснодар - 5 августа;

- дата выбытия из г. Краснодара - 8 августа;

- дата прибытия в г. Москву - 8 августа.

Авансовый отчет по произведенным расходам представлен П.Р. Михайловым в бухгалтерию и утвержден генеральным директором 10 августа.

Статья расходов	Сумма	Подтверждающий документ
Проезд по маршруту Москва - Краснодар - Москва	6000 руб.	Авиабилет
Проживание в гостинице "Центральная"	2000 руб.	Чек ККТ, счет гостиницы
Суточные	2800 руб. (700 руб. x 4 дн.)	Положение о командировках
Расходы на проезд в аэропорт и из аэропорта	1000 руб.	Чек ККТ

Решение

Сумма командировочных расходов составит 11 800 руб. (6000 руб. + 2000 руб. + 2800 руб. + 1000 руб.). НДФЛ не облагаются.

В бухгалтерском учете бухгалтеру организации "Альфа" нужно сделать следующие записи.

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Бухгалтерские записи на день выдачи средств под отчет 4 августа
Выданы из кассы П.Р. Михайлову денежные средства на командировочные расходы	71	50	12 000	Приказ о направлении работника в командировку, Расходный кассовый ордер
Бухгалтерские записи на день утверждения авансового отчета 10 августа
Списаны расходы работника по командировке	26 (44)	71	11 800	Авансовый отчет
Возвращен в кассу неиспользованный остаток подотчетных средств (12 000 руб. - 11 800 руб.)	50	71	200	Авансовый отчет, Приходный кассовый ордер