15.8. Направление работника в загранкомандировку.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ,

ВОЗМЕЩЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

(НА ПРОЕЗД, ПРОЖИВАНИЕ, СУТОЧНЫХ И ДР.),

НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ

Оформление служебной поездки работника за рубеж практически ничем не отличается от оформления командировки в пределах РФ.

Так, для загранкомандировки необходимо (абз. 2 п. 3, п. 6 Положения о командировках):

- издать приказ о командировании работника;

- составить служебное задание для работника.

Единственная особенность - при загранкомандировках командировочное удостоверение работнику не выписывается (п. 15 Положения о командировках).

Однако это исключение не распространяется на командировки в страны СНГ, на границах с которыми не проставляются отметки о пересечении границы. В таких случаях оформляется командировочное удостоверение (п. п. 7, 15 Положения о командировках).

По возвращении из загранкомандировки работник должен представить вам (п. 26 Положения о командировках):

- авансовый отчет об израсходованных суммах;

- отчет о выполненной работе.

К авансовому отчету он обязан также приложить командировочное удостоверение (если оно оформлялось) и документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (абз. 2 п. 26 Положения о командировках). В числе таких документов - авиа- и (или) железнодорожные билеты, счета гостиниц и др. К авансовому отчету можно приложить ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Если оправдательные документы составлены на иностранных языках, может потребоваться их построчный перевод на русский язык. Основание - п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Однако относительно перевода проездных билетов есть особенности. Данный вопрос Минфин России рассматривал применительно к налогу на прибыль и пояснил следующее. В том случае, когда авиабилет выписан на иностранном языке, для подтверждения расходов на проезд требуется перевести на русский язык некоторые реквизиты билета: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета. Перевод не требуется, если агентство по продаже авиаперевозок выдало справку на русском языке, в которой содержатся все указанные выше сведения (Письма Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-07/6, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 14.09.2009 N 03-03-05/170).

Кроме того, ФНС России не требует переводить на русский язык электронный авиабилет (Письмо от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@).

Полагаем, что на изложенные рекомендации вы можете ориентироваться и в отношении документального подтверждения командировочных расходов в целях НДФЛ.

При командировках за границу действуют те же правила возмещения и обложения НДФЛ сумм оплаты расходов работников на проезд и на проживание, как и при служебных поездках по территории РФ. В частности:

- порядок возмещения работодателем расходов при загранкомандировках определяется в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 168 ТК РФ);

- данные расходы в размере фактически потраченных сумм не облагаются НДФЛ, если они подтверждены документами (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

В то же время специфика оплаты загранкомандировок заключается в увеличенной сумме суточных, не облагаемой НДФЛ, - 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке. Если размер суточных больше этой величины, суммы превышения облагаются НДФЛ.

В таком же размере (2500 руб. за каждый день нахождения в командировке) не облагается НДФЛ оплата проживания командированного работника за границей, если понесенные расходы не подтверждены документами.

Необходимо учитывать, что расчет НДФЛ с облагаемых доходов работника (например, с его среднего заработка) зависит от срока пребывания за границей и налогового статуса (резидент или нерезидент).

Напомним, что если работник пребывает на территории РФ более 183 дней в году и является налоговым резидентом, то обычная ставка НДФЛ для него будет равна 13% (п. 2 ст. 207, п. 1 ст. 224 НК РФ).

Примечание

Подробнее об определении статуса резидента РФ вы можете узнать в разд. 1.1 "Резиденты и нерезиденты РФ как налогоплательщики. Порядок определения налогового статуса (резидентства) российских и иностранных граждан, лиц без гражданства".

Если пребывание на территории РФ длится 183 дня и менее, физическое лицо не является налоговым резидентом РФ. Для него ставка НДФЛ составляет, как правило, 30% (п. 2 ст. 207, п. 3 ст. 224 НК РФ).

Примечание

Подробнее о лицах, которые не являются резидентами РФ, а также о ставках НДФЛ в отношении их доходов вы можете узнать соответственно в разд. 1.1 "Резиденты и нерезиденты РФ как налогоплательщики. Порядок определения налогового статуса (резидентства) российских и иностранных граждан, лиц без гражданства" и разд. 7.4 "Налоговая ставка 30% (для налогообложения доходов нерезидентов)".

Статус резидента (или нерезидента) нужно подтвердить командировочными удостоверениями и проездными документами.

Например, организация "Альфа" командировала менеджера В.К. Стручкова во Вьетнам с 15 марта по 22 апреля для установления деловых связей с иностранными партнерами. Однако ввиду производственной необходимости с согласия работника срок командировки был продлен до конца года. Статус налогового резидента В.К. Стручков утратит 4 октября. До этого момента средний заработок, выплачиваемый работнику за время командировки, облагается по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Начиная с 4 октября доходы, выплачиваемые В.К. Стручкову, облагаются по ставке 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Примечание

О том, признаются доходы работника, командированного за рубеж, полученными от источника в РФ или нет, читайте в разделе "Ситуация: Как облагаются НДФЛ доходы сотрудника при длительной работе за рубежом (загранкомандировке)".

СИТУАЦИЯ: Как определить облагаемый доход при выплате суточных в иностранной валюте

Организация вправе выдавать работнику денежные средства на командировочные расходы в иностранной валюте. Такая практика не противоречит валютному законодательству (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07).

Суточные в иностранной валюте необходимо пересчитать в российские рубли по официальному курсу Банка России на дату фактического получения дохода (п. 5 ст. 210 НК РФ). Если их размер в рублях окажется больше установленных норм, с суммы превышения организация должна удержать НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Датой фактического получения работником дохода в виде части суточных, облагаемых НДФЛ, является день выплаты суточных. Такие разъяснения даны Минфином России в Письме от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27.

Следовательно, при расчете облагаемой суммы суточных нужно применять курс иностранной валюты к российскому рублю, действующий на дату выплаты суточных (Письмо Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27).

Например, организация "Дельта" (г. Москва) командировала директора И.Е. Сорокина в г. Кельн (Германия) с 9 по 12 апреля 2012 г. для проведения деловых переговоров и заключения договора на поставку оборудования.

В коллективном договоре организации предусмотрено, что в случае командировок в государства Евросоюза руководящему составу выплачиваются суточные в размере 100 евро за каждый день командировки.

6 апреля 2012 г. бухгалтер организации "Дельта" получил в банке и выдал И.Е. Сорокину суточные в размере 400 евро авансом.

Для расчета облагаемого дохода указанную сумму бухгалтер пересчитает в рубли по официальному курсу Банка России. Предположим, что курс на 6 апреля 2012 г. составлял 38,71 руб/евро. Величина суточных, которая включается в доход И.Е. Сорокина и облагается НДФЛ, равна 5484 руб. (400 евро x 38,71 руб. - 2500 руб. x 4 сут.). Сумма исчисленного с суточных НДФЛ равна 712,92 руб. (5484 руб. x 13%).

СИТУАЦИЯ: Как облагаются НДФЛ доходы сотрудника при длительной работе за рубежом (загранкомандировке)

На практике нередко встречаются ситуации, когда организации направляют своих сотрудников на работу за границу на длительный срок. Рассмотрим, являются ли выплаты таким работникам доходами, полученными от источников в РФ, или же источник дохода в данном случае находится за пределами РФ.

Налоговый кодекс РФ не содержит положений, прямо регулирующих этот вопрос.

Напомним, что согласно пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ к доходам от источников в РФ относится вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия в РФ. А к доходам, полученным от источников за пределами РФ, относится вознаграждение за аналогичные функции, выполняемые за пределами России (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ).

Командировкой, в свою очередь, признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). На период командировки сотруднику сохраняются место работы (должность) и средний заработок. Кроме того, ему возмещаются расходы, связанные с командировкой. На это указано в ст. 167 ТК РФ.

Таким образом, вознаграждение работника, направленного из РФ для работы в иностранном государстве, следует относить к доходам от источников в РФ при одновременном соблюдении двух условий.

1. Срок командировки точно определен. Он фиксируется, в частности, в таких документах, как:

- служебное задание и командировочное удостоверение (п. п. 6, 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749);

- приказ о направлении работника в служебную командировку (унифицированные формы N N Т-9 и Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Примечание

Заметим, что с 1 января 2013 г. унифицированные формы документов не являются обязательными для применения. Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждаются организациями и предпринимателями самостоятельно. Исключение составляют формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании, например кассовые документы (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов с 01.01.2013 см. комментарий.

2. Фактическое место работы командированного сотрудника не изменилось. За рубежом он выполняет только отдельные поручения.

В такой ситуации работодатель выступает налоговым агентом по отношению к своему сотруднику и удерживает с выплачиваемых ему доходов НДФЛ. Ставка налога - 13 или 30% - в этом случае зависит от того, признается работник на момент получения дохода резидентом РФ или нет (п. п. 1, 3 ст. 224, п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина России от 22.11.2012 N 03-04-06/6-332, от 19.11.2012 N 03-04-05/6-1320, от 25.09.2012 N 03-04-06/6-289, от 28.03.2012 N 03-04-06/6-82, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-48 (п. 1)).

Примечание

Подробнее о том, как определяется статус резидента (нерезидента) РФ для целей НДФЛ, читайте в разд. 1.1 "Резиденты и нерезиденты РФ как налогоплательщики. Порядок определения налогового статуса (резидентства) российских и иностранных граждан, лиц без гражданства".

В иных случаях выплаченное работнику вознаграждение следует считать доходом, полученным от источников за пределами РФ (Письмо Минфина России от 30.08.2011 N 03-04-06/6-194). При этом финансовое ведомство подчеркивает, что направление работника за пределы РФ на длительный период времени для выполнения трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, не является командировкой по смыслу ст. 166 ТК РФ. См. также Письма от 05.05.2012 N 03-04-05/6-605, от 06.03.2012 N 03-04-06/6-56, от 21.02.2012 N 03-04-06/6-43, от 14.02.2012 N 03-04-06/6-38, от 30.01.2012 N 03-04-06/6-15, от 30.11.2011 N 03-04-05/6-966, от 12.05.2009 N 03-04-05-01/278.

Отметим, что судьи тоже придерживаются данной позиции (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 16.01.2008 N Ф08-8894/07-3333А).

Согласно п. 2 ст. 226, пп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ исчисление и уплату НДФЛ по доходам, полученным от источников за пределами РФ, физические лица, являющиеся резидентами РФ, осуществляют самостоятельно. Следовательно, работодатель не является налоговым агентом в отношении выплат, производимых работнику, выполняющему трудовые функции за границей в период длительной командировки, которая по своему характеру приравнивается к переводу на другое место работы. Если такой сотрудник на конец налогового периода утратит статус резидента РФ, он не обязан будет уплачивать НДФЛ с доходов, полученных им от работодателя в течение календарного года (п. 1 ст. 207 НК РФ). В случае признания его резидентом он заплатит НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).