13.2.3.7. Отражаем начисление отпускных

В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Отпускные являются для организации расходом по обычным видам деятельности (п. п. 5, 8 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Сумму отпускных бухгалтеру следует отразить по дебету соответствующего счета учета затрат на производство (расходов на продажу для торговых организаций) в корреспонденции с кредитом счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.01.2000 N 94н (далее - Инструкция по применению Плана счетов)).

В качестве первичного учетного документа, отражающего начисление отпускных, используется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60), утвержденная Постановлением N 1 (разд. 1 Указаний).

Примечание

Образец оформления записки-расчета о предоставлении отпуска см. в приложении 4 к настоящей главе.

Отметим также, что с 1 января 2013 г. унифицированные формы документов не являются обязательными для применения. Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждаются организациями и предпринимателями самостоятельно. Исключение составляют формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании, например кассовые документы (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов с 01.01.2013 см. комментарий.

ПРИМЕР

расчета отпускных

Ситуация

Менеджеру организации "Альфа" А.Ю. Никифорову предоставлен очередной отпуск с 13 апреля 2012 г. продолжительностью 28 календарных дней.

В расчетном периоде (с апреля 2011 г. по март 2012 г.) А.Ю. Никифорову предоставлялся очередной отпуск (с 1 июля 2011 г.) продолжительностью 28 календарных дней. Кроме того, с 11 по 22 ноября 2011 г. включительно работник находился на больничном.

Начисленная заработная плата за расчетный период составила 220 000 руб. В организации установлена пятидневная рабочая неделя. Отпускные выплачены через кассу.

Поскольку на период отпуска работника приходилось два праздничных дня - 1 и 9 мая (ст. 112 ТК РФ), они в дни отпуска не были включены, а отпуск был продлен до 12 мая 2012 г. включительно.

Решение

В расчетном периоде десять полностью отработанных месяцев и два не полностью отработанных месяца.

1. Определяем среднемесячное количество календарных дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода. Оно составит 294 (29,4 x 10 мес.).

2. Определяем среднемесячное количество календарных дней в не полностью отработанном месяце расчетного периода - в июле.

А.Ю. Никифоров в июле находился в отпуске и отработал 1 день (29 июля 2011 г.). Количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце, равно 3 (1 дн. (29 июля) + 2 дн. (с 30 по 31 июля)).

Таким образом, среднемесячное количество календарных дней в июле равно 2,85 (29,4 / 31 дн. x 3 дн.).

3. Определяем среднемесячное количество календарных дней в не полностью отработанном месяце расчетного периода - в ноябре.

А.Ю. Никифоров болел с 11 по 22 ноября 2011 г. и отработал в ноябре 13 дней. Количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце, равно 18 (10 дн. (с 1 по 10 ноября) + 8 дн. (с 23 по 30 ноября)).

Таким образом, среднемесячное количество календарных дней в ноябре составило 17,64 (29,4 / 30 дн. x 18 дн.)).

4. Определяем среднее количество календарных дней в расчетном периоде. Оно равно 314,49 (294 дн. + 2,85 дн. + 17,64 дн.).

5. Определяем средний дневной заработок. Он равен 699,55 руб. (220 000 руб. / 314,49 дн.).

6. Определяем сумму отпускных. Она составила 19 587,40 руб. (28 дн. x 699,55 руб.).

В апреле 2012 г. в бухгалтерском учете отражены следующие операции.

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Работнику начислены отпускные	96	70	19 587,40	Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
Удержан НДФЛ из суммы отпускных (19 587,40 руб. x 13%)	70	68	2 546	Регистр налогового учета (налоговая карточка)
Выплачены отпускные из кассы (19 587,40 руб. - 2546 руб.)	70	50	17 041,40	Расходный кассовый ордер

Примечание

О том, как исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с отпускных, вы можете узнать в разд. 13.3.3 "Как правильно исчислить, удержать и перечислить НДФЛ с отпускных выплат".

Приведенный в примере порядок определения количества календарных дней, приходящихся на отработанное время в не полностью отработанном месяце, следует из абз. 3 п. 10 Положения. Вместе с тем на практике используют также иной подход: из количества дней не полностью отработанного месяца вычитаются неотработанные дни. Далее в установленном порядке определяется среднемесячное количество календарных дней в неполном календарном месяце.

Например, в декабре Е.Н. Романов болел 11 дней (с 3 по 13 декабря). В декабре 31 день. Следовательно, количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в не полностью отработанном месяце, составит 20 (31 дн. - 11 дн.). Далее определяется среднемесячное количество календарных дней в неполном календарном месяце. Оно составит 18,97 (29,4 / 31 дн. x 20 дн.).