12.5.1.2. Компенсация за разъездной характер работы

Сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, работодатель должен возмещать затраты, связанные со служебными поездками. В частности, это расходы по проезду, найму жилья, суточные (ст. 168.1 ТК РФ). Сумма возмещения признается компенсационной выплатой и не облагается НДФЛ (ч. 2 ст. 164, ст. 168.1 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154, ФНС России от 10.11.2011 N ЕД-4-3/18794@).

Чиновники финансового ведомства уточнили, что к суточным, которые выплачиваются сотрудникам при разъездном характере работы, не применяются ограничения, установленные для налогообложения таких выплат при командировках. Соответственно, даже если указанные суммы будут превышать 700 руб. (ограничение для командировок по территории РФ) или 2500 руб. (ограничение для загранкомандировок), НДФЛ исчислять не потребуется (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суточные при разъездном характере работы освобождаются от налогообложения в размере, который установлен коллективным договором, иными локальными актами организации или трудовым договором (Письма Минфина России от 05.07.2013 N 03-04-06/25956, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131).

12.5.1.3. Надбавка за вахтовый метод работы

Лицам, работающим вахтовым методом, положены надбавки к заработной плате (ч. 1 ст. 302 ТК РФ). Работодатели, не относящиеся к бюджетной сфере, определяют размер такой надбавки в трудовом, коллективном договоре либо локальном нормативном акте (ч. 4 ст. 302 ТК РФ).

Для организаций бюджетной сферы нормы подобных выплат установлены (ч. 2, 3 ст. 302 ТК РФ):

- Правительством РФ (Постановление от 03.02.2005 N 51) - для компаний, финансируемых из федерального бюджета;

- органами власти субъектов РФ или органами местного самоуправления - для юридических лиц, финансируемых из региональных или местных бюджетов соответственно.

Указанная надбавка признается компенсацией, связанной с выполнением сотрудником трудовых обязанностей, и не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина России от 29.06.2012 N 03-04-06/9-187, от 02.09.2011 N 03-04-06/0-197 (п. 3), от 30.06.2011 N 03-03-06/1/384, от 03.12.2009 N 03-04-06-01/313 (п. 1), УФНС России по г. Москве от 13.07.2009 N 16-15/071475, от 29.05.2008 N 21-11/052059@).

Аналогичного мнения придерживаются арбитражные суды (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 25.09.2009 N А32-48446/2004-12/930-2008-56/32-58/385, ФАС Западно-Сибирского округа от 14.01.2009 N Ф04-73/2009(19266-А81-15), ФАС Московского округа от 30.07.2008 N КА-А40/6979-08).

Примечание

Дополнительно о практике арбитражных судов по вопросу налогообложения надбавок за вахтовый метод работы вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

12.5.1.4. Компенсация расходов

В СВЯЗИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЛИЧНОГО ИМУЩЕСТВА

(ТРАНСПОРТА (АВТОМОБИЛЯ), МОБИЛЬНОГО ТЕЛЕФОНА И ДР.)

В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

Нередко работники с согласия или ведома работодателя используют в служебных целях личное имущество, например собственный автотранспорт или телефон. В таком случае работодатель должен выплатить компенсацию за использование имущества, а также возместить работнику произведенные расходы (ст. 188 ТК РФ).

Размер такой компенсации вы должны установить в своем локальном акте и (или) в трудовых (коллективных) договорах с работниками.

По общему правилу на указанные выплаты НДФЛ не начисляется (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако, как указывает финансовое ведомство, для этого в организации должны быть расчеты сумм компенсаций, а также документы, подтверждающие (Письма Минфина России от 27.02.2013 N 03-04-06/5600, от 21.12.2012 N 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47):

- принадлежность имущества сотруднику;

- использование имущества в служебных целях;

- суммы понесенных физическим лицом расходов.

Отметим, что ранее чиновники утверждали, что в случае использования личного автомобиля в служебных целях не облагается НДФЛ сумма компенсации, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. А с компенсации, превышающей такие нормы, необходимо удержать НДФЛ в установленном порядке (Письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87 (п. 1), от 26.03.2007 N 03-04-06-01/84, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115).

Между тем такой подход не был вполне обоснован. Ведь предельные нормы расходов, предусмотренные названным Постановлением Правительства РФ, установлены в целях исчисления налога на прибыль. Именно поэтому они не могут быть использованы для целей исчисления НДФЛ. Следовательно, выплачиваемая работникам компенсация за использование личного автомобиля никакими нормами не ограничена. Такой вывод сделал Президиум ВАС РФ в Постановлении от 30.01.2007 N 10627/06.

Мнения ВАС РФ придерживаются и нижестоящие суды (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 19.03.2008 N Ф04-2044/2008(2440-А46-34), ФАС Уральского округа от 18.03.2008 N Ф09-511/08-С2, ФАС Поволжского округа от 19.08.2008 N А06-6865/07).

До принятия указанного Постановления Президиума ВАС РФ некоторые судьи поддерживали налоговиков (Постановления ФАС Поволжского округа от 24.11.2006 N А65-5032/06-СА2-34, ФАС Дальневосточного округа от 20.04.2005 N Ф03-А73/05-2/461).

Примечание

Подробнее о практике арбитражных судов по данному вопросу вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Одним из видов затрат работника, связанных с использованием автомобиля в служебных целях и возмещаемых работодателем, является оплата парковки при поездках в целях исполнения трудовых обязанностей (ст. 188 ТК РФ). Как разъясняет Минфин России, сумма возмещения таких расходов НДФЛ не облагается (Письмо от 01.12.2011 N 03-04-06/6-328).

Что касается использования в служебных целях личного мобильного телефона, то соответствующая денежная компенсация также не облагается НДФЛ в пределах размеров, установленных организацией (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ). С этим согласны и контролирующие органы (Письмо Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138).

При этом в целях освобождения компенсации от налогообложения необходимо соблюдать следующие условия:

- размер компенсации, предусмотренной для сотрудника, должен быть экономически обоснован. Для этого работодателю следует учитывать стоимость телефона (подтвержденную документально) и время телефонных переговоров сотрудника по служебным вопросам и в личных целях (Письма Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 28.08.2007 N 28-17/1269);

- в наличии должны быть документы (их заверенные копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (Письмо Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138);

- телефонные переговоры работника должны носить служебный характер. Документально подтвердить это могут счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов (Письма УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 28.08.2007 N 28-17/1269).

Возмещение работникам произведенных ими расходов по оплате услуг связи с использованием сотовых (мобильных) телефонов в производственных целях также не облагается НДФЛ. Это следует из п. 3 ст. 217 НК РФ. Минфин России в Письме от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178 (п. 2) подтверждает это. Контролирующие органы отмечают, что оплата служебных переговоров работнику производится в интересах не физического лица, а самой организации. Следовательно, налогооблагаемого дохода у работника в таком случае не возникает (см. также Постановления ФАС Московского округа от 28.01.2010 N КА-А40/15468-09, ФАС Северо-Кавказского округа от 18.06.2009 N А53-14011/2008-С5-14, ФАС Северо-Западного округа от 23.06.2008 N А42-5160/2007, ФАС Уральского округа от 12.02.2008 N Ф09-234/08-С2).

Работодатель самостоятельно определяет экономически обоснованный размер (лимит) возмещения, связанного с оплатой услуг связи. Заметим, что судьи ФАС Северо-Западного округа полагают, что если внутренними документами организации предусмотрено использование телефона только в служебных целях, то компенсировать расходы на оплату сотовой связи можно в полном размере (Постановление от 21.11.2006 N А05-2791/2006-9).

Указанное возмещение не облагается НДФЛ при условии, что:

- организация проводит анализ переговоров работника в рамках выделенного лимита на предмет их соответствия служебным целям. Для этого следует использовать детализированный отчет сотового оператора (Письмо Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178 (п. 2));

- подтверждены факт наличия расходов по оплате услуг связи и служебный характер телефонных переговоров работника (Постановления ФАС Уральского округа от 22.04.2009 N Ф09-2210/09-С2, ФАС Северо-Западного округа от 06.03.2007 N А56-10568/2005).

При этом ФАС Центрального округа в Постановлении от 24.06.2011 N А35-8471/2009 обратил внимание на то, что ни в Налоговый кодекс РФ, ни трудовое законодательство не содержат перечня документов, которыми подтверждается производственный характер разговоров. Соответственно, работодатель вправе самостоятельно утвердить (приказом или иным локальным нормативным актом) необходимые для такого обоснования документы.