21.1.2. Расходы на проезд и проживание

ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Один из самых распространенных поводов для спора между организациями и налоговыми органами - это вопрос о порядке учета затрат на оплату проезда и проживания в гостиницах лиц, приглашенных для участия в представительских мероприятиях.

Здесь сложности связаны с тем, что обычно подобного рода затраты признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Однако в случае переговоров их инициатором является, как правило, принимающая сторона. Поэтому логично предположить, что именно она должна нести бремя этих расходов.

Примечание

Подробнее о порядке учета в целях налогообложения командировочных расходов читайте в гл. 24 "Расходы на командировки".

По мнению контролирующих органов, если переговоры длятся несколько дней, то расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц не являются представительскими (Письма Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235, УФНС России по г. Москве от 06.12.2007 N 21-11/116748, от 12.04.2007 N 20-12/034115). А расходы на завтраки, обеды, ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств (Письмо Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157).

Налоговые органы разъясняют также, что расходы на оплату авиационных и железнодорожных билетов по пути следования из иностранного государства до границы РФ и непосредственно по территории РФ, а также стоимость визы не относятся к представительским расходам российской организации (Письма УФНС России по г. Москве от 06.12.2007 N 21-11/116748, от 11.11.2004 N 26-12/73173).

Однако арбитражные суды в этом вопросе не столь категоричны. Так, некоторые суды допускают учет затрат на проживание и проезд представителей организаций, участвующих в переговорах, в составе представительских расходов. Аргументы судов следующие: обеспечение жильем лиц, прибывших из других населенных пунктов, в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относится к "обслуживанию представителей" (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 N Ф04-9370/2006(30552-А81-27), ФАС Московского округа от 23.12.2004 N КА-А40/12097-04, ФАС Северо-Западного округа от 17.05.2004 N А56-21571/03).

Другие же суды указывают, что такие затраты можно учесть на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Постановление ФАС Московского округа от 23.05.2011 N КА-А40/4584-11). Как следствие, в этом случае налогоплательщик не должен нормировать расходы.

Примечание

Подробнее о практике арбитражных судов по данному вопросу вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.

Как видим, в случае возникновения спора с налоговой инспекцией, связанного с включением в состав представительских расходов стоимости билетов и проживания в гостинице партнеров по переговорам, налогоплательщик имеет шансы доказать правомерность своих действий в суде.

С нашей точки зрения, в таком случае организации целесообразно иметь в наличии документы, из которых бы усматривалась договоренность участников переговоров о распределении затрат. В частности, принимающая сторона может написать контрагенту гарантийное письмо о том, что берет бремя соответствующих расходов на себя. Такое письмо будет свидетельствовать о том, что возможность учета данных расходов одновременно каждой из сторон (отправляющей стороной - в качестве командировочных, а принимающей стороной - в качестве представительских) сведена к минимуму.