1281

относящаяся к определенному аспекту их деятель­ ности;

•носителям данных (информации) — немашинная (уст­ ная, телефонная, документальная) и машинная (на маг­ нитных лентах, дисках, датчиках данных, в Интернете и др.);

•форме представления — документированная (на мате­ риальном носителе) и недокументированная.

5.2.Методика накопления, обработки

ииспользования аналитической информации

Экономический анализ обычно начинается с определения целей и, соответственно, требований к информации и приме­ няемым информационным технологиям. При этом непосред­ ственно анализу предшествует сбор информации, организация ее накопления и хранения, чем обеспечивается возможность многократного и длительного ее использования.

Сложность информационных потоков, несовершенство ка­ налов получения, методов и техники сбора, хранения и обра­ ботки информации нередко приводят к ее существенному запаздыванию, а следовательно, и к потере качества. Основа своевременного получения информации — интеграция сбора и обработки, что обеспечивает взаимодействие хозяйственной деятельности и экономического анализа (управления), приво­ дит к постепенному слиянию автоматизированных систем уп­ равления с информационной системой предприятия.

Автоматизированная система сбора, обработки и хране­ ния, представляющая собой разветвленную сеть регистриру­ ющих устройств, линий связи и ЭВМ, сокращает время между возникновением информации и ее использованием в аналитической работе. Технические средства обеспечивают своевременное доведение информации о хозяйственных про­ цессах, происходящих на предприятии, до руководителей и других работников менеджмента. Применение современных ЭВМ дает возможность выполнения быстрого поиска и сок-

.ращение трудоемких расчетов, а также отображения резуль­ татов в наиболее воспринимаемом человеком виде.

ЭВМ последних поколений обладают гибкостью, универ­ сальностью, надежностью, адаптивностью, доступностью по ценам, безотказностью в эксплуатации, способностью к мно­ гоцелевому назначению, многократному переоборудованию и т.п., что значительно расширило сферу их применения. При использовании современных ЭВМ объем информации сокращается на 30 % и более, так как появляется возможность унифицировать документы, сократить число форм отчетнос­ ти, рационализировать хранение, интегрировать обработку и использование данных.

Внедрение ЭВМ и других современных технических средств в анализ хозяйственной деятельности и в управление экономикой позволило объединить первичную регистрацию хозяйственных операций с оперативным выявлением отклоне­ ний фактических данных от планово-нормативных по всем основным показателям в различных разрезах. На ЭВМ реша­ ются аналитические задачи с огромным объемом вычислений, выполнение которых ранее было практически невозможно. Например, получение информации о поступлении сырья, ма­ териалов, товаров и их движении в развернутом ассортимен­ те; расчет потребности в отдельных видах товарно-матери­ альных ценностей и др. Однако возможности машины не беспредельны. В связи с этим необходимо уменьшать объем избыточной информации, своевременно удалять устаревшие данные, рационализировать ввод в ЭВМ исходной информа­ ции. В частности, можно хранить не всю исходную информа­ цию, а только отклонения фактических данных от базисных (планово-нормативных, фактических данных за прошлый период и др.), хотя для современных ЭВМ этот способ уже не является актуальным.

С применением в анализе хозяйственной деятельности и управлении экономикой современных ЭВМ появились усло­ вия создания единой централизованной информационной сис­ темы, получившей название банка данных (БД). Банк данных представляет собой совокупность взаимосвязанных информа­ ционных массивов (файлов), поддерживающихся в рабочем состоянии, и программного обеспечения, позволяющего ре­ шать задачи поиска и обработки хранящихся данных.

Банк данных состоит из комплекса технических средств для хранения, обработки и ввода-вывода данных; одной или нескольких баз данных, то есть совокупности сведений, храни­

мых в запоминающих устройствах; комплекса программных средств, который принято называть системой управления БД. Эта совокупность программно-технических средств обес­ печивает автоматическое ведение баз данных (прием на хране­ ние и преобразование информации), а также поиск сведений по запросам потребителей, обработку и оформление в удоб­ ном виде ее результатов. Кроме того, выделяют языковые средства общения пользователя с БД, предназначенные для выполнения операций с данными; комплекс организацион­ ных мер, обеспечивающих функционирование банка данных в составе АСУ.

Основой построения информационного обеспечения анализа хозяйственной деятельности в условиях использования сов­ ременных информационных технологий должна служить его модель, описывающая процесс прохождения аналитической информации, ее обработку и порядок документального офор­ мления. Разработка информационного обеспечения экономичес­ кого анализа должна ориентироваться на оптимальный пере­ чень аналитических задач. Наиболее эффективно информаци­ онное обеспечение, основанное на концепции банка данных, что обеспечивает интеграцию информации, возможность ее многок­ ратного и комплексного использования без дополнительных преобразований и дублирования.

Организация информационных массивов в банке данных определяется их взаимосвязью, отображающей информаци­ онную модель объекта, и потребностями эффективного дос­ тупа к массивам при различных запросах на выдачу и обработку необходимой информации. Ведение банка данных на современных ЭВМ обеспечивает автоматизированное ре­ шение задач в различных режимах, в том числе и в диалого­ вом. Достаточно общий характер функций банка данных позволяет создавать универсальные системы интеграции и обработки данных для различных предприятий. Такие систе­ мы содержат совокупность относительно самостоятельных функциональных блоков (модулей), обеспечивающих успеш­ ное решение информационных задач.

При проектировании информационного обеспечения пре­ жде всего определяются состав и организация нормативной базы, размещение нормативной документации в основных ин­ формационных массивах, количество записей и ориентиро­ вочно — их объем. Затем устанавливается объем необходимой

для решения комплекса аналитических и других управлен­ ческих задач информации, а также формы результатной ин­ формации. При проектировании размещения информации в ЭВМ должны быть учтены требования различных подсистем АСУ. Состав и содержание информационной базы, технология и организация основных работ во многом типичны.

Неоднократное использование информации, находящей­ ся в базе данных, предъявляет повышенные требования к ее достоверности и сохранности, что необходимо учитывать при выборе соответствующего программного обеспечения.

Хранение экономической информации на ЭВМ тесно связано с операциями ее кодирования и поиска и во многом зависит от формы носителей информации и ее кодовых обозначений. В свою очередь, способы хранения оказывают влияние на ор­ ганизацию поиска информации, для чего могут разрабаты­ ваться специальные информационно-поисковые системы, хотя в настоящее время чаще используются стандартные пакеты программы.

Хранение данных строится по информационным масси­ вам, а внутри их — по значениям показателей или реквизи­ тов — признаков. Причем исходные данные хранятся с уче­ том особенностей выполнения над ними последующих опера­ ций обработки, а по результатной информации — с учетом ее использования. Необходимая информация выбирается из ин­ формационных массивов операциями поиска при помощи имеющихся средств формирования поисковых запросов (ин­ формационно-поисковых языков).

Ведущее место в процедурах преобразования экономичес­ кой информации занимает ее систематизация и обработка. При использовании ЭВМ обработка информации стала орга­ ничной частью единого информационного технологического процесса. При ручной и, в значительной степени, механизи­ рованной обработке эта операция в технологическом отношении обособляется от процедур анализа хозяйственной деятель­ ности и других управленческих действий.

Современные ЭВМ не только изменили связи этого про­ цесса с другими, создав возможности технологического един­ ства информационных процессов, но и оказали влияние на содержание понятия «обработка данных». Если при ручном (и механизированном) выполнении аналитических работ под обработкой понимались преимущественно арифметические

действия, то современные ЭВМ позволяют применять для об­ работки сложнейшие логические и статистические операции.

В условиях использования компьютерных технологий осо­ бое внимание должно быть обращено на удобство восприятия потребителями результатной аналитической информации пу­ тем применения средств графического и мультимедийного отображения. Для эффективного восприятия и быстрой ответ­ ной реакции необходимы равномерность потока информации, расчленение ее на порции, оптимально воспринимаемые чело­ веком. Эти обстоятельства являются основанием для примене­ ния теории информации при организации потоков, форм представления и использования данных в анализе хозяй­ ственной деятельности и менеджменте. В условиях постоян­ ного наращивания объемов информации, подлежащих вос­ приятию, человек (аналитик, менеджер), как правило, выде­ ляет, а затем воспринимает лишь то, что отличается от эталона: плана, норматива, нормы, лимита и т.п. Все это должно быть учтено при формировании информационного обеспечения анализа хозяйственной деятельности и пред­ усматриваться модулями отображения результатов практи­ чески во всех современных программных средствах.

Многолетний опыт функционирования автоматизирован­ ных систем управления различного назначения показал, что на их качество и возможности повышения эффективности использования информации, удовлетворяющей потребите­ лей всех уровней, решающее воздействие оказывает не толь­ ко «безбумажное» хранение данных, но и методы и средства их хранения. Наиболее эффективными признаны концепции интегрированного хранения и многоаспектного коллектив­ ного использования информации. Эффективный способ их ре­ ализации — программные средства, обеспечивающие функции ввода, актуализации, хранения и использования данных на основе программно-совместных компонентов.

При разработке инфррмационного обеспечения для раз­ ных уровней управления экономикой на базе комплексного функционирования современных программных и техничес­ ких средств необходимо предусматривать получение инфор­ мации как по заранее установленным срокам, так и по про­ извольным запросам. Для агрегирования аналитических по­ казателей по уровням управления следует разработать такую систему классификации и кодирования показателей, кото­ рая способствовала бы, без дополнительной перекодировки

информации получению на ЭВМ требуемых данных. Другими словами, должно создаваться единое информационное про­ странство для различных уровней управления экономикой.

Большая часть экономической информации, полученной в результате ее обработки, выдается руководителям, специа­ листам, менеджерам в конкретные сроки, предусмотренные календарным графиком сбора и обработки данных. При фор­ мировании регламентной экономической информации уста­ новление сроков ее подготовки не представляет особой слож­ ности, так как они обычно обусловлены условиями производ­ ства и хозяйственной деятельности. Трудность представляет проектирование сбора и обработки нерегламентной информа­ ции для принятия управленческих решений в произвольные моменты времени. Для получения такой информации система должна формировать данные, характеризующие результаты работ, ход выполнения планов, динамику экономического и социального развития, с задаваемым периодом.

Такая система требует иного подхода к проектированию технологического процесса сбора и обработки данных, пред­ усматривающего различные режимы получения необходимой информации. Наиболее перспективен диалоговый режим, обес­ печивающий непосредственное взаимодействие пользовате­ лей с ЭВМ. Для принятия оперативных управленческих решений менеджеры, на основе определенных диалоговых процедур, выбирают необходимую информацию, отражаю­ щую обеспеченность и использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов, ход производственных и других хо­ зяйственных процессов.

В обработанном, взаимосвязанном и скоординированном виде информация передается отделам и службам экономи­ ческого управления, ответственным за анализ хозяйствен­ ной деятельности и принятие решений. Для управления экономикой им необходима особая информация прогнозного характера, позволяющая не только фиксировать положение дел на предприятии, но и анализировать тенденции развития того или иного процесса, явления и принимать на основе это­ го оптимальные и своевременные решения. Такой тип управле­ ния предполагает наличие большого опыта, то есть не только данных об управляемом объекте и его окружении, но и проана­ лизированной информации, обогащенной прогнозами. Инфор­ мация о прошлом поведении системы и окружающей ее среды входит в состав баз знаний и применяется для выработки уп­

равленческих решений на основе предвидимого решения с по­ мощью средств экономического моделирования, экспертных и прогнозных программных систем.

5.3. Проверка достоверности аналитической информации

Информационные потребности экономического анализа, как и всей системы управления хозяйственной деятельнос­ тью предприятий, постоянно возрастают, что ведет к повы­ шению значимости информации в развитии экономической, технологической, технической и социальной деятельности. В настоящее время руководителей и специалистов буквально захлестывает поток разнообразной информации. Менеджеру приходится тратить на поиск необходимых сведений 30% и более рабочего времени. Чем выше уровень руководителя, тем больше потребность в управленческой информации и ос­ трее ощущается ее дефицит. В этих условиях повышаются требования к качеству, эффективности сбора, хранения и ис­ пользования информации.

Как известно, эффективность анализа хозяйственной дея­ тельности во многом определяется качеством информацион­ ного обеспечения. От того, насколько адекватно соответствует потребности руководителей, специалистов и менеджеров цир­ кулирующая в системе управления экономическая информа­ ция, насколько она качественна, в значительной мере зависят производительность и продуктивность их деятельности, а сле­ довательно, эффективность управления экономическим и со­ циальным развитием предприятий.

Информация, с точки зрения материалистической филосо­ фии, представляет собой отражение реального мира. В основе такого определения лежит теория отражения, согласно кото­ рой вся материя обладает свойством, по существу родствен­ ным с ощущением — свойством отражения. Соответствие содержания информации образу отображаемого объекта мо­ жет выражаться в трех формах:

• синтаксической адекватности, связанной с воспроизве­ дением формально структурных характеристик отражения абстрагированно от смысловых и потребительских парамет­ ров информации;

•семантической, учитывающей смысловое содержание информации;

•прагматической, отражающей соответствие информации цели управления. Прагматический аспект связан с ценнос­ тью, полезностью информации для выработки оптимальных управленческих решений. С этой точки зрения изучаются

потребительские свойства информации.

Важнейшим показателем качества информационного обес­ печения является достоверность — свойство информации отражать реально существующие хозяйственные процессы и явления с заданной точностью. Понятие «достоверность» при­ менительно к информации эквивалентно понятшб «надеж­ ность» применительно к материальным системам. Отсюда понятна ее роль в проблеме повышения эффективности управ­ ления экономикой.

Проблема достоверности информации, особенно первич­ ной, чрезвычайно актуальна при обработке информации на ЭВМ, так как получение достоверных выводов на основе недостоверной информации невозможно. В связи с этим зат­ раты на обеспечение качества составляют 30—40% от общих затрат на обработку информации. Знание ценности информа­ ции приводит к необходимости рационального размещения датчиков и измерительных приборов, сокращению общего объема информационного потока, разумного планирования очередности передачи сообщений, назначения приоритетов в соответствии с ценностью информации и т.п.

Используя количественные оценки устаревания информа­ ции, необходимо своевременно удалять устаревшие данные, назначать сроки принятия решения на основе достоверных, а не устаревших сведений; устанавливать из тех же соображе­ ний предельно допустимое время передачи информации. Оп­ ределить ценность информации тем сложнее, чем выше ско­ рость ее устаревания. Отсутствие учета эффектов устаревания информации ведет к снижению эффективности управления. Любая задержка сигналов от объектов управления приводит к необратимым информационным потерям. При достаточно больших задержках информация практически теряет смысл.

Поток достоверной информации затухает в процессе уста­ ревания. В первую очередь устаревают высокоинформатив­ ные, точные данные. Это обстоятельство заставляет искать

пути оптимизации передачи и своевременного использова­ ния информации. Данная проблема решается двумя путями: прогнозированием старения информации и уменьшением ее задержки. Для этого необходимо вести мониторинг формиро­ вания информации и удаления устаревших данных.

Усложнение форм, средств и методов машинной обработки экономической информации приводит к ее уязвимости. Этому способствуют постоянное увеличение объема данных, расши­ рение числа потребителей, усложнение режимов эксплуата­ ции вычислительных систем и т.п. С появлением ЭВМ, работающих в режиме разделения времени, возросло число лиц, имеющих доступ к вычислительным средствам и системам обработки данных. Это не только потребители и обслужива­ ющий персонал, но и административный, вспомогательный персонал. В таких условиях особенно важное значение имеет обеспечение сохранности информации в процессе ее сбора, хранения, преобразования и потребления. Значимость про­ блемы возрастает в связи с концентрацией больших масси­ вов информации, созданием баз данных.

Таким образом, в современных многомашинных системах, обслуживаемых профессиональными операторами, где работа ЭВМ организуется сложными управляющими программами; где информационные массивы, размещенные на магнитных дисках большой емкости, одновременно используются многи­ ми программами и потребителями; когда у пользователей имеется возможность общения с ЭВМ через удаленные терми­ налы и с использованием компьютерных сетей, появились проблемы защиты информации и программ от случайного или умышленного хищения и искажения. Особые меры защиты информации необходимы, когда ресурсы ЭВМ используются несколькими абонентами через терминалы в многопрограм­ мном режиме и в режиме с разделением времени, а также со все большим применением локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет.

Основными путями утечки информации считаются хище­ ния ее носителей и документов, получаемых в результате ра­ боты информационных систем; копирования информации; несанкционированное подключение к аппаратуре и к лини­ ям связи; перехват электромагнитных излучений при обра­ ботке данных.

Нарушения в системах автоматизированной обработки информации могут быть случайными или преднамеренными. Случайные возникают вследствие сбоя ЭВМ, ошибок програм­ мирования и неправильных действий пользователя; предна­ меренные — с целью получения доступа к информационным массивам и программам для их незаконного использования, изменения или уничтожения.

Для обеспечения сохранности и качества информации дол­ жна быть разработана система мероприятий, предупреждаю­ щая ее искажение, уничтожение или несанкционированное использование. Исходя из результатов исследований возмож­ ных путей утечки информации необходимо разработать специ­ альные методы и средства ее защиты, включающие контроль над доступом к информации, управление ее преобразованием и надежность хранения. Меры защиты информации должны стать составной частью информационной системы экономи­ ческого анализа.

При анализе хозяйственной деятельности, предполагаю­ щем максимальное использование экономической информа­ ции, должны быть выявлены и оценены ее достоинства и недостатки. Качество аналитической информации, особенно планово-нормативной, устанавливается как при подготовке к экономическому анализу, так и в ходе его проведения.

По планово-нормативным данным, в частности, проверя­ ют их оптимальность, соответствие плановых показателей утвержденным планам экономического и социального разви­ тия, бизнес-планам и прогнозам. Поскольку в процессе ана­ литической работы вскрываются недостатки в планировании (заниженные или недостаточно напряженные планы, ошиб­ ки, неточности, отсутствие согласованности между плановы­ ми показателями и т.д.), анализ выполняет не только свои традиционные функции, но и контрольные по отношению к планированию и прогнозированию. Таким образом, эконо­ мический анализ способствует совершенствованию планиро­ вания, обеспечивает корректирование и уточнение планов в ходе их выполнения.

Проверяя качество отчетных материалов, устанавливают:

•соответствие отчетности утвержденным (действующим) ее формам;

•полноту представления отчетности;