1281
.pdfДля получения большей степени объективности нужно привлечь несколько экспертов-менеджеров, чтобы они дали оценки показателям, определяющим чистое колебание де нежных средств предприятия. При этом нечеткое число, представляющее обобщенное мнение экспертов, будет яв ляться средним нечетким числом для высказываний каждо го эксперта-менеджера, что в конечном счете увеличивает степень правдоподобия финансового анализа.
Глава 5.
Информационное обеспечение анализа хозяйственной деятельности
5.1. Система информации, используемой в анализе хозяйственной деятельности
Экономический анализ занимает промежуточное место между сбором информации и принятием управленческих ре шений. Поэтому его комплексность, глубина и-эффектив ность во многом зависят от объема и качества используемой информации. Экономический анализ не только выступает как потребитель информации, но и создает ее для собствен-, ных потребностей и принятия управленческих решений,
Под информацией1 обычно понимают упорядоченные све дения о процессах и явлениях внешнего мира, совокупность каких-либо знаний, данных.
Носители информации подразделяются на немашинные и машинные. Первые могут быть устные и документальные. Вторые включают материальные носители информации (маг нитные ленты, магнитные и оптические диски, датчики ин формации). Определенная часть управленческой информации сообщается устно, особенно в низовых звеньях оперативного управления. Вся бухгалтерская информация оформляется со ответствующими документами и, следовательно, является до кументальной. Применение современных информационных Тех нологий в процессах управления предприятиями и другцми субъектами хозяйствования расширяет возможности исполь зования и повышает значимость машинных носителей инфор мации.
Информация, объективно отражающая процессы и явления реального мира, законы его существования, факты экономи_ ческого, социального и научно-технического характера, результаты анализа хозяйственной деятельности, имеет высокую общественную значимость. Ее правомерно рассматривать как экономический ресурс общества. Современное человече^кое
1 Информация (от лат. informatio) — разъяснение, осведомление, и^ло_ жение).
общество живет в период небывалого роста информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Наибольший рост объемов информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской сфере и составляет примерно 15% в год, что признается необходимым условием научно-технического прогресса и экономического развития общества. Рыночные отношения предъявляют повы шенные требования к своевременности, достоверности и полноте информации, без которой немыслима эффективная деятель ность предприятий.
На получение, обработку и хранение информации расходу ются труд и материальные ресурсы. В связи с этим любая общественно полезная информация характеризуется стоимос тью. Сохранность и рациональное использование информации — одна из важнейших задач предприятий и хозяйственных орга низаций, которые ею владеют. Таким образом, к известным видам материальных, трудовых и финансовых ресурсов приба вился новый, ранее не учитываемый вид — информационный ресурс. Только на основе своевременного накопления и перера ботки информационного ресурса возможно рациональное уп равление любой сферой человеческой деятельности, оптимальное принятие управленческих решений. Особенно это актуально для развития экономики.
Любое управление, в том числе деятельностью предприя тий и хозяйственных организаций, предполагает принятие решений, основанное на достоверной информации.
Информация приобретает ценность только при ее востре бовании, при взаимодействии потребителей и источников информации. Связь между ними следует из определения: ин формация — это новые сведения, принятые, понятые и оценен ные как полезные конечными ее потребителями. Информация уменьшает неопределенность, энтропию, снимает неясность, которая неизбежно возникает при недостатке данных. Она может быть выражена набором букв, цифр, других условных знаков (символов) и осмысливается в результате чувственного восприятия и представлений человека.
Для качественного управления необходимо оптимальное количество достоверной информации, так как ее недостаток не позволяет получить полного представления об изучаемом предмете. При недостатке информации трудно как следует ра зобраться в ситуации, оценить ее и принять правильное реше
ние. С другой стороны, избыточность информации препятствует ее быстрой обработке, анализу и обобщению, в результате чего можно прийти к необоснованным выводам. С целью уменьше ния объема информацию стремятся сжать путем кодов, шиф ров, специальных методов, что одновременно тювышает ее полезную емкость, эффективность. Особенно успешно решается данная проблема при использовании современных информа ционных технологий, устраняющих поток ненужной, избыточ ной информации.
Различают два понятия: «данные», получаемые в результате фиксации тем или иным способом изменений в хозяйственных процессах и явлениях, и «информация», накапливаемая путем соответствующей обработки данных. Понятие «данные» не редко заменяют понятием «исходная информация», а «инфор мация» — понятием «результативная информация», так как сбор данных обычно влечет за собой и принятие управленческих решений. В тех случаях, когда нет необходимости подчерки вать различие между информацией и данными, они употреб ляются как синонимы.
Информацию нельзя считать доступной для использова ния до тех пор, пока она не зафиксирована. Информация обычно регистрируется на носителях документальной формы и на машинных носителях, а применяемая в оперативном экономическом анализе может быть выражена и в устной форме.
Экономическая информация представляет собой совокуп ность сведений о деятельности предприятий, их структурных подразделений и ассоциаций, отражаемую в экономических показателях. Она сопровождает процессы производства, рас пределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Значительная ее часть связана с производством продукции, ра бот, услуг и может быть названа производственной информа цией. Производство на современном предприятии отличается глубиной и сложностью связей, высокой степенью разделения труда, динамизмом технологических, экономических, соци альных и других процессов. Деятельность предприятий состо ит из значительного количества событий и явлений, каждое из которых представляет собой источник информации.
Экономическая информация может быть разделена на
плановую, нормативную, учетную и отчетную. В связи с ускоренным развитием общественного производства, внед
рением достижений научно-технического прогресса, услож нением хозяйственных связей ее объем непрерывно растет. По оценкам ученых, объем информации, необходимой для управ ления экономическими и социальными процессами, каждые 6-8 лет удваивается. В связи с этим важное значение имеют ее минимизация и рациональное использование. Причем для принятия управленческого решения руководителям, специа листам, менеджерам необходима специфическая, хорошо структурированная информация об объекте управления.
Формирование и использование экономической информа ции основано на системном подходе, что позволяет конструи ровать систему в соответствии с поставленными целями, раскрывая многообразие связей и информационных потоков объекта. Под системой в данном случае понимаются набор элементов и их информационных связей, обеспечивающих оптимальное управление экономикой предприятий.
Система управленческой информации отличается сложнос тью. Причем наблюдается тенденция усложнения взаимосвя зей в информационных потоках. Происходит систематический рост объемов информации, ее избыточности при одновременной качественной недостаточности для принятия оптимальных уп равленческих решений. К тому же экономическая информа ция весьма неоднородна. Все это усложняет ее использование в управлении хозяйственной деятельностью предприятий.
Экономическая информация, характеризуя количествен ную и качественную стороны производственных, торговых и других процессов, занимает промежуточное место между хо зяйственной деятельностью (управляемой системой), где она зарождается, и менеджментом (управляющей системой), где она фиксируется, перерабатывается и анализируется для принятия управленческих решений.
Деятельность предприятий ведется по заранее составлен ным планам. В связи с этим одним из основных видов инфор мации является планово-нормативная. В процессе анализа хозяйственной деятельности используются плановые показа тели, разрабатываемые на предприятиях, а также доводи мые вышестоящей организацией. С переходом к рыночным отношениям и расширением самостоятельности предприя тий увеличивается объем показателей, планируемых непос редственно субъектами хозяйствования.
В экономическом анализе широко используются нормы расхода сырья, материалов, топлива, горючего, электроэнер гии, расценки, тарифные ставки, нормы выработки, аморти зационных отчислений, данные технических паспортов и проектно-сметных документов. К планово-нормативной ин формации с определенной условностью можно отнести сведе ния о достижениях науки и техники в области основной деятельности предприятия, справочно-нормативные матери алы, правовые акты, документы финансовых и банковских учреждений, приказы и решения предприятия и вышестоя щей организации.
Планово-нормативная информация имеет высокую сте пень агрегации, что определяет ее относительно-небольшой объем.
Второй вид экономической информации — учетно-от четная. Она является базой планирования и управления и обеспечивает действенный контроль за выполнением планов, прогнозов, эффективностью использования материальных, трудовых, финансовых и природных ресурсов. На ее долю приходится более 70% управленческой информации. Значи тельно возрастает значимость учетно-отчетной информации при рыночных отношениях, для которых характерны повы шение эффективности хозяйствования, высокие темпы науч но-технического прогресса, интенсивная маркетинговая и другая сбытовая деятельность и т.п.
В условиях формирования и развития рыночной экономи ки анализ хозяйственной деятельности не только опирается на планово-нормативную и учетно-отчетную информацию, но и активно использует научно-техническую, несистемную ин формацию, отражающую разные аспекты рыночных отноше ний субъектов предпринимательской деятельности (динами ку спроса и предложения, цен, стратегии фондового рынка и т.п.). Широко используются в аналитической работе машин ные источники информации: оперативная память ПЭВМ, гибкие диски, машинограммы. При анализе также могут использоваться внеучетные источники информации: мате риалы внешнего и внутреннего аудита, внутриведомствен ных и вневедомственных ревизий, проверок деятельности предприятий налоговой службой, кредитными и другими учреждениями, региональных отделов статистики, СМИ, Интернет и т.п.
Качество используемой при анализе хозяйственной дея тельности информации оценивается по четырем основным признакам:
•полнота (при минимальном ее объеме);
•достоверность;
•своевременность формирования;
•возможность использования.
Одновременно должны быть обеспечены комплексность информации; ее формирование по единым признакам (с уче том агрегации и дисагрегации); возможность группировки, перегруппировки и компьютерной обработки; доступность для восприятия и актуальность.
Ценность экономической информации может рассматри ваться в трех аспектах: потребительном — ее полезности для управления, экономическом — ее стоимости и в эстети ческом — ее восприятии человеком. Ценность информации обычно определяется экономическим эффектом функциони рования объекта управления, вызванным ее потребительной стоимостью. Основным требованием к информации является ее полезность при принятии решений. Для обеспечения.этого требования информация должна быть понятной, уместной,
достоверной, а также отвечать идее гармонизации и стан дартизации.
Основой достоверности информации является ее правди вость, преобладание экономического содержания над юриди ческой формой, нейтральность, осмотрительность, полнота и сопоставимость (сравнимость). Правдивость информации оз начает, что все факты хозяйственной деятельности предприя тия должны быть объективно отражены при их документаль ном оформлении. Преобладание экономического содержания информации над юридической формой предполагает отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности ис ходя не столько из правовой формы, сколько из их сущности и условий хозяйствования. Нейтральность информации пред полагает отсутствие в ней пристрастных оценок. Информация не должна представляться выборочно с целью влияния на реше ния пользователей. Осмотрительность информации заключа ется в большей степени отражения потенциальных убытков, а не потенциальных прибылей, и в оценке активов по наи
меньшей, а обязательств — по наибольшей стоимости. Инфор мация должна быть полной, то есть охватывать все факты хозяйственной деятельности предприятия. Сопоставимость информации обеспечивает заинтересованным пользователям возможность сравнивать ее за разные периоды деятельности одного субъекта хозяйствования, а также по разным субъек там с целью объективной оценки экономического и социально го развития, определения реального финансового состояния и тенденций его изменения.
В процессе экономического анализа в первую очередь изу чается информация, содержащаяся в периодической и годо вой отчетности, так как в ней данные о выполнении планов, динамике развития основных показателей хозяйственной и другой деятельности, составе, размещении и использовании активов, источниках их формирования и т.п. представлены в обобщенных показателях. Отчетная информация нередко включает неагрегированные данные, что позволяет глубже исследовать деятельность предприятий. Наиболее подробная информация о хозяйственных процессах содержится в годо вых отчетах, к которым прилагается пояснительная записка. В ней отражается информация о выполнении планов, биз нес-планов, прогнозов, динамике экономического и социально го развития, соблюдении нормативов и норм расходования ма териальных, трудовых и финансовых ресурсов и многие другие данные, которых нет в действующих формах отчетности.
Для углубления результатов анализа хозяйственной дея тельности, выявления причин отклонений от плана и в динамике по изучаемым показателям используются данные регистров бухгалтерского учета (машинограмм, журналов-ордеров, де бетовых и накопительных ведомостей и др.), бухгалтерского аналитического учета, статистического и оперативно-техни ческого учета, первичных и сводных документов. Эти источни ки информации содержат обширный аналитический материал. Так, по данным регистров бухгалтерского учета и приложен ных к ним документов можно изучить причины перерасходов, уплаты штрафов и других недостатков в работе; установить виновных; проверить законность, целесообразность и эффек тивность совершенных хозяйственных операций. Необходи мо отметить, что данные бухгалтерского, статистического и оперативно-технического учета чаще всего изучаются выбо рочным путем.
Учет не только обслуживает другие функции управле ния экономикой, но и одновременно совмещает функции контроля и экономического анализа. Контроль и экономи ческий анализ могут и должны начинаться на стадии учета. Для этого необходима такая система учетных регистров, в которой отражались бы все хозяйственные операции с требуемой степенью аналитичности. К учету, как к любо му другому источнику анализа хозяйственной деятельнос ти, предъявляются требования экономичности. Другими словами, затраты на его ведение должны соответствовать ценности поставляемой им информации для управления де ятельностью предприятия.
Сегодня учет не всегда отвечает предъявляемым к нему требованиям. Например, имеет место многократное дублиро вание учетной информации. В то же время многие показате ли не находят отражения в первичных документах, учете и отчетности. В ряде случаев отсутствует стандартизация, уни фикация и рационализация составления и содержания доку ментов (особенно подготавливаемых неучетными отделами и службами предприятий и хозяйственных организаций).
Плановая и учетная информация не всегда может удов летворять потребности анализа хозяйственной деятельности, что вызывает необходимость привлечения внеучетных ис точников информации. К ним относятся данные ревизий, аудита, проверок и обследований, проведенных вышестоя щими и контролирующими органами; деловая переписка; протоколы балансовых комиссий, экономических советов, производственных совещаний и собраний; материалы пере писи оборудования, других основных средств и товарно-ма териальных ценностей; хозяйственно-правовые материалы (договоры, заявки и заказы на поставку сырья, материалов, топлива, горючего, товаров, решения суда); проектно-кон структорская, техническая и технологическая документация; информация по передовому опыту изучаемого и родственных (отечественных и зарубежных) предприятий, бюро рациона лизации и изобретений, данные лабораторного и оператив но-статистического контроля, печати и т.п.
При определенных обстоятельствах для получения ин формации необходимы специальные обследования. Так, путем выборочных и сплошных наблюдений, фотографирования и хронометража работы оборудования, машин, труда отдель
ных работников, личных контактов с исполнителями, специ алистами и руководителями можно определить недостатки в хозяйственной деятельности предприятия и разработать меры по их устранению.
Комплексное использование перечисленных источников информации и правильное их сочетание в процессе экономи ческого анализа позволяют всесторонне и глубоко изучить все стороны основной (операционной) и другой хозяйствен ной деятельности и полнее выявить резервы экономического и социального развития.
Структура экономической информации обусловлена ее содержанием и назначением в управлении операционной и иной деятельностью предприятия. В зависимости^ от постав ленных целей и задач воздействия на управляемый объект экономическая информация может классифицироваться по определенным признакам:
•изменяемости — постоянная (условно-постоянная) и переменная. К постоянной относится информация, ко торая не изменяется в течение определенного периода времени (месяца, квартала, года);
•насыщенности — недостаточная, достаточная и избыточная;
•полезности — полезная и бесполезная;
•способу изображения — текстовая, графическая (гра фики, диаграммы, схемы, чертежи) и мультимедиа'
•функциональному назначению — плановая, норматив ная, учетная и отчетная;
•отношению к процессу обработки данных — обрабаты ваемая и необрабатываемая;
•степени обработки — первичная, промежуточная (под вергавшаяся соответствующей обработке) и результат ная;
•отношению к управляемому объекту — внутренняя (об разуемая на самом предприятии) и внешняя (поступаю щая из-за его пределов), входящая (поступающая на управляемый объект) и исходящая (поступающая от управляемого объекта);
•объему необходимых сведений для управления эко номикой предприятий — комплексная и тематическая,