Документирование управленческой деятельности. Часть 1. Управленчески

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Пермский национальный исследовательский политехнический университет»

И.М. Будянская

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Часть 1 Управленческий документ. Оформление и составление

Утверждено Редакционно-издательским советом университета

в качестве учебного наглядного пособия

Издательство Пермского национального исследовательского

политехнического университета

2012

1

УДК 651.4.011(075.8) Б90

Рецензенты:

ст. преподаватель кафедры «Менеджмент и маркетинг» Н.И. Демидова (Пермский национальный исследовательский политехнический университет); преподаватель кафедры менеджмента И.Н. Калявина

(Пермский филиал Государственного университета – Высшей школы экономики)

Будянская, И.М.

Б90 Документирование управленческой деятельности. Ч. 1: Управленческий документ. Оформление и составление: учеб. нагляд. пособие / авт.-сост. И.М. Будянская. – Пермь: Изд-во Перм. нац. исслед. политехн. ун-та, 2012. – 118 с.

ISBN 978-5-398-00863

Представлены основные понятия и операции документирования управленческой деятельности предприятия, а также требования к составлению и оформлению документов. Приведены примеры и образцы оформления документов и их составляющих – реквизитов.

Предназначено для студентов, обучающихся по направлению 060000 специальности «Экономика и управление».

УДК 651.4.011(075.8)

2

ОГЛАВЛЕНИЕ

3

9.2.Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению,

4

1.ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1.Нормативно-правовая база делопроизводства

Документационное обеспечение управления (ДОУ), или делопроизводство (ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Документационное обеспечение управления (ДОУ), или делопроизводство, представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на норма- тивно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утв. Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. №552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562) осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания:

•государственных и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам ДОУ;

•отраслевых унифицированных систем документации;

•типовых номенклатур дел;

•типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

5

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях обеспечивается применением:

•Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

•унифицированных систем документации (УСД);

•общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации (КТЭСИ).

ГСДОУ устанавливает и закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами в учреждениях в целях:

•упорядочения документооборота;

•сокращения количества и повышения качества документов;

•создания условий применения современных технических средств обработки документированной информации;

•повышения эффективности работы аппарата управления.

Состав управленческих документов организации определяется:

•компетенцией;

•функциями;

•порядком решения вопросов;

•объемом и характером взаимосвязи с другими организациями. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов

должны соответствовать:

•требованиям ГСДОУ;

•УСД;

•ГОСТам на документацию;

•положениям об организации (уставам) и другим нормативным документам,

втом числе содержащим правила документирования.

В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методическая база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждений.

Нормативно-правовая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

–законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

–указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления

ираспоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

6

–правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

–правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ

иих территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства.

1.2.Федеральное законодательство в сфере работы

сдокументированной информацией

Федеральные законы Российской Федерации являются актами высшей правовой значимости, и закрепленные в них нормы обязательны к применению в той области деятельности, на которую эти законы распространяются.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.

В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия:

1)информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

2)информационные технологии – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

3)информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

4)информационно-телекоммуникационная сеть – технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

5)обладатель информации – лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;

6)доступ к информации – возможность получения информации и ее использо-

вания;

7)конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

8)предоставление информации – действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;

9)распространение информации – действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;

10)электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

7

11)документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

12)оператор информационной системы – гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах.

Для придания правового статуса электронным документам важны следующие нормы закона. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», действие которого распространено на отношения, возникающие при совершении гражданско – правовых сделок.

Гражданский кодекс РФ устанавливает обязательность документирования, а также требования к форме и составу документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений. Кодекс содержит положение о возможности использования электронно-цифровой подписи при совершении сделок.

Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов.

Кодекс РФ об административных правонарушениях относит к таковым несоблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ в каждой организации обязательно должны создаваться такие локальные правовые акты, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных.

Некоторые законодательные акты, устанавливающие порядок создания и деятельности организаций различных организационно-правовых форм, содержат положения о правилах составления и оформления ряда их основных документов. (Феде-

ральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ « О государственных

и муниципальных унитарных предприятиях» и т.д.).

Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Рос-

сийской Федерации» устанавливает, что русский язык как государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному исполнению.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ « Об архивном деле в Россий-

ской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности. Закон дает определение основным терминам в области архивного дела (в частности, архивный документ, архив, архивный фонд, экспертиза ценности документов, владелец и пользователь архивных документов).Этим законом к частной собственности отнесены архивные документы негосударственных организаций, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими документы. Закон определяет обязанности в отно-

8

шении архивных документов и устанавливает ответственность владельцев архивных документов (государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане) за их несоблюдение.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ « О коммерческой тайне» регла-

ментирует отнесение информации к коммерческой тайне, порядок передачи такой информации, охраны ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей этой информации и других участников, в том числе государства, на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции. Он определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. Закон распространяется на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована, но не действует в отношении сведений, составляющих государственную тайну.

Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» регу-

лирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой органами государственной власти и иными государственными органами, органами местного самоуправления и иными муниципальными органами, юридическими и физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.

1.3.Нормативно-методические документы по делопроизводству

иорганизации архивного хранения документов

Общее методическое руководство в области архивного дела в России осуществляет Федеральное архивное агентство (Россархив), которое находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ. Ведущая научная организация в этой области – Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Втечение многих лет одним из основных нормативных документов для делопроизводства служб всех государственных органов власти и управления, ведомств,

организаций и предприятий была «Государственная система документационного

обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ). Этот документ устано-

вил единое требование к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. В связи с изменением нормативноправовой базы ДОУ и совершенствованием технологий работы с документами некоторые нормы ГСДОУ в настоящее время уже устарели.

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения» (последняя редакция 2000 г.)

Ксожалению, его содержание в достаточной мере устарело.

Всоответствии с законодательством об архивном деле сроки хранения документов устанавливают федеральные законы и иные нормативные правовые акты федерального уровня, а также перечни, которые разрабатывают федеральные органы исполнительной власти для собственных служб и подведомственных им организаций.

9

1.4.Классификация в делопроизводстве

Вцелях классификации информации была создана Единая система классифи-

кации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ), работа над которой продолжается и в настоящее время. Задача системы состоит в разделении технико-экономической и социальной информации на группы объектов, а затем присвоении этим группам и объектам определенных кодов. Объекты классификации кодирования в ЕСКК ТЭСИ – технико-экономические объекты, используемые в различных областях деятельности народного хозяйства страны, и их свойства.

Было выделено 8 групп информации, шестая из которых – информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения.

Классификатор ЕСКК ТЭСИ – систематизированный свод (список) наименований и кодов классифицированных группировок и (или) объектов классификации.

Общероссийские классификаторы ТЭСИ относят к нормативным документам, они по своему статусу соответствуют государственным стандартам РФ.

Наиболее часто для кодирования информации, содержащейся в управленческой документации, в настоящее время используют:

•Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), объекты классификации которого – предприятия и организации – авторы документов;

•Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который определяет код формы документов.

1.5.Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Цели унификации документов:

•сокращение количества применяемых документов;

•типизация их форм;

•повышение качества;

•снижение трудоемкости их составления и обработки;

•достижение информационной совместимости различных систем документации;

•более эффективное использование вычислительной техники. Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной

унификации.

Объекты унификации и стандартизации в управленческой деятельности:

•термины и определения, используемые при работе с управленческой инфор-

мацией;

•организационные структуры организаций, учреждений, предприятий;

•классификаторы управленческих функций;

•управленческая документация.

Унифицированная форма документа (УФД): совокупность реквизитов, уста-

новленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

10