Документирование управленческой деятельности. Часть 1. Управленчески

2) Составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно, это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого. Например: «Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха». Правильный вариант: «Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха».

• Неправильное использование предлогов. В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии; решение о кадрах и т.п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о. Напри-

мер: «Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность)».

7.12. Употребление предлогов и предложных сочетаний

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Обратите внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, в основном стоящими в родительном и дательном падежах.

7.13.Типичные лексические ошибки

Вделовых бумагах наиболее часты следующие лексические ошибки:

•Неправильное использование слов-терминов. Например: «Частично дос-

тавленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению». Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.

•Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. На-

пример: «Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен)». Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.

91

•Употребление архаизмов. К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные,

следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т.п.

•Плеоназм и тавтология. Например: «150 рублей денежных средств...» или «Следует учитывать следующие факторы...» и т.п.

•Неразличение паронимов. Например: «Командировочный прибыл в указанное время». Командировочный образовано от слова командировка и обозначает пред-

меты и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение,

получить командировочные). Командированный – человек, направленный в командировку (командированный специалист).

•Ошибки в употреблении синонимов. Например: «Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.2011». В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование.

7.14. Ошибки при использовании фразеологизмов

Употребление фразеологизмов в деловой речи подчиняется исторически сложившимся правилам, закрепленным традицией и обязательным для всех. В тех случаях, когда нормы нарушаются, возникает ошибка. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформлении, а также в стилистическом плане.

•Искажение состава фразеологизмов в результате лексических подмен. На-

пример: «Предложения финансового отдела оказались ниже любой критики (всякой критики)».

•Изменение грамматической формы слов, входящих в оборот. Например:

«Главный инженер явно покривил в душе (покривил душой)».

•Совмещение двух различных фразеологизмов. Например: «3ачем сыр-бор городить (огород городить или сыр-бор разгорелся)».

•Вставка лишнего компонента. Например: «Отдать должную дань (отдать

дань)».

•Стилистическая несовместимость фразеологизма с деловым стилем речи. Если в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается образность, эмоциональность и оценочность фразеологических оборотов, то в офици- ально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности (оставлять желать лучшего, находиться на уровне, называть вещи своими именами и т. п.). Не соответствует деловой речи такая, например, фраза: «Меньший налог – вот стимул приватизации, и не надо никого через колено ломать».

7.15. Нормы сочетаемости слов

Необходимо помнить, что в языке существуют нормы сочетаемости. Типичные сочетания слов в документе:

Приказ издается Контроль возлагается на кого-либо (осуществляется кем-либо)

92

Должностной оклад устанавливается Выговор объявляется Порицание выносится

Архив создают, обрабатывают, сдают (документ) в...

Вакансию имеют, замещают Совещание готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят,

устраивают.

7.16. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении

Например: «Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию». В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно – расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: «Для определения фонда оплаты рас-

ценки за продукцию уточняются в конце года».

7.17. Краткий словарь-справочник для составления текстов служебных документов

При подготовке документа часто приходится сталкиваться с выбором надлежащей падежной формы и нужного предлога. Помещенный ниже краткий словарьсправочник поможет преодолеть эти трудности:

А

альтернатива чему амнистия кому (реже для кого) аналогичный чему, с чем

аналогия с чем, между чем

аннотация на что, чего апеллировать к кому, к чему аргументировать что, чем

ассигновать что на что (реже для чего)

аудиенция кому

Б

баллотировать кого, что баллотироваться куда

бойкот кого, чего

бойкотировать кого, что

В

ввиду – вследствие

Предлоги синонимичны, выражают причинные отношения, но чаще первый указывает на причину предстоящего события, а второй – на причину совершившегося

вкладывать (вложить) куда (во что) и где возразить против чего, на что вопреки чему (не чего)

93

восстановить что, в чем, против кого, против чего вотировать что, за кого, против кого, против чего выборы куда, где

Г

голосовать кого, что, за кого, за что

Д

датировать что, чем

дело (судебное разбирательство, судебный процесс) о чем, по чему

денонсировать что

дискутировать (дискуссировать) что, о чем

дислоцировать кого, что

доверие к кому, к чему, кому, чему

доверял что, в чем

договор о чем, на что

доказательство чего, чему доказать что документировать что, чем

долг кому, перед кем

Ж

жаловать кого чем, кому что, к кому

З

заведующий чем (не чего) заверить что, в чем

закон чего, о чем

запросить (сделать запрос, обратиться с запросом) что, чего, о чем

заслуживать чего (не что) заслужить что (не чего) заявить что, о чем

звать (именовать, называть) сочетается с именительным и творительным падежами

И

идентичный чему

избрать кем, в кого

инкриминировать кому, что инспирировать кого, что интервью кому, с кем интервьюировать кого

К

командование чего, чем командовать над кем/чем

94

командующий чем (не чего)

комментарий (комментарии) кого, чего к чему

компенсация чего, за что

контроль 1) за чем, над чем – при отглагольных существительных; 2) за чем – при существительных, обозначающих действие или признак; 3) над чем, над кем – при существительных отвлеченных или при одушевленных существительных; 4) чего – в официальной профессионально-технической речи курировать кого, что (не кем, чем)

Л

лет чему (не чего)

локаутировать (объявлять локаут) кого

М

меры (совокупность действий для осуществления чего-либо) чего, по чему

монополия чего, на что мораторий на что

Н

невыгодный для кого, для чего, кому, чему

необходимость чего, в ком, в чем

необходимый кому, для кого, для чего, на что

несогласие (отсутствие согласия, разногласие) в чем, с кем, с чем

несоответствие чего, чему, с чем, между чем

неспособный к чему, на что

О

обеспечивать кого чем, кому что

обосновать (обосновывать) что, чем

оплата чего, за что

оплатить что (не за что)

отказ в чем, от чего

отношение: в отношении кого, чего (устаревшее к кому, к чему)

по отношению к кому, к чему (устаревшее кого, чего) отчет о чем, в чем

отчитаться в чем (реже о чем)

П

патентовать что

попросить что, чего, о чем поручить (в разн. знач.) кому, кого, что

предоставить (дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чемлибо, делать что-либо, действовать каким-либо образом) что, кому

представить (сделать представление о награде, повышении но службе и т.д.)

к чему

95

преобразовать что, во что преодолеть что

претендовать (в разн. знач.) на что (устаревшее на кого)

претензия к кому, на что, за что присудить кого к чему, кому что

Р

равноправны друг с другом (не друг другу)

равносильный для кого, чему решение кого, о чем

руководить кем, чем (устаревшее кого, что)

руководство чем, чего

С

сверить что с чем

свидетельство (факты, обстоятельства, подтверждающие, удостоверяющие чтолибо) 1) чего – при выражении зависимого слова именем существительным; 2) чему – при выражении зависимого слова указательным местоимением

свидетельствовать (подтверждать, доказывать что-либо) что, о чем

свойственный кому (не для кого)

совещание о чем, по чему

согласно 1) чему (устаревшее чего) – на основании чего-либо; 2) с чем

в соответствии с чем-либо

согласный, согласен (выражающий согласие) с чем, на что сообразно 1) чему – согласно чему-либо, на основании чего-либо; 2) с чем –

в соответствии с чем-либо сообщение 1) чего – донесение сведений, уведомлений; 2) о чем – то, что сооб-

щается сообщить 1) что – донести сведения в полном объеме; 2) о чем – донести час-

тичные сведения, уведомить в общем виде

соответственно чему (реже с чем)

соответствие чему, между чем, с чем

соответствовать чему (устаревшее с чем)

список кого, чего (устаревшее кому, чему)

способствовать кому, чему (устаревшее к чему) тенденция чего, к чему

требовать (в разн. знач.) 1) чего (реже что); 2) что – при конкретизации объекта

У

указание 1) на что – совет, замечание, предписание; 2) о чем – сведения, сообщение о чем-либо

указать 1) что – показать, провести, перечислить, установить, назвать для сведения; 2) на что – обратить внимание, движением, жестом показать на кого-либо, что-либо

96

управляющий чем (не чего)

уровнять кого, что, с кем, с чем

7.18. Рекомендации по записи цифровой информации

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тысяч. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.

Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи воспроизводится словом, а не цифрой. Например: дефект-

ных изделий должно быть не более трех.

Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы или пе-

риоды. Например: испытания должны продолжаться три-пять дней. Если одно-

значное число сопровождается обозначением меры (или отношения), оно пишется цифрой. Например: требуется 2 кг гвоздей; кран грузоподъемностью 10 тонн.

Многозначные числа (сложные и составные числительные) принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложе-

ние. Например: Двадцать пять изделий было забраковано (но: Было забраковано 25 изделий).

Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы. Места пробелов зависят от системы исчисления: при десятичной системе отделяется каждый четвертый знак, например: 100 000 тонн, 253 720 руб.

Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если она ведется арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в текст с ука-

занием падежных окончаний. Например: радиоприемники 1-го класса обязательно должны иметь радиовещательный прием; шероховатость поверхности – по 6-му классу точности.

При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз. Например: изделия 1, 2 и 3-го сорта.

Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами.

С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающие в себя некоторые формы числительных. Например: 100-

процентный, 20-килограммовый, 5-километровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей измерения: 20-кг; 5-км.

7.19.Элементы административного речевого этикета

Всоставлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.

97

•В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.

•Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, по-

этому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

• Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т. п.

Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.

7.20. Редактирование делового текста

Редактирование делового текста и служебных документов обычно состоит из трех этапов:

1.Первичное ознакомление с текстом документа. Работа по редактированию документа начинается с его прочтения в целом. При первом чтении не рекомендуется вносить в текст какие-либо поправки, но можно делать карандашные пометки на полях, или, что лучше, все попутные замечания следует фиксировать на отдельном листе бумаги.

2.Проверка фактического материала. На данном этапе целесообразно обратиться к проверке фактического материала, включенного в документ. Следует продумать, достаточен ли фактический материал редактируемого документа, достоверны ли представленные сведения.

3.Языковая правка. Устраняются орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. Все исправления, вносимые в текст, делаются синими или черными чернилами (нельзя писать красными). Все написанное – слова, цифры, корректурные знаки – должно быть отчетливым и аккуратным. Выправленный текст следует перепечатать и вычитать. Полностью подготовленный текст подписывается. При редактировании используются корректурные знаки.

98

8.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

8.1.Схема организации работы с документами

Уничтожение документов

8.2. Регистрация документов

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Цель регистрации документов – ввод в картотеки первичных сведений о документах для обеспечения их учета, систематизации, информационно-справочной работы, контроля исполнения и других видов использования. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целых. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания; например, отдельно регистрируются приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Распорядительные документы

99

и переписка за подписью руководителя организации, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются службой ДОУ или сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности организации, могут регистрироваться в структурных подразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ (сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства в организации) или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

Документы регистрируются в РКФ – на традиционных бумажных или электронных карточках, журналах. После первичной регистрации документы передаются на рассмотрение руководству организации. На рассмотренные документы руководство организации накладывает резолюции.

После рассмотрения документы передаются в службу ДОУ (или сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства) для завершения регистрации. Завершение регистрации документов состоит во внесении в регистрационно-контрольную карточку сведений о порядке исполнения документов (резолюции): фамилии ответственного исполнителя и других исполнителей, краткого описания поручений и действий по исполнению, срока исполнения.

Направление документов на исполнение производится в день их регистрации, срочных документов – немедленно.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей организации может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

•наименование организации (автора или корреспондента);

•наименование вида документа;

•дата и регистрационный номер документа;

•дата или индекс поступление;

•заголовок к тексту (краткое содержание документа);

•резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

•срок исполнения документа;

•отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа

изадач использования информации может дополняться другими реквизитами:

•гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

•внутренняя переадресация документов по исполнителям;

•по тематическому классификатору;

•ключевые слова;

•количество листов документа;

100