Документирование управленческой деятельности. Часть 1. Управленчески

Открытое акционерное общество

«Пеликан»

ПРОТОКОЛ

26.04.2011 № 54

г. Пермь Общего собрания трудового коллектива

Председатель: А.М.Покровский Секретарь: З.А.Зверева

Присутствовали: 37 человек (список прилагается)

Приглашенные: председатель ассоциации предпринимателей Е.О.Ефимов

Повестка дня:

1. О переходе на новую систему оплаты труда Докладчик – главный бухгалтер А.Б.Матвеева

2.

1. СЛУШАЛИ:

А.Б.Матвееву – доклад прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Начальник отдела кадров И.И.Нарова одобрила переход на новую систему оплаты труда, отметила ее положительные стороны для совершенствования процессов подбора кадров.

Ведущий экономист планового отдела И.И.Ливанов высказал ряд пожеланий по ее совершенствованию в дальнейшем.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.Принять к сведению информацию об изменении системы оплаты труда.

1.2.Перейти на новую систему оплаты труда с 01.05.2011.

Образец протокола

71

Выписка из протокола

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря собрания выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) содержит следующие

реквизиты:

–наименование предприятия;

–название вида документа (выписка из протокола);

–дата заседания;

–номер протокола;

–место составления;

–присутствующие и приглашенные;

–председатель и секретарь;

–заголовок к тексту;

–текст (повестка дня, слушали, постановили);

–подписи (без личных подписей, только слова «Председатель», «Секретарь»);

–расшифровка фамилий с инициалами.

Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) должна содержать отметку о заверении копии и отметку об исполнении. Выписка из протокола совещаний (заседаний, собраний) помогает на практике в выработке и контроле за осуществлением производственного процесса, контроле за исполнением административноуправленческих решений, формирует деловую документацию предприятия.

73

6.3. Докладная записка

Докладная записка – это информационно-справочный документ. Докладная записка адресуется руководителям компании или вышестоящей инстанции. Докладная записка составляется по инициативе работника либо по требованию руководства. Цель составления докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач. Согласно классификатору управленческой документации докладная записка имеет код 0286041 по ОКУД.

Делопроизводство по внутренней переписке определяется инструкцией по работе с документами в данной организации. Как правило, работа с внутренними докладными и объяснительными записками предполагает передачу документов руководителю для рассмотрения. Его резолюция будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий. В крупных организациях принята регистрация докладных записок по месту их создания (в структурных подразделениях). Докладная записка создается в двух экземплярах, один из которых передается руководителю, после рассмотрения подшивается секретарем в дело согласно номенклатуре дел. Второй остается в деле, которое хранится в структурном подразделении. Объяснительные записки, как правило, составляются в одном экземпляре и остаются в делах, содержащих документы-основания к приказам. В организациях, где ведутся личные дела, объяснительная записка может подшиваться в личное дело. Дела с докладными записками формируются, как правило, по хронологии. Срок хранения докладных записок такой же, как и переписки, составляет 3–5 лет.

Делопроизводство по внешним докладным запискам в тех организациях, которым они адресованы, ведется в порядке, аналогичном работе с входящими письмами.

6.4. Служебная записка

Служебная записка является разновидностью докладной записки. По сути это один и тот же документ. Однако служебная записка не имеет официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав вида управленческих документов, этот документ не предусмотрен. Но в практике работы современных управленческих структур она широко применяется.

По содержанию докладные записки делятся на инициативные, информационные и отчетные. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-либо факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационные докладные записки содержат информацию о ходе выполнения работ и предоставляются руководству регулярно. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнения указаний и т.д.

Докладные записки бывают внутренними и внешними. Внутренняя докладная записка адресована руководителю данной организации, внешняя же записка направляется за пределы организации, адресатом может быть, например, вышестоящая организация.

75

Реквизиты внутренней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:

–наименование структурного подразделения – автора документа;

–наименование вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

–дата, номер (не обязательно);

–адресат;

–заголовок;

–текст;

–приложение (если есть);

–подпись;

–отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

При инвентаризации товарных фондов магазина № 000 09.04.11 обнаружена недостача различных товаров на сумму 1321 руб.

Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 000

с 01.01.11 по 09.04.11

Образец внутренней докладной записки

76

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

29.04.2011

Опереводе на должность

Всвязи с реорганизацией структуры управления происходит перераспределение должностных обязанностей сотрудников.

Прошу перевести старшего экономиста С.Т.Николаева из управления автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.

Образец внутренней докладной записки

77

Реквизиты внешней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:

–наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) – автора документа;

–наименование вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

–дата, номер;

–место издания; адресат;

–заголовок;

–текст;

–приложение (если есть);

–подпись;

–отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

НОВОСИБИРСКОЕ ОБЛАСТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ОКТЯБРЬСКИЙ ОТДЕЛ НАРОДНОГООБРЗОВАНИЯ

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определении количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2010 года, мною 13 мая 2010 года был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода. Все жилые корпуса находятся в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе №1 необходимо вставить стекла, корпус №2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Образец внешней докладной записки

78

6.5. Объяснительные записки

Объяснительные записки – документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей в связи с отношениями, возникающими в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы подготавливают при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины и др.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее запросил. Датой объяснительной записки будет день ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. В отличие от докладных записок объяснительные записки не содержат выводов и предложений. Требования краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

23.12.201

Оразработке графика отпусков

Всоответствии с приказом генерального директора по графику отпусков от 14.10.2011

№123 управление должно было представить в отдел кадров проект графика отпусков сотрудников управления на 2011 г. График был подготовлен и согласован в указанный срок к 02.12.2011, но не представлен в отдел кадров из-за болезни секретаря управления.

Образец объяснительной записки

6.6. Справка

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных факторов и событий.

Справки бывают двух видов:

–с информацией о факторах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта;

–о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п.

79

Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.

Их основная цель – подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:

–место работы;

–должность, профессия, специальность;

–стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности);

–размер заработной платы;

–размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Справки с места работы могут быть затребованы заинтересованными органами государственной власти (например, суд, орган внутренних дел), органами местного самоуправления (например, орган опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковская организация) для подтверждения разнообразных фактов.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы

исправки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя, а также другие, содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом справка должна быть заверена надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Объем сведений, содержащихся в справке с места работы, зависит от адресата ее представления. Поэтому работодателю или кадровым работникам организации при выдаче справок следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.

Как правило, справка с места работы оформляется на бланке-шаблоне (трафаретном бланке для справок) либо на общем бланке формата А4 или А5. В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланке организации, в этом случае объем информации об организации будет максимально индивидуализирован.

Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться полностью,

всоответствии с учредительными документами: наименование организации, место нахождения (адрес) организации и структурного подразделения, в котором работает работник, номера телефонов и факса и т.д.

В справке о размере заработной платы указываются банковские реквизиты, ИНН работодателя. В отдельных случаях рекомендуется указывать номер свидетельства о государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя. В справках, содержащих финансовую информацию, кроме подписи работодателя или руководителя организации, обязательным реквизитом является проставление подписи главного бухгалтера и печати.

80