Документирование управленческой деятельности. Часть 1. Управленчески

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ»

УКАЗАНИЕ

13.05.2011 № 21

О введении в эксплуатацию автоматизированной системы документационного обеспечения управления

На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2011 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)»

ПРЕДЛАГАЮ:

1.Руководителю службы документационного обеспечения фирмы О.Л.Сергеевой обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2011.

2.Руководителям испециалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы.

3.Руководителям отдела информации И.Н.Фокину провести обучение пользователей не позднее 10.06.2011.

Генеральный директор В.С.Семенов

Руководитель службы ДОУ (виза на обороте)

В.Н.Кораблева

12.05.2011

Л.Д.Смирнова 233 45 80

Образец указания

61

6. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не всегда являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

6.1. Акт

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события, событие, действие.

Акт – это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами.

Официальный документ, имеющий юридическую силу. В зависимости от того, кем и на каком уровне управления выпускается (принимается) акт, и от его содержания принято различать государственные, ведомственные, нормативные, региональные и другие акты.

Протокол, фиксирующий определенный факт. Например, акт ревизии, акт о недостаче товара, акт о передаче материальных ценностей.

Действия учреждений, организаций, должностных лиц, граждан, на основании которых обычно судят о соблюдении и нарушении правовых норм.

Виды актов

•сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

•обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

•испытаний (образцов, систем, технологий);

•выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

•передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

•нарушения установленных правил;

•ревизии;

•инвентаризации;

•расследования аварий, несчастных случаев;

•ликвидации организации;

•конкретизирующие (регламентирующие);

•разрешающие (разрешительные);

•акты о признании;

•регистрационные;

62

•учреждающие (учредительные);

•запрещающие (запретительные).

•технические (выполненных работ, отказа, осмотра, устранения отказа и т.д.).

Обязательные реквизиты акта

•составляется на общем бланке;

•наименование организации;

•наименование вида документа;

•дата и регистрационный номер;

•место составления или издания;

•заголовок к тексту;

•подписи;

•гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены

всписок документов, подлежащих утверждению).

Акты, требующие утверждение

•акт проверок;

•ревизий;

•обследований;

•приема законченных строительных объектов, оборудование;

•списание;

•экспертизы;

•передачи дел и т.д.

Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные. Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

63

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации тор- гово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулироваться с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2011 по 18.09.2011 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами (чаще всего 3 экземпляра). После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

64

Основание: приказ начальника конторы от 07.04.2011 № 51 «О ревизии кассы Московской оптово-торговой конторы» Составлен комиссией:

Председатель: заместитель главного бухгалтера И.К.Лавров Члены комиссии: 1. Старший бухгалтер Л.И.Воробьева

2. Бухгалтер Н.П.Умнов Присутствовали: главный бухгалтер СИ.Алексеева, кассир Н.И.Ковалев

В период с 01.04.2010 по 09.04.2010 комиссия провела ревизию кассы Московской оптово-торговой конторы по состоянию на 01.04.2011.

Комиссия установила:

1.Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 01.04.2011 согласно данным бухгалтерского учета составляет 3521000 руб.

2.Фактически остаток наличных денег составляет 3521000 руб.

3.Недостачи наличных денег по вине кассира не обнаружено.

Образец акта

66

6.2. Протокол

Протокол – документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протоколы могут быть трех видов:

–краткие (записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения);

–полные (содержат кроме повестки дня и принятых решений краткую запись выступлений);

–стенографические (весь ход заседания записывается дословно).

Решение о том, какой вид протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания.

Реквизиты протокола:

–название вида документа (ПРОТОКОЛ);

–дата заседания;

–индекс (номер);

67

–место заседания;

–гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

–заголовок к тексту;

–вводная часть текста (состав присутствующих, повестка дня);

–текст;

–личная подпись председателя;

–личная подпись секретаря.

Требования к оформлению протокола:

1. Протокол оформляется на общих бланках или бланках отдельного вида доку-

мента формата А4.

2.Датой протокола является дата заседания.

3.Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

4.Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

5.Вводная часть.

Имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих). Фамилии присутствующих и приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек». Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Каждый пункт повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

После двоеточия с красной строки пишут фамилии и инициалы выступающих. Через тире – краткое изложение текста выступления.

Протокол, составленный в ходе заседания, редактируют, при наличии стенограммы расшифровывают и печатают. Протокол подписывается председателем и секретарем или стенографисткой (если заседание стенографируется).

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

68

Московский департамент муниципального жилья

ПРОТОКОЛ

05.09.2011 № 11

Москва Заседания глав администрации муниципальных округов

Председатель – Е.Н.Шевчук Секретарь – Н.А.Славкина

Присутствовали: главы управ муниципальных округов, заместители префектов Центрального и Северо-Западного административных округов, директора ДЕЗов. Всего присутствовало 17 человек. Регистрационный список прилагается

Приглашенные: начальник управления юстиции г. Москвы М.И.Самойлов, заместитель председателя Госкомимущества России П.Г.Салямов

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.О приватизации квартир в совместную собственность. Доклад руководителя департамента муниципального жилья И.М.Чистова.

2.О праве на долю в наследовании приватизированного жилья. Доклад юрисконсульта департамента В.В.Серова.

1. СЛУШАЛИ:

М.М.Чистова (текст доклада прилагается). ВЫСТУПИЛИ:

О.И.Лямцева – краткая запись выступления. В.Г.Кривощеков – краткая запись выступления. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

1.1<…>.

1.2<…>.

2.СЛУШАЛИ: <…>.

ВЫСТУПИЛИ: <…>.

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): <…>.

Председатель Подпись Е.Н.Шевчук Секретарь Подпись Н.А.Славкина

Образец полного протокола

70