Документирование управленческой деятельности. Часть 1. Управленчески

•наличие приложений;

•должностное лицо, поставившее документ на контроль;

•промежуточные сроки исполнения;

•перенос сроков исполнения;

•срок хранения документа;

•статус документа (проект, версия);

•вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Целью работы по контролю за исполнением документов является обеспечение современного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения документов включает постановку на контроль, проверку своевременной передачи документа исполнителю, учет и обобщение результатов исполнения, информирование результатов руководства организации.

Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Напомним, что документы, которые исполняются несколькими подразделениями или исполнителями, передаются им поочередно или одновременно в копиях (изготовляются на копировальном аппарате). Подлинник передается ответственному исполнителю. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководства организации.

Предназначенные для передачи исполнителям документы помещаются в папки, закрепленные за определенными сотрудниками организации.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа или исполнения, не регистрируются.

Форма журнала регистрации внутренних документов

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством организации или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

101

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

Регистрационно-контрольные картотеки ведутся в течение одного делопроиз-

водственного года и хранятся до минования надобности.

8.3. Хранение документов

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного хранения, а также делами по личному составу. Основными источниками комплектования архива организации являются структурные подразделения организации, подведомственные организации, а также физические лица.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

Впериод подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных согласно номенклатуре дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи

ипод контролем архива организации.

Взависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полное оформление дел предусматривает следующие операции:

•подшивку или переплет дела;

•нумерацию листов дела;

102

•составление листа-заверителя;

•составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

•внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела – бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Внутренняя опись и лист-заверитель не нумеруется.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются

ирядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый листзаверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного хранения за период. Акты

овыделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел. Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.

Альтернативой традиционным архивам организации является так называемое

внеофисное хранение документов, при котором организация заключает договор с фирмой, специализирующейся на оказании услуг по хранению документов.

Внеофисное хранение документов позволяет экономить дорогостоящее место

вофисе, одновременно расширив его полезную площадь. Документы перевозятся

вспециально оборудованные хранилища с современными системами безопасности

103

и контроля доступа к документам. При этом для неактивных документов используется система типа «архивный короб», обеспечивающая максимальную конфиденциальность информации. Если у сотрудников организации возникнет необходимость обратиться к документам, хранящимся в опломбированном коробе, они могут запросить лишь короб целиком.

Для активных документов используется система «короб-файл», при которой дела внутри короба индексируются. В этом случае по запросу организации может быть доставлено отдельное дело, а не целый короб.

8.4. Электронный документооборот

Жизнь оказалась стремительнее наших представлений. Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и, что самое главное, интерес к ним непрерывно растет.

Основные понятия

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141–98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) – единый механизм по работе с доку-

ментами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – аналог собственноручной подписи,

являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.

Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения.

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

Единая (или согласованная распределенная) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем.

Развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов.

104

Достоверность и законность электронного документа

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа – всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?

Для этого создана электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭЦП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя. Ключ ЭЦП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭЦП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).

Что касается законодательной основы работы с электронными документами, Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» регламентирует работу с ЭЦП только в общих чертах. Поэтому тема создания законов, регламентирующих обмен юридически значимыми электронными документами между сторонними организациями, остается одной из самых актуальных.

При работе с электронными документами также следует иметь в виду, что есть некоторые виды документов (кадровые документы, счета-фактуры и др.), существование которых пока допускается только в бумажном виде.

Однако внутри организации могут действовать любые электронные документы, подписанные ЭЦП. Нужно только принять соответствующие положения и преодолеть психологический барьер у сотрудников, которые после перехода на ЭЦП перестанут видеть «живую» подпись руководителя на документе.

8.5. Работа с входящими документами

Получение

Получение секретарем входящих документов в почтовом отделении, непосредственно от посыльного и т.п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества (в некоторых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей). Почтовые отправления принимаются под подпись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на полученные документы. Доставка входящих документов осуществляется на транспорте организации. Доставленные документы проходят процедуру первичной обработки (распаковка, счет, сортировка).

На особо важные документы (сообщения), поступившие по телефону, факсу и пр., спрашивается подтверждение. До получения подтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается.

Регистрация

Регистрация (первичный учет) – это процесс фиксирования секретарем информации обо всех полученных сообщениях и документах.

105

Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение этих данных в регистрационный журнал.

Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер (ИНН), включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журнала.

Порядок рассмотрения

Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укладываются секретарем в отдельную папку. Документы особой важности, с пометкой «срочно» и т.п. докладываются руководителю в первую очередь. Вся поступающая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена руководителем не позднее дня, следующего за днем представления на доклад.

Вынесение резолюций

По результатам рассмотрения на подлежащих исполнению входящих документов руководителем делается соответствующее письменное указание (резолюция), на основании которого начинается работа по исполнению документа. Резолюции пишутся на свободных от текста полях документа (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается.

Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило, только одному должностному лицу.

Если интересы дела требуют привлечения в качестве соисполнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном порядке указывается, кто является ответственным за данное поручение. В случае, если резолюция не содержит сроков исполнения, входящий документ должен быть исполнен в течение месяца после его рассмотрения. При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не должны превышать двух дней.

Должностные лица, которым поручено исполнение входящего документа, обязаны сделать это, исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением руководителя). Однако во всех случаях эта работа начинается для соответствующих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержанием резолюции и получения адресованного им на исполнение документа. Исполнение документов может поручаться и секретарю руководителя.

8.6. Работа с исходящими и внутренними документами

Общий порядок работы должностных лиц организации

Тщательно организованная работа с документами ведет к устранению ошибок в процессе исполнения документов.

Исполненные документы могут быть либо внутренними, либо исходящими. Работа с внутренними документами осуществляется внутри организации. Это

означает, что исполненный документ поступает во временное пользование должностным лицам, в структурные подразделения и др. Исходящий документ за пределы предприятия.

В процессе работы по исполнению документа секретарю руководителя предстоит выполнить следующие операции:

106

–постановка задачи (адресование документа на исполнение);

–исполнение документа;

–тиражирование документа;

–регистрация документа;

–упаковка и отправка документа;

–помещение контрольного экземпляра в дело, последующую работу с ним;

–текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Передача секретарем документов на исполнение

В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя предприятия, который:

–принимает от руководителя рассмотренные им документы;

–на основании имеющихся резолюции и справочных данных о документах изучает круг лиц, которым адресованы документы для исполнения;

–связывается с указанными лицами по телефону или лично, извещая их о необходимости исполнения тех или иных документов;

–лично передает указанные документы ответственным исполнителям;

–осуществляет контроль за ходом исполнения документов.

Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь может предварительно размножить его и передать копии всем исполнителям.

Размножение копии документов осуществляется только с письменного разрешения руководителя кадровой службы организации.

Ответственный исполнитель полностью отвечает за организацию исполнения документа.

Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать необходимые документы и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

Если ответственный исполнитель не имеет достаточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса.

При невозможности своевременного исполнить тот или иной документ за дватри дня до истечения срока должностному лицу, установившему срок исполнения, представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока завершения работы с документом.

Техническое исполнение документа включает:

–подготовку проекта документа;

–набор и распечатку текста проекта документа;

–корректировку содержания документа по результатам согласования;

–оформление окончательного варианта документа.

8.7. Разработка проекта документа

Разработка проекта документа производится ответственным исполнителем лично или с привлечением соисполнителей.

Содержание проекта документа должно давать ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение которого разрабатывается проект.

107

После проверки содержания проекта, его корректуры и дооформления ответственный исполнитель передает исправленный первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до получения новых указаний второй экземпляр.

8.8. Порядок согласования

Проект документа в обязательном порядке должен согласоваться с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон.

При необходимости согласовать проект документа с несколькими сторонами целесообразно созвать совещание с представителями заинтересованных сторон, провести видеоконференцию либо произвести согласование по техническим средствам коммуникации.

При последовательном согласовании документ снабжается листом согласования, в соответствующих графах которого полномочные представители сторон оставляют свои визы и замечания по содержанию проекта документа.

Виза включает в себя дату ознакомления с документом и подпись лица, производящего согласование.

При отсутствии разногласий согласуемый документ визируется соответствующим должностным лицом в пределах своих полномочий.

В случае возникновения разногласий должностное лицо, осуществляющее согласование, обязано дать мотивированное объяснение по поводу своих претензий к содержанию проекта.

Свои замечания и предложения по проекту документа должностное лицо излагает в листе согласования или в служебной записке.

8.9.Корректировка содержания по результатам согласования

Впроцессе корректировки из содержания проекта устраняются разночтения

иисправления.

В«усеченный» текст могут вноситься и дополнения. Видоизмененный проект документа редактируется ответственным исполнителем.

По результатам контрольного чтения вновь выявленные ошибки устраняются. После повторной проверки их устранения окончательный вариант документа визируется ответственным исполнителем (подписывается с оборота) и передается для окончательного оформления.

8.10. Оформление документа

Для оформления документа техническому исполнителю (секретарю или опера- тору-машинистке) передается подписанный ответственным исполнителем окончательный вариант документа (компьютерные файлы, черновая машинопись, распечатка или рукопись).

Текст окончательного варианта документа может содержать оговоренные исправления.

Документ, не содержащий ошибок, передается ответственным исполнителем секретарю руководителя для завершающей проверки и представления на подпись (утверждение) руководителю предприятия.

108

8.11. Действия должностных лиц после получения подписанного (утвержденного) документа

Документ, подписанный или утвержденный руководителем, передается на тиражирование и регистрацию секретарю руководителя (ответственному сотруднику службы ДОУ организации).

Если необходимо изготовить более одного экземпляра документа, то ответственный исполнитель указывает нужное количество цифрой и прописью в верхнем левом углу первого листа первого экземпляра документа.

Все экземпляры документа регистрируются. В дальнейшем первый экземпляр и необходимое количество последующих экземпляров документа, за исключением последнего (контрольного, помещаемого в дело):

–выдаются в работу (должностным лицам организации);

–высылаются за пределы организации установленным порядком;

–поступают на временное хранение в службу ДОУ организации.

Принято считать документ исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему завершена. На таком документе ответственным исполнителем указывается, каким исходящим номером исполнен документ, и ставится дата исполнения, заверенная подписью ответственного исполнителя.

После оформления на документе соответствующей записи ответственный исполнитель обязан передать его в место постоянного хранения. Вместе с документом в дело подшивается контрольный экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией.

8.12. Подготовка исполненных документов к отправке

Подписанный (утвержденный) документ, подлежащий отправке в адрес другого предприятия, в обязательном порядке проходит процедуру оформления, регистрации по журналу документов и конвертования.

Под оформлением в данном случае понимается исполнение сопроводительного листа (письма) к документу. Подчеркнем, что исходящий документ принимается к отправке только при наличии как минимум двух экземпляров такового (последний остается в деле вместе с контрольным экземпляром документа).

В процессе регистрации документу присваивается исходящий номер – как правило, это порядковый номер записи в журнале учета исходящих документов.

На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется «расчет рассылки».

Соответствующим образом оформленные и зарегистрированные документы, а также сопроводительные письма к ним укладываются в конверты. На конвертах в соответствии с общепринятыми правилами оформляются адреса получателя и отправителя. После проверки правильности адресования конверты заклеиваются и опечатываются печатью предприятия «для пакетов».

Подготовленные к отправке конверты передаются в экспедиционный отдел службы ДОУ (для доставки в почтовое отделение или отправки получателю иным общепринятым способом).

109

После отправки исходящих документов секретарем (ответственным сотрудником службы ДОУ) на основании записей в журналах учета осуществляется списание отправленных экземпляров в журнале учета исходящих документов путем проставления отметки «отправлено, дата» в соответствующей графе.

8.13. Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Номенклатура дел организации составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом,

ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

110