10

2.3. Использование особого порядка сортировки (по первому ключу)

Некоторые последовательности элементов должны выстраиваться не в алфа- витно-цифровом порядке, а в некотором специальном порядке. К таким последовательностям, например, относятся дни недели или месяцы.

По умолчанию в Excel определены четыре стандартных списка:

1.Сокращенные названия дней недели. Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, Вс.

2.Полные названия дней недели. Понедельник, Вторник, Среда,…

3.Сокращенные названия месяцев. Янв, Фев, Мар, Апр, Май,…

4.Полные названия месяцев. Январь, Февраль, Март, Апрель,…

Если необходимо упорядочить данные в особом порядке, надо выполнить следующее:

1)выполнить команду Данные, Сортировка;

2)в диалоговом окне Сортировка диапазона нажать кнопу Параметры;

3)откроется диалоговое окно Параметры сортировки. В раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу выбрать подходящий вариант;

4)нажать кнопку ОК.

Для возврата к обычному порядку выбрать в списке Сортировка по перво-

му ключу элемент Нет.

Примечание. В поле списка Сортировка по первому ключу по умолчанию выделен элемент Нет. Начиная с версии Microsoft Excel 2002, используется «Нет» вместо употреблявшегося в предыдущих версиях Excel слова «Обычный».

Контрольные вопросы

1.Что такое сортировка списка?

2.Обязательно ли выделение списка при выполнении Сортировки?

3.Как сортировать список по трем полям одновременно?

4.Возможна ли сортировка списка по четырем и более полям?

5.Что такое сортировка по первому ключу?

6.Как создаётся пользовательский порядок сортировки списка?

7.В каком порядке сортируются текстовые данные?

8.Как восстановить первоначальный вид списка после всех выполненных сортировок?

9.В каком порядке сортируются числовые данные?

10.В каком случае для сортировки списка используются кнопки на панели инструментов, а в каком – команда меню?

11

3.Вычисление итогов

ВExcel для автоматического вычисления итогов предназначена команда Итоги меню Данные. Перед выполнением этой команды список должен быть отсортирован. Для вычисления итогов выполнить следующее:

1)активизировать одну из ячеек таблицы;

2)выполнить команду Данные, Итоги. Появится диалоговое окно Промежу-

точные итоги;

3)в поле списка При каждом изменении в выбрать заголовок столбца, для которого необходимо вычислить промежуточные итоги после каждого изменения данных на рабочем листе;

4)в поле списка Операция установить функцию (табл. 2);

5)в поле списка Добавить итоги выводятся названия всех полей списка. Активизировать поле или поля, для которых надо вычислить промежуточные итоги;

6)щёлкнуть кнопку ОК.

Вдиалоговом окне Промежуточные итоги имеются следующие опции:

1.Заменить текущие итоги. Любые существующие формулы итогов заменяются новыми.

2.Конец страницы между группами. При выводе на печать каждую группу данных с итогами можно расположить на отдельной странице. Для этого надо активизировать данную опцию.

3.Итоги под данными. По умолчанию строки, содержащие итоговые значения, вставляются под строками с исходными данными. Если итоги необходимо разместить над исходными данными, следует отключить опцию Итоги под данными.

4.Убрать все. Из списка удаляются все строки с итоговыми значениями. Для обработки данных из столбцов, указанных в диалоговом окне Промежу-

точные итоги, могут использоваться функции, указанные в табл. 2.

При вычислении итогов таблица структурируется. Создание уровней структуры приводит к повышению наглядности таблицы. Для отображения на экране только итоговых данных следует выполнить щелчок на кнопке второго уровня структуры, после этого данные третьего уровня (исходные данные) будут скрыты. Для восстановления исходных значений необходимо выполнить щелчок на кнопке третьего уровня.