Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное агентство по образованию
Государственное учреждение высшего профессионального образования «Хабаровская государственная академия экономики и права»
Кафедра информационных технологий
Дрига Е.С., Хрусталева Л.С.
Работа со списками в Microsoft Excel 2003
Практикум по выполнению индивидуальных лабораторных заданий для студентов 1-го курса
всех специальностей всех форм обучения
Хабаровск 2007
2
ББК У.в6
Х12
Работа со списками в Microsoft Excel 2003 : практикум по выполнению индивидуальных лабораторных заданий для студентов 1-го курса всех специальностей всех форм обучения / сост. Е. С. Дрига, Л. С. Хрусталева. – Хабаровск : РИЦ ХГАЭП, 2007. – 48 с.
Рецензент Д. В. Тимошенко, кандидат технических наук, доцент кафедры ДВС ТОГУ
Утверждено издательско-библиотечным советом академии в качестве лабораторного практикума для студентов
Елена Сергеевна Дрига
Луиза Салиховна Хрусталева
Работа со списками в Microsoft Excel 2003
практикум по выполнению индивидуальных лабораторных заданий для студентов 1-го курса всех специальностей и форм обучения
Редактор Г.С. Одинцова
_______________________________________________________________
Подписано к печати |
Формат 60х84/16. |
Бумага писчая. Офсетная печать. Усл.печ.л. 2,8. |
Уч.-изд.л. 2,0. |
Тираж 300 экз. Заказ №___________________ |
|
_______________________________________________________________
680042, г.Хабаровск, ул.Тихоокеанская, 134, ХГАЭП, РИЦ
© Хабаровская государственная академия экономики и права, 2007
3
Введение
Наряду с простыми задачами, такими как создание, редактирование и форматирование таблиц, создание диаграмм, Excel позволяет решать и более сложные задачи сортировка и фильтрация данных в списке, подведение промежуточных итогов, создание макросов и др.
В Microsoft Excel список можно использовать в качестве базы данных. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных.
Списком в Microsoft Excel являются связанные данные, например, база данных счетов или набор адресов и телефонов клиентов.
Лабораторный практикум содержит основные понятия и средства для работы со списками в Excel 2003.
Кроме индивидуальных лабораторных заданий практикум содержит теоретическую часть и контрольные вопросы, способствующие активной самостоятельной работе студентов при выполнении заданий.
Библиографический список поможет студентам найти ответы на контрольные вопросы.
1. Работа со списками
Списком в Excel является таблица с упорядоченной совокупностью логически связанных данных, расположенных в упорядоченных строках и столбцах рабочего листа (рис. 1). Каждая таблица состоит из набора строк, называемых записями. Каждая из строк делится на части, называемые полями, для которых жёстко определены требования к типу содержащихся в них данных. Столбцам присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка. (Имя поля может состоять из нескольких слов). Эта строка называется строкой заголовка. Данные всегда располагаются со следующей строки после области имен полей.
1.1. Создание списка
Перед созданием списка необходимо продумать его структуру и определить, какие данные включить в него.
4
Рекомендации по организации и созданию списка.
1.Желательно расположить на рабочем листе только один список, ведь в рабочей книге допустимо иметь много листов.
2.Первая строка списка должна содержать заголовки с уникальными именами для каждого поля (рис. 1), т. е. имена не должны совпадать друг с другом. Если имена полей длинные, используйте опцию переноса по словам.
3.Символы шрифта, используемого в именах полей, должны быть другого цвета или иметь характерное начертание, например полужирное или курсив.
4.В каждом столбце должна содержаться однотипная информация.
5.Данные в списке должны быть оформлены одинаково, но не так, как заголовки столбцов.
6.Список не должен содержать строки с пустыми ячейками или пунктирной линией. Пустая строка означает конец списка.
7.Чтобы положение заголовков столбцов не изменялось при просмотре таблицы, необходимо активизировать команду Закрепить области меню Окно.
Рис. 1. Структура элементов списка
|
Для размещения имени поля списка в одной ячейке необходимо: |
1) |
выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей; |
2) |
выполнить команду Формат, Ячейки; |
5
3)в диалоговом окне открыть вкладку Выравнивание и установить следующие параметры:
из списка поля по горизонтали выбрать пункт по значению;
из списка поля по вертикали выбрать пункт по центру;
в поле Отображение установить флажок на опции переносить по словам. Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные. Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае при вводе команды обработки меню
Данные весь список будет выделен тёмным цветом.
1.2. Ввод, редактирование и форматирование данных в списке
Данные в список можно ввести несколькими способами.
1.2.1. Непосредственный ввод
Этот способ заключается во введении данных непосредственно в строках на рабочем листе. Перемещаясь по таблице, просто ввести данные в нужные ячейки.
1.2.2. Использование формы данных
Диалоговое окно Форма позволяет вводить и обрабатывать информацию списка. Это окно содержит несколько полей ввода, названия которых соответствуют заголовкам столбцов списка. В окне формы данных можно вести поиск информации, дополнять список новыми записями, удалять ненужные и редактировать имеющиеся данные. Для открытия окна выполнить следующее:
1)поместить указатель мыши в любую позицию списка;
2)выполнить команду Данные, Форма.
Откроется диалоговое окно, в строке заголовка которого будет указано имя текущего рабочего листа. В нём приведено общее количество записей в списке и указана позиция текущей записи. С помощью полосы прокрутки, кнопок Далее и Назад, клавиш Page Up и Page Down, и клавиш управления курсором можно перейти к нужной записи списка.
По умолчанию при отображении записи в диалоговом окне формы данных первое поле выделено.
6
Для ввода данных выполнить следующее:
1)нажать кнопку Добавить: таким образом вы очистите все поля;
2)ввести данные в соответствующие поля. Для быстрого перемещения от поля
кполю используется клавиша Tab. Нажатие клавиши Enter эквивалентно нажатию кнопки Добавить, поэтому после ввода последнего поля просто нажать эту клавишу;
3)для ввода следующих данных повторить предыдущие пункты;
4)нажать кнопку Закрыть, чтобы вернуться к рабочему листу. Редактирование данных выполняется так же, как и редактирование обычного
текста, но до нажатия кнопки Добавить или Закрыть. Клавиша Tab используется для перехода к следующему полю диалогового окна, а комбинация клавиш Shift + Tab – для возвращения к предыдущему полю.
Изменения, внесённые в запись, сохраняются при переходе к другой записи или в результате нажатия клавиши Enter. Кнопка Вернуть и клавиша Esc предназначены для отмены внесённых изменений. Если текущая запись не изменялась, то кнопка Вернуть недоступна, а нажатие на клавишу Esc приводит к закрытию диалогового окна формы данных.
Кнопка Удалить позволяет удалить из списка текущую запись.
1.2.3. Проверка вводимых значений
Для упрощения ввода данных и автоматической проверки их правильности выполнить следующее:
1)выделить диапазон ячеек;
2)выполнить команду Данные, Проверка. Откроется диалоговое окно Про-
верка вводимых значений.
На вкладке Параметры указывается тип и интервал значений, которые разрешается вводить. Выбор типа данных вводимых значений в списке Тип данных позволяет определить, какие условия можно накладывать на значения ячеек. Если для определения допустимых значений требуется ввести формулу, выражение или ссылку на вычисления в другой ячейке, выбрать в списке строку
Другой.
Вкладка Сообщение для ввода позволяет создать подсказку пользователю о том, какие данные можно вводить.
На вкладке Сообщения об ошибке указывается сообщение, которое будет появляться на экране при вводе некорректных данных.