Работа с таблицами в Microsoft Word 2003

ББК У.в6 Х12

Работа с таблицами в Microsoft Word 2003 и графическое представление табличных данных: конспект лекций для студентов 1 – 2-го курсов всех специальностей и форм обучения / сост. А. Н. Вишневский. – Хабаровск : РИЦ ХГАЭП,

2008. – 56 с.

Рецензенты: М.И. Дворник, канд. техн. наук, научный сотрудник ИМ ХНЦ ДВО РАН,

Д.В. Тимошенко, канд. техн. наук, доцент кафедры ДВС ТОГУ

Утверждено ИБС академии в качестве методических указаний для студентов

Анатолий Николаевич Вишневский

Работа с таблицами в Microsoft Word 2003

и графическое представление табличных данных

Конспект лекций работ для студентов 1 – 2-го курсов, всех специальностей и форм обучения

680042, г.Хабаровск, ул.Тихоокеанская, 134, ХГАЭП, РИЦ

© Хабаровская государственная академия экономики и права, 2008

3

Введение

Microsoft Word не относится к специальным программам обработки электронных таблиц.

Понятие таблицы в основном закреплено за программой Microsoft Excel. Пользователи, которые только начинают работать с Microsoft Office, не совсем хорошо представляют, в каких случаях нужно пользоваться Word, а в каких – Excel. Если вы регулярно вносите поправки в таблицу, например, ежедневно изменяете цены в прайсе, то Microsoft Excel очень хорошо с этим справится.

Однако, если нужно составить небольшую, простенькую таблицу, например, со списком сотрудников фирмы, номерами цехов, подразделений, в этом случае удобнее воспользоваться Microsoft Word. Поэтому необходимо обязательно уметь работать с таблицами в Word, тем более, если на компьютере не установлен Excel или вы не совсем хорошо умеете в нëм работать.

Word 2003 имеет встроенные средства создания и изменения таблиц. Таблицы — это структуры (наподобие рабочих таблиц в Excel), которые состоят из ячеек, расположенных по строкам и столбцам. Ячейка — это место пересечения и столбца и строки. В ячейку можно ввести текст, число и даже физический элемент. Текст в ячейке переносится точно так же, как в абзаце обычного текста. Чтобы текст, который переносится в ячейку, поместился в ней, строки и таблицы растягиваются по вертикали. В случае необходимости ширину ячейки можно изменить.

Таблицы позволяют эффективно представить набор взаимосвязанных данных в документе. Их можно использовать для упорядочения столбцов чисел, списков информации и размещения рядом абзацев различных размеров. Вместе с текстом в таблицу можно также помещать графические объекты. Создание и модификация таблиц в Word предельно упрощены, их можно вставлять в любую часть любого документа.

Пользователь может создать новую структуру таблиц и ввести в неë соответствующий текст, а может преобразовать в таблицу уже существующий текст. Создав таблицу, вы имеете возможность форматировать еë несколькими способами

– объединять и разбивать ячейки, управлять процессом печати всех (или только некоторых) линий сетки добавлять границы и заливку в выделенные ячейки, регулировать ширину столбцов и высоту строк, добавлять удалять строки и столбцы. Если ваша таблица не умещается на одной странице, одну или несколько строк можно использовать в качестве заголовка таблицы, и они будут появляться на

4

каждой новой странице в верхней части таблицы. Можно даже добавить формулы для выполнения вычислений с данными таблицы.

На основе таблиц Word создаются формы, которые работают как клиентские части баз данных и электронных таблиц.

1. Создание таблицы

Работу с таблицей нужно начинать с еë создания. Любая таблица представляет собой пустые области, разделëнные на строки и столбцы.

ВWord 2003 существует четыре способа создания таблиц:

1)с использованием режима Рисования таблиц;

2)с помощью команды Таблица – Вставить – Таблица;

3)посредством кнопки Вставить таблицу панели инструментов (ПИ) Стандартная;

4)путëм преобразования обычного текста в таблицу (Таблица – Преобразовать – Текст в таблицу).

Созданную любым из этих способов таблицу можно модифицировать, добавляя или удаляя строки и столбцы, разбивая отдельные ячейки по горизонтали и по вертикали или объединяя их в группы. Кроме того, программа позволяет изменять оформление и другие параметры таблицы; заполнять еë ячейки текстом, а также иными элементами.

1. Режим Рисования таблиц удобен, когда требуется создать таблицу с относительно сложной структурой.

Выберите команду Таблица – Нарисовать таблицу (рис. 1), либо щëлкните на

кнопке Панель границ панели инструментов (ПИ) Стандартная (рис. 2).

На экране появится ПИ Таблицы и границы (рис. 3) с выбранным на ней инстру-

ментом Создать таблицу . Данный инструмент предназначен для рисования прямых линий, и при его использовании указатель мыши приобретает вид карандаша. Вначале очертите место, отведëнное для будущей таблицы, нажав кнопку мыши в одном еë углу и проведя указателем до другого, а затем нарисуйте линии сетки. Если какую – то из линий потребуется удалить, выберите инструмент Ла-

стик и щëлкните на ней. Для рисования таблицы самостоятельно исследуйте действие кнопок и других элементов панели Таблицы и границы. Эта панель может оставаться на экране всë время, пока вы работаете с таблицей.

5

Линии, разделяющие ячейки таблицы, могут иметь любые цвет и форму, быть

невидимыми (отключить параметр Таблица – Отображать сетку). Программа отображает их в виде тонких серых линий, но на печать они не выводятся.

Рис. 3. Панель инструментов Таблицы и границы 2. Команда Таблица – Вставить – Таблица используется при необходимости

вставить таблицу с заранее известным числом строк и столбцов. С помощью этой команды открывается диалоговое окно (ДО) Вставка таблицы (рис. 4).

Здесь можно задать число строк и столбцов, ширину столбцов, способ еë автоматического подбора, а также установить флажок, указывающий, что выбранные установки должны по умолчанию предлагаться программой для всех новых таблиц. По щелчку на кнопке Автоформат открывается ДО Автоформат таблицы для выбора стиля (рис. 5). В Word 2003 существует 45 стилей для оформления таблицы.

6

ДО Автоформат таблицы открывается также командой Таблица – Автоформат таблицы (рис. 1).

3. Кнопка Вставить таблицу ПИ Стандартная предна-

значена для вставки в документ небольших таблиц со стандартными параметрами. С

ее помощью отображается сетка , размером 5x4 см2. предназначенная для выбора числа строк и столбцов создаваемой таблицы. Выделив нужное число строк и столбцов, щëлкните мышью, и таблица будет вставлена в документ.

4. Способ преобразования обычного текста в таблицу (Таблица – Преобразовать – Текст в таблицу) используется при наличии готового текста, который необходимо оформить в виде таблицы. Этот текст должен быть представлен как самостоятельным

элементом, разделëнным табуляциями (Tab – →), пробелами (•) или любыми дру-

гими символами, которые на нëм применяются только как разделители. В качестве разделителей строк могут использоваться также символы абзаца (Enter – ) или

7

принудительного разрыва строки (Вставка – Разрыв – либо

Выделите текст, подлежащий преобразованию (рис. 6).

Рис. 6. Текст для преобразования в таблицу с символами табуляции

Выполните команду Таблица – Преобразовать – Текст в таблицу. Откроется ДО Преобразовать в таблицу (рис. 7).

В ДО Преобразовать в таблицу следует указать, какой символ используется в качестве разделителя столбцов будущей таблицы, в данном случае знак табуля-

ции (→).

ОК! Текст преобразован в таблицу (табл. 1).

Рис. 7. Диалоговое окно Преобразовать в таблицу

Возможно и обратное преобразование, оно выполняется с помощью команды:

Таблица – Преобразовать – Таблицу в текст.