14

Для последующей работы с документом его необходимо открыть. Для этого нужно выполнить команду Файл, Открыть либо щёлкнуть одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная. В диалоговом окне Открытие документа указать папку, в которой находится документ. По умолчанию будет открыта папка Мои документы.

Готовый документ подлежит дальнейшей обработке: пересылка по электронной почте, формирование пакета документов и другой. В большинстве случаев печатью документа заканчивается процесс его подготовки. Существует несколько вариантов обращения к принтеру для распечатки документа:

1.Выполнить команду Файл, Печать. Диалоговое окно Печать позволяет выбрать принтер, а также область печати: все или лишь некоторые страницы документа, выделенный фрагмент текста, текущую страницу, диапазон страниц, количество копий, расположение (ориентацию страницы), качество и другие параметры.

2.Если параметры печати и принтера уже установлены и известны, необходимо лишь щёлкнуть на кнопке Печать, расположенной на панели ин-

струментов Стандартная.

3.Печать нескольких страниц на одном листе

-выполнить команду Файл, Печать;

-в диалоговом окне Печать в группе Масштаб выбрать нужный параметр

всписке Число страниц на листе.

4. Форматирование документа

4. 1. Форматирование символов

Минимальным форматируемым фрагментом текста является символ. Символ – это отдельная буква, цифра, знак пунктуации или специальный знак. Под форматированием символов понимается изменение их внешнего вида:

Изменение гарнитуры шрифта (Times New Roman, Arial и другие). Изменение размера шрифта, интервала между символами.

Изменение начертания шрифта (обычное, курсивное, полужирное, полужирное курсивное).

Цвет.

Положение относительно основной линии и другие эффекты. Параметры форматирования символов можно установить с помощью кнопок

панели инструментов Форматирование, клавиатуры, области задач или команд

15

меню Формат, Шрифт. Диалоговое окно Шрифт позволяет выполнить видоизменение шрифта, установить интервал между символами и другие параметры.

4. 2. Форматирование абзацев

Под форматированием абзацев понимают выполнение следующих операций:

Выравнивание текста.

Задание величины отступов абзаца. Установка междустрочного интервала. Установка интервала между абзацами. Устранение висячих строк; Установка связи между абзацами.

Выбор фона и создание контура абзаца.

Автоматический перенос /подавление автоматического переноса. Параметры форматирования абзаца устанавливаются на вкладках диалого-

вого окна Абзац меню Формат, а также с помощью кнопок панели инструмен-

тов Форматирования, координатной линейки и комбинации клавиш.

По умолчанию для текста устанавливается выравнивание по левому краю.

Для изменения параметров выравнивания с помощью кнопок панели инструментов необходимо выполнить следующее:

-выделить абзац;

-щёлкнуть одну из кнопок на панели инструментов Форматирование (по

левому краю, по центру, по правому краю, по ширине).

Эту же операцию, но с большими возможностями форматирования можно выполнить с помощью команд меню. Для изменения параметров выравнивания с помощью с команд меню выполнить следующее:

-установить курсор в любом месте абзаца;

-выполнить команду Формат, Абзац. В диалоговом окне Абзац открыть список Выравнивание;

-установить нужные параметры.

Если при выравнивании текста по ширине промежутки между словами становятся слишком большими, особенно это проявляется при работе с табличными данными или многоколончатым текстом, то имеет смысл включить режим автоматического переноса слов.

Для установки режима переноса слов:

-выполнить команду Сервис, Язык, Расстановка переносов;

-в диалоговом окне Расстановка переносов установить флажок Автома-

тическая расстановка переносов;

16

- нажать на кнопку ОК.

При задании отступов можно выравнивать абзацы относительно полей страницы. С помощью клавиши Тав и кнопок на панели инструментов форматирование можно задать отступ для отдельной строки или абзаца.

Для создания отступа в начале первой строки в абзаце выполнить следующее:

-поместить текстовый курсор перед первым словом в абзаце;

-нажать клавишу Tab или щёлкнуть на кнопке Увеличить отступ на панели инструментов Форматирование.

Создать отступы можно в диалоговом окне Абзац, которое открывается командой меню Формат, Абзац. На вкладке Отступы и интервалы выбрать па-

раметр выступ в поле Первая строка.

Можно воспользоваться и третьим вариантом: переместить при помощи мышки "маркер" отступа первой строки (верхний маленький треугольник, расположенный в левой части горизонтальной линейки над границей поля страницы).

Нижний треугольник является "маркером" выступа. Выступ представляет собой противоположность отступу.

Расстояние между строками в тексте называют междустрочным интервалом или интерлиньяжем. Word автоматически управляет интервалами между строками, увеличивая или уменьшая интерлиньяж, например, в случае наличия в строке больших символов или верхнего индекса.

Для изменения междустрочного интервала:

-выполнить команду Формат, Абзац;

-в диалоговом окне Абзац щелкнуть на вкладке Отступы и интервалы;

-открыть список Междустрочный и выбрать необходимую величину интервала между строками.

Для изменения интервала между абзацами:

-выполнить команду Формат, Абзац;

-в диалоговом окне Абзац щелкнуть на вкладке Отступы и интервалы;

-открыть список Интервал перед или Интервал после. Выбрать необходимую величину;

-щёлкнуть на кнопке ОК. Выбранные параметры будут установлены.

4.3. Форматирование страниц

При форматировании страницы устанавливаются: Размер бумаги и ориентация страницы.

17

Поля страницы. Номер страницы. Колонтитулы. Разделы документа. Фон страницы.

Для изменения размера полей, ориентации листа, размера бумаги :

-выполнить команду Файл, Параметры страницы;

-в открывшемся диалоговом окне Параметры страницы выбрать нужную вкладку и установить требуемые параметры.

При подготовке объёмных документов, таких как статьи, отчёты, рефераты, курсовые и дипломные работы и других обычно требуется нумеровать страницы. Word содержит функцию автоматической нумерации страниц. Эта функция осуществляет вставку номеров страниц и их печать в указанном месте.

Для вставки номеров страниц:

-выполнить команду Вставка, Номера страниц;

-в диалоговом окне Номера страниц в поле Положение и в поле Вырав-

нивание установить расположение номера страницы на листе;

-при необходимости воспользоваться кнопкой Формат, которая откроет диалоговое окно Формат номера страницы, позволяющее регулировать нумерацию страниц, начиная с любого номера в поле Нумерация стра-

ниц и Начать с;

-нажать кнопку ОК.

Word позволяет оформлять документ с верхними и нижними колонтитулами для размещения в них различной справочной информации. Это может быть заголовок главы, дата, номер страницы и т. п. Данные, содержащиеся в колонтитулах, показываются на экране только в режиме разметки страниц или предварительного просмотра.

Для создания колонтитулов:

-выполнить команду Вид, Колонтитулы, чтобы открыть на странице область верхнего и нижнего колонтитула. На экране появится панель ин-

струментов Колонтитулы;

-в области верхнего колонтитула ввести необходимый текст или графический объект;

-перейти в область нижнего колонтитула с помощью полосы прокрутки или кнопки на панели инструментов Колонтитулы;

-в области нижнего колонтитула ввести необходимый текст;

-щёлкнуть на кнопке Закрыть панели инструментов Колонтитулы.

18

Для создания разных колонтитулов необходимо:

-разбить документ на разделы;

- перейти в нужный раздел, затем в область верхнего или нижнего колонтитула;

-отжать кнопку Как в предыдущем разделе, находящуюся на панели ин-

струментов Колонтитулы;

-ввести необходимый текст или изменить существующий.

На первой странице документа можно не использовать колонтитул или создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или первой страницы каждого раздела в документе. Для создания уникального колонтитула на первой странице необходимо:

-если документ разбит на разделы, щёлкнуть в нужном разделе или выделить несколько разделов, которые нужно изменить. Если документ не разбит на разделы, щёлкнуть в любом месте документа;

-выполнить команду Вид, Колонтитулы. На панели инструментов Колон-

титулы нажать кнопку Параметры страницы;

-перейти на вкладку Макет;

-установите флажок Различать колонтитулы первой страницы и нажать кнопку OK.

В некоторых случаях текст на странице лучше расположить в две, три или

более колонки.

Для расположения текста в несколько колонок необходимо:

-выделить часть документа, текст которой будет отформатирован по колонкам;

-выполнить команду Формат, Колонки. На экран будет выведено диалоговое окно Колонки;

-в поле Тип выбрать число колонок и их вид;

-в поле Число колонок настроить количество колонок во всём документе или в разделе;

-в поле Ширина и промежуток установить ширину колонок и задать расстояние между ними;

-нажать кнопку ОК.

Word включает в себя различные средства, позволяющие организовать данные в виде списков. Word позволяет создавать маркированные и нумерованные списки. Кнопки панели инструментов Форматирование также используются для вставки декоративных значков (квадратиков, кружков, ромбиков и других, включая цифры) для оформления списка.

В таких случаях для выделения каждого отдельного пункта используются декоративные значки либо цифры. Чтобы таким образом оформить существующий текст, можно воспользоваться кнопкой Нумерованный список по умол-

19

чанию или Маркированный список по умолчанию на панели инструментов

Форматирование. Либо воспользоваться командой Список из меню Формат, выбрав соответствующий вариант из вкладок Маркированный, Нумерован-

ный, Многоуровневый или Список стилей.

Для создания списка (при работе с готовым текстом) необходимо:

-выделить перечисляемый текст или несколько абзацев;

-нажать одну из двух кнопок на панели инструментов или выполнить ко-

манду Формат, Список.

При вводе текста в виде списка можно:

заранее установить режим ввода текста в виде списка, т. е. предварительно нажать кнопку на панели инструментов или выполнить соответствующую команду;

ввести построчно текст, заканчивая ввод нажатием клавиши Enter;

по окончании набора списка отменить режим ввода текста как список, щёлкнув ещё раз на выделенной кнопке панели инструментов.

Многоуровневый список – список, созданный для организации иерархической структуры нумерации в любом документе. Документ может содержать до девяти уровней иерархии.

Для создания многоуровневого списка необходимо:

-выполнить команду Формат, Список, а затем в диалоговом окне Список открыть вкладку Многоуровневый;

-выбрать формат списка, не содержащий слов «Заголовок», а затем нажать кнопку OK. В документе будет отображён первый номер списка.

-ввести текст, нажимая клавишу ENTER после ввода каждого элемента. Соответствующие номера автоматически подставляются в начало каждой строки на одинаковом уровне;

-для перемещения элемента списка на соответствующий уровень нумерации выполнить на панели инструментов Форматирование одно из следующих действий:

чтобы переместить элемент на более низкий уровень нумерации, щёлкнуть нужный элемент и нажать клавишу Tab или кнопку Уве-

личить отступ;

чтобы переместить элемент на более высокий уровень нумерации, щёлкнуть нужный элемент и нажатье клавиши Shift+Tab или кноп-

ку Уменьшить отступ.

20

Для изменения формата списка в диалоговом окне Список нажать кнопку

Изменить, затем в диалоговом окне Изменение многоуровневого списка уста-

новить следующие параметры (рисунок 5):

в поле Уровень указать уровень, который следует изменить;

в поле Нумерация выбрать стиль и при необходимости номер, с которого следует начать нумерацию списка;

в поле Положение номера задать выравнивание и положение для выбранного уровня нумерации; в поле Положение текста выбрать расстояние от правого края номера до начала текста.

Рисунок 5 – Диалоговое окно Изменение многоуровневого списка

Сноски – это дополнительный текст, связанный с определенным местом в основном тексте, которое отмечается специальным символом – символом сноски. Сам текст сноски размещается в другом месте, но ему предшествует тот же символ сноски, чтобы было видно, к какому месту основного текста относится сноска.

Word поддерживает два вида сносок: обычные и концевые сноски. Обычная сноска размещается внизу той страницы, на которой находится символ сноски, и отделяется от основного текста горизонтальной чертой, которая называется разделителем сносок. Концевая сноска размещается в конце раздела до-