45

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1.Какие предприятия относятся к группе «деловые»?

2.В какой форме преимущественно происходит процесс закупки государственными органами?

3.В чем суть построения службы закупок по функциональному принципу?

4.В чем суть построения службы закупок по материальному принципу?

5.Назовите основные этапы процесса закупки.

6.Какая информация содержится в документе-спецификации?

7.Назовите основные источники получения информации о потенциальных поставщиках.

8.Какая информация должна содержаться в документе-заказе.

9.Что такое счет-фактура?

10.Какой характер носит процесс закупки на деловом предприятии и сколько человек (как правило) участвуют в процессе?

46

Глава 3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК (РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ ЗАКУПОК)

3.1. Мотивы покупателей товаров промышленного назначения

В дополнение к вторичному характеру спроса на товары промышленного назначения и к тому, что он рассредоточен по нескольким видам этих товаров, спрос этот отличается еще и присутствием фактора экономической целесообразности. В отличие от конечного потребителя деловое предприятие ориентируется на получение прибыли и оценивает свои покупки с точки зрения их эффективности. В соответствии с этим персонал служб закупок компаний интересуется, что дадут предлагаемые товары для изменения себестоимости и (или) прибыли. В большинстве случаев факторами, основными побудительными мотивами, определяющими выбор того или иного товара закупщиками, являются качество, цена, техническое обслуживание. Проведенное исследование показало, что закупщики располагают эти факторы (побудительные мотивы) по степени важности следующим образом: 1) качество; 2) сервисное (техническое) обслуживание; 3) цена.

Качество товара. Покупатели товаров промышленного назначения склонны определять качество товара как его пригодность для той цели, с которой они намерены его использовать. Они предпочитают, чтобы в товаре были только нужные характеристики и ничего другого. Они так же не любят оплачивать излишние показатели качества, которые не нужны, как и покупать товары плохого качества.

Способность единицы промышленного оборудования к более длительному сроку службы представляет собой сильный побудительный мотив в пользу покупки, так как сокращает ежегодные амортизационные отчисления. Серьезным побудительным мотивом в пользу приобретения товара промышленного назначения является его способность придать готовому изделию большую привлекательность в глазах покупателей. Продукция фирмы, выпускающей почти бесшумные компрессоры для холодильников и кондиционеров воздуха, будет пользоваться большим

47

успехом у производителей этого оборудования. Трудно, а иногда и невозможно как для поставщика, так и для покупателя таких товаров выразить ценность таких качественных характеристик в деньгах, но товар промышленного назначения, придающий дополнительную привлекательность производимому с его помощью готовому изделию, всегда найдет спрос.

Стабильность качества материалов, узлов и деталей столь же важный побудительный мотив, как и уровень цен. Закупочная спецификация на товар промышленного назначения практически во всех случаях включает в себя пределы возможного отклонения от средних показателей качества, так называемые допуски. Если качество товара промышленного назначения отличается стабильностью, следует ожидать, что все изделия или все партии материалов не превысят установленных допусков по качеству и будут тем самым отвечать требованиям покупателей.

Гарантированная стабильность качества существенно уменьшает необходимость тщательной проверки поступающих партий товара и обеспечивает постоянно высокое качество продукции покупателя. В отношении некоторых точных машин стабильность качества материалов уменьшает простои и стоимость ремонта.

Стабильность качества дает покупателю возможность уменьшить производственные запасы, поскольку в случае неравномерности в качестве поступающих от поставщика партий потребитель вынужден держать страховой запас на случай отказа от очередной партии товара и рекламации.

Поскольку различные области применения материалов и условия их использования могут отражаться на допусках, поставщик может быть вынужден ознакомиться с производством потенциального покупателя, чтобы точно знать требуемую каждому покупателю степень стабильности показателей качества.

Сервисное (техническое) обслуживание. Распространенными формами сервисного (технического) обслуживания являются техническая помощь, ремонт, информация и консультации. В связи с использованием товаров промышленного назначения нередко возникают проблемы

48

технического характера. В некоторых случаях продавец таких товаров может положиться на свою сбытовую организацию (ее представителей на местах). В других случаях сбытовая организация нуждается в помощи технических служб, укомплектованных опытными специалистами, которые могут решить возникающие у потребителя трудные проблемы или дать необходимую техническую консультацию. В обоих случаях сбытовая организация должна быть хорошо подготовлена.

Некоторые поставщики товаров промышленного назначения стремятся снабдить свою клиентуру печатной информацией в надежде, что потребители сами смогут решить все свои проблемы, кроме наиболее сложных.

Конкуренту трудно привлечь на свою сторону потребителя, привыкшего полагаться на техническую помощь и консультации со стороны поставщика товаров промышленного назначения в решении всех своих производственных трудностей. Этот потребитель знает, что затраты, связанные с нерешенной или не полностью решенной проблемой, могут быть больше, чем экономия, полученная в результате перемены поставщика.

Для некоторых видов оборудования услуги в области ремонта и ухода, особенно обеспечение запасными частями, являются весомыми побудительными мотивами при выборе поставщика. Большинство фирм, эксплуатирующих оборудование, предпочитает производить ремонт собственными силами, поскольку этим сокращаются простои машин, отражающиеся на всем ходе производственного процесса. Некоторые фирмы имеют на своих предприятиях специализированные ремонтные подразделения. Другие располагают оперативными комплектами запасных частей, за счет которых проводится ремонт. Как правило, создаются запасы только тех частей, которые требуются чаще всего. У некоторых фирм имеется резервное оборудование на случай поломок, поэтому они заказывают запасные части только по мере необходимости. Все это приводит к тому, что поставка запасных частей, как правило, происходит в обстановке спешки и нервозности. В этих условиях быстрота становится жизненно важным элементом обеспечения запасными частями.

49

Фирма-потребитель располагает возможностью несколько облегчить положение путем осуществления профилактического ремонта и ухода за оборудованием, но это не исключает периодического возникновения срочной потребности в запасных частях. Размер складских запасов, который обеспечил бы текущую потребность в них, может быть значительно сокращен, если поставщик обеспечивает обеспечение запасными частями с учетом следующих моментов:

1. Наличие достаточно укомплектованных складов запасных частей в пунктах, удобных для потребителей, подкрепленных необходимыми запасами на самом предприятии поставщика.

2.Срочная обработка и выполнение всех заказов.

3.Надежная информация о сроках поставки и обязательное выполнение своих обещаний.

4.Готовность оказать нестандартные услуги в случае возникновения чрезвычайных обстоятельств.

Поставщик оборудования, для которого обеспечение запасными частями является обязательным условием сбыта его продукции, может прийти к выводу, что для него невозможно выступать на рынке через оптовиков, если они не будут располагать комплектами запасных частей и организацией, способной обеспечить их срочную доставку.

Цена товара. Цена товара, будучи очень сильным аргументом в пользу его покупки, обычно не является решающим побудительным мотивом. Качество и техническое обслуживание столь же важны для покупателя. Конечно, более низкая цена, по-видимому, самое наглядное свидетельство из всех тех, которые закупщик промышленной фирмы может представить своему начальству, чтобы показать высокий класс своей работы. Однако при оценке подлинной полезности товара показатель цены может стать иллюзорным.

Если закупщик, которому предстоит сделать выбор между товаром А, идеально подходящим для его фирмы, и товаром Б, который можно купить дешевле, но который меньше подходит, остановится на втором товаре, он может поставить свою фирму в трудное положение и подорвать свою профессиональную репутацию. Те, кто будет использовать купленный им

50

товар, быстро обнаружат недостатки и начнут жаловаться, что отдел закупок не выполняет своих обязанностей. Если вера в закупщика будет утрачена, его деловые отношения с сотрудниками производственных отделов могут перерасти в открытый конфликт, тогда как доверие и поддержка с их стороны являются одной из самых сильных сторон закупщика промышленного предприятия.

Сравнивая цены, большинство закупщиков не ограничивается прейскурантными котировками, а подсчитывает относительную стоимость различных материалов, узлов или машин, подлежащих использованию, рассматривая все это как элементы будущей себестоимости готового изделия. При этом принимается во внимание целый ряд факторов, например количество отходов при использовании того или иного материала, стоимость его обработки, сравнительная ценность технического обслуживания, процент выполняемой машинами работы, количество потребляемой энергии и множество других моментов.

Методы анализа сравнительной экономической эффективности используются для оценки влияния каждого из предлагаемых факторов на себестоимость готового изделия (конечного продукта). Квалифицированный поставщик товаров промышленного назначения использует методы анализа экономической эффективности для сравнения эффективности собственных товаров с товарами конкурентов и учитывает полученные результаты при модификации своих товаров. Обнаруженные преимущества используются им как стимул для расширения спроса.

Не все покупатели товаров промышленного назначения используют методы анализа экономической эффективности. В основном этим занимаются крупные фирмы, объем закупок которых, оправдывает расходы на содержание исследовательского звена. Закупщики более мелких фирм используют в своей работе некоторые методы анализа экономической эффективности, но не могут позволить себе осуществление крупных или специализированных программ. Закупщики крупных фирм, располагающих отделами экономического анализа, иногда рекомендуют своим более мелким поставщикам использовать результаты работы этих отделов: внести изменения в свою технологию, применить другие

51

материалы, что дает возможность уменьшить себестоимость и соответственно снизить цены реализации.

Сравнение цен товаров промышленного назначения обычно не сводится к их сравнительно простому сопоставлению, а является гораздо более сложной операцией, охватывающей факторы производства и сбыта покупателя, которые в значительной мере скрыты от поставщика.

Надежность является одним из самых мощных побудительных мотивов при размещении заказов на товары промышленного назначения. В сущности, она заключается в том, что покупатель верит поставщику. Она включает три важных аспекта: надежность качества, надежность поставки

инадежность в производстве.

Оважности качества как одного из элементов надежности деловых отношений уже говорилось. Сюда же относится стремление со стороны поставщика получить точное представление о пожеланиях покупателя и принять меры для их выполнения. Если закупаются стандартные товары, речь пойдет в основном о тщательности обработки заказа. Если же товары промышленного назначения изготовляются по особому заказу, то здесь мы имеем дело с надежностью в производстве.

Надежность в производстве важна, главным образом (если не исключительно), когда товар изготовляется по заказу покупателя или в соответствии с его условиями. Она заключается в полном и всестороннем понимании спецификаций и других описаний качества заказываемого товара и в неуклонном следовании им, с тем, чтобы покупатель мог быть уверен, что получит именно то, что заказывал. Это понимание дает уверенность в способности поставщика изготовить заказанный товар в срок и без дополнительных после заключения контракта переговоров о внесении изменений в спецификации, изменении цен или перенесении сроков поставки.

Надежность в производстве важнее всего в конкурентной борьбе за получение заказов на оборудование. Она важна и при покупке материалов или компонентов по аккордным контрактам, предусматривающим поставку товара по мере возникновения в нем нужды в течение определенного срока действия контракта.

52

Надежность поставки выражается также в быстроте и в соблюдении сроков. Быстрота и соблюдение сроков поставки становятся определяющими факторами спроса в случаях, когда купленные материалы

икомпоненты направляются прямо после выгрузки на сборочные линии, а непрерывность производства обеспечивается чисто номинальными материально-производственными запасами.

Быстрота поставки заставляет поставщика иметь обширные и полные складские запасы ассортимента своей продукции в центрах потребления или поблизости от них, эффективно обрабатывать поступающие заказы и использовать надлежащие способы доставки. Все это обходится дорого, продавец должен постоянно соразмерять расходы, связанные с ускоренной поставкой, с ее ценностью как стимула спроса. Соблюдение сроков поставки также является сильным стимулом при выборе поставщика товаров промышленного назначения.

Выгоды, получаемые покупателем от быстроты и соблюдения сроков поставки купленного товара, относятся, прежде всего, к величине производственных запасов, которая обеспечивает бесперебойность производства. При наличии быстроты и соблюдения сроков поставки эти запасы могут быть сведены к минимуму. Если поставки выполняются быстро, но бессистемно, складские запасы должны определяться максимально длительным сроком поставки. Часто поставщик, сроки поставки которого хотя и более длительны, но аккуратнее выдерживаются, побеждает в конкурентной борьбе. Размер выгоды, получаемой, покупателем о надежности поставок, может быть выражен в рублях и копейках. Поставщик также может приближенно вычислить этот выигрыш

исопоставить его со своими затратами на поддержание системы поставки товара на высоком уровне.

Помощь в осуществлении закупок. Может показаться странным, что сбытовая деятельность продавца рассматривается как один из видов технического обслуживания покупателя, поскольку основная, цель этой деятельности состоит в получении заказов.

Осуществляя закупки, потребитель имеет возможность воспользоваться некоторыми, если не всеми, сбытовыми методами потенциальных

53

поставщиков, когда они применяются надлежащим образом. Он стремится обратить все эти сбытовые методы и приемы на пользу собственной фирме.

Многие поставщики товаров промышленного назначения, зная это, используют идею о предоставлении помощи покупателю для организации сбыта своей продукции. Реклама товаров промышленного назначения и мероприятия по стимулированию их сбыта также часто строятся вокруг этой центральной идеи.

По-видимому, важнейший вид технической помощи, который типичный закупщик промышленной фирмы может получить от сбытовой службы поставщика или из его сбытовой литературы, – это информация. Информация может касаться нескольких предметов, важнейшим из которых является предлагаемый данным поставщиком товар или услуга.

Закупщики надеются на точность и аккуратность этой информации. Если представитель службы сбыта не может дать ответ на поставленный вопрос, он должен признать это и оперативно получить нужную покупателю информацию. Ни сбытовой агент, ни автор рекламных текстов не смогут представить информацию о товаре надлежащим образом без знаний в области техники и достаточного знакомства с материалами, методами изготовления, характеристиками, областями применения и эксплуатационными показателями данного товара.

Закупщик промышленной фирмы ждет от представителя службы сбыта информации о новых товарах, причем не только представляемой им фирмы, но и других поставщиков. Это очень важное условие технической помощи в области закупочной деятельности. Информация этого рода может содержаться в рекламных материалах и другой литературе поставщика.

Личные факторы играют не последнюю роль в мотивации закупщиков товаров промышленного назначения благодаря своему влиянию на оценку продавцом помощи поставщика в области сбыта. Бизнес есть бизнес, и закупщики рассматривают свои связи с представителем службы сбыта поставщика как часть бизнеса, однако, если эти деловые контакты приятны, дело пойдет быстрее и легче. Уважение закупщика, выражаемое

54

в том, что посетитель воздерживается от ненужных визитов; явка точно в назначенное время; изложение своего дела быстро и ясно, а также своевременный уход могут быть элементами технической помощи закупки. Признание авторитета отдела закупок и его места в организационной структуре покупателя, выражающееся в том, что представитель службы сбыта, воздерживается от попыток обойти этот отдел, обращаясь непосредственно к конструкторам или производственникам, также представляет собой важный элемент тактики и помощи продавца.

Спрос на изделия или услуги, предлагаемые конкретным поставщиком, может быть существенно повышен при наличии экономии для покупателей за счет использования этих товаров или в результате методов организации их сбыта. Обычно руководитель службы закупок представляет руководству фирмы отчет о достигнутой экономии. Как правило, в нем нет упоминаний о простом снижении цен, если только оно не было достигнуто лишь данной фирмой или не было результатом проведенного отделом закупок уторгования цены. Обычно в докладе упоминается об экономии, достигнутой за счет замены одного закупаемого товара другим или от изменения метода его покупки и поставки, оказавших положительное влияние на себестоимость продукции фирмыпокупателя.

Экономия от использования материалов. Покупатель может предпочесть определенный материал или машину, сокращающие себестоимость материалов, используемых в готовом изделии.

Экономия рабочей силы. Материал или машина могут быть выбраны покупателем из-за экономии рабочей силы. Экономия рабочей силы может быть достигнута и за счет сокращения объема работ по техническому обслуживанию или обработке материала.

Экономия в процессе обработки. Материал или единица оборудования могут быть куплены благодаря легкости обработки или в связи с тем, что они предохраняют более дорогое оборудование от повреждений.

Экономия на транспортных расходах. Экономия как стимул покупки может проявиться в меньших затратах на перевозку готовых изделий.

55

Экономия времени. Особенно сильным побудительным мотивом для покупателей товаров промышленного назначения является возможность увеличения выпуска продукции за единицу времени. Это часто приводит к значительному сокращению себестоимости.

Увеличение производительности само по себе является побудительным мотивом. Оно особенно важно в периоды высокой деловой активности, когда заводы-покупатели работают на полную мощность. Тем не менее, когда деловая конъюнктура ухудшается, и промышленные фирмы ищут пути снижения себестоимости, увеличение производительности, вызывающее сокращение себестоимости в расчете на единицу выпускаемой продукции, продолжает сохранять свою притягательную силу.

Экономия на производственных запасах. Поставщик товаров промышленного назначения может получить преимущество, если даст возможность сократить размер материально-производственных запасов покупателя.

Экономия от большей безопасности. В некоторых случаях безопасность выступает сильным побудительным мотивом покупки товаров промышленного назначения. Безопасность важна для покупателя из чисто коммерческих соображений, поскольку она сокращает расходы на страхование, повышает производительность рабочих, сокращает брак и снижение выпуска продукции, неминуемо сопровождающие каждый несчастный случай.

Надежность источников снабжения и выбор поставщиков.

Надежность источника снабжения жизненно важна для специалиста, производящего закупку. При возникновении перебоев с поставкой товара могут случиться простои. Угроза перебоя может заставить закупщика купить необходимый ему товар у поставщика, с которым он обычно не имеет дела, причем такие закупки бывают весьма дорогими.

Несмотря на все усилия поставщика, поставка его товаров потребителям может оказаться прерванной в результате забастовок, несчастных случаев, пожаров или стихийных бедствий. Вследствие этого нельзя чувствовать себя совершенно уверенно, имея только одного

56

поставщика. Естественно, если материал, узел или машина изготовляются по индивидуальному заказу покупателя и особенно требуют для своего изготовления специального оборудования, а производственный цикл отличается продолжительностью, то покупатель не имеет выбора и вынужден ориентироваться на одного поставщика.

При отсутствии подобных ограничивающих факторов закупщик в большинстве случаев покупает нужный ему товар, по крайней мере, у двух поставщиков. Один из них, вероятно, будет при этом основным, но не единственным. Это обстоятельство имеет огромное значение для поставщика товаров промышленного на значения, поскольку оно не только ограничивает объем его поставок отдельно взятому покупателю, но и общий объем его сбыта на рынке данного товара.

В большинстве случаев заказы размещаются закупщиками по признаку товара. Некоторые из них подходят к этому делу механически и устанавливают лимит поставки нужного им количества товара для всех поставщиков. Это нельзя назвать разумным подходом, поскольку он ставит в одинаковое положение хорошего поставщика с поставщиком, у которого деловые интересы диверсифицированы, и не создает для поставщиков заинтересованности в улучшении имеющихся у него товаров и в разработке новых.

Для руководителя службы сбыта товаров промышленного назначения представляется целесообразным изучить политику его крупнейших потребителей в отношении обеспечения надежности и непрерывности снабжения и с учетом этого планировать свои сбытовые мероприятия. В противном случае его время, деньги и усилия будут затрачены в пустую в погоне за объемом сбыта, который объективно недостижим.

3.2. Разработка программы закупок

Процесс разработки программы закупок состоит в определении вида и количества материалов, закупаемых на различных рынках, а также времени закупки того ли иного вида материалов.

При этом рассматриваются следующие вопросы:

57

1.Какие виды исходных материалов, следует приобрести и в каких сочетаниях?

2.Какими свойствами (в особенности с точки зрения качества) должен обладать каждый вид материала?

3.Как распределить во времени объемы закупок на рынках сырья и

материалов?

Первым этапом является определение видов закупаемых материалов, т.е. их ассортимент. Ассортимент исходных материалов для производства зависит от целей деятельности предприятия и специфики изготавливаемой и сбываемой продукции. Особую роль играет глубина производственных процессов на предприятии.

Глубина производственных процессов на предприятии определяется в зависимости от решения альтернативы «производить – закупать», т.е. от выбора между самостоятельным производством или приобретением на стороне.

Такой выбор, однако, относится не к вопросу о необходимости закупки как таковой, а к вопросу о необходимости приобретения отдельных видов исходных материалов. Решение принимается не о том, нужна ли закупочная деятельность вообще, а о том, что должно приобретаться. Так, при самостоятельном производстве какого-либо исходного компонента задачей закупки становится приобретение необходимых для такого производства материалов. Функция закупки при этом не исчезает, изменяется содержание программы снабжения (как правило, в сторону увеличения закупаемых наименований материалов).

Альтернатива «производить – закупать» не ограничивается приобретением материалов. Для других исходных факторов производства типичными вопросами являются следующие:

-производить ли самостоятельно нужные предприятию машины, оборудование, приспособления?

-приобретать работы или услуги на стороне или выполнять их силами собственных сотрудников?

-приобретать ли информацию из внешних источников или собирать ее самостоятельно? В последнем случае используется собственный персонал.

58

Решения о степени глубины производственного процесса влияют на деятельность предприятия в долгосрочной перспективе, так как связаны с необходимостью наращивания или сокращения производственных мощностей. Тем не менее, решение «производить – закупать» касается в некоторых случаях и текущей деятельности предприятия. В частности, в случае, когда из-за ограниченных мощностей невозможно производство необходимого количества комплектующих и требуются временные закупки на стороне. При этом одновременно используются оба варианта (самостоятельное производство и закупки) и решение принимается лишь относительно соотношения производимой и приобретаемой продукции.

Выбор между самостоятельным производством и закупкой на стороне требует тщательного анализа, основывающегося на сравнении не только стоимостных показателей по обоим вариантам, но и таких важных параметров, как качество, наличие необходимых объемов и обеспечение надежного графика поставок. В случае перехода от закупки материалов к их самостоятельному изготовлению говорят об обратной интеграции. В другой же ситуации функции производства передаются поставщику. При этом зачастую необходимо (или, по меньшей мере, целесообразно) обеспечивать поставщика технической документацией, спецификациями, а иногда и оборудованием. Последний случай носит название «делегирования мощностей».

Широко обсуждающаяся с начала 90-х годов XX века концепция гибкого производства в качестве ключевого элемента предполагает максимальное использование производства отдельных компонентов. Путем снижения глубины производства достигаются, в частности, большие возможности гибкого изменения количества и сроков поставки. В Европе и США был разработан вариант этой концепции, отличающийся следующими особенностями. Во-первых, предметом договора поставки являются уже не только отдельные компоненты, но и системные элементы готовой продукции. Во-вторых, поставщик не только выступает в качестве дополнительной, делегированной производственной мощности, но и является участником разработки и изготовления продукции.

59

Для обеспечения этой деятельности создаются объединенные группы из специалистов предприятия-поставщика и предприятия-заказчика, которые в процессе совместных инженерно-конструкторских исследований разрабатывают продукт и оборудование для его изготовления, т.е. технология производства разрабатывается одновременно с конструированием будущего изделия. Высокий уровень технологичности и сложности продукта в некоторых случаях обусловливает тесную взаимозависимость сторон, которая в известных пределах исключает конкуренцию с другими участниками рынка.

Понятие гибкого производства возникло в процессе исследований, проведенных Массачусетским технологическим институтом. Предметом исследования являлось производство автомобилей в разных странах. В результате были выявлены типичные различия между американскими и европейскими производителями, с одной стороны, и японскими – с другой. Если в первом случае преобладала классическая полная сборка с ярко выраженным разделением операций и ориентацией на массовое производство, то в Японии в производстве было задействовано меньше рабочей силы, производственных площадей, капиталовложений, а также тратилось меньше времени на НИОКР и само изготовление продукции. Приводящее к таким результатам производство получило название «гибкого производства». Оно включает в себя не только стратегию максимального использования крупных компонентов, изготовленных и собранных поставщиками, при изготовлении продукции, но и специальную концепцию организации и управления деятельностью предприятия в целом.

Одновременная разработка изделия и будущей технологии (синхронный инжиниринг) изготовления приводит к сокращению времени на подготовку производства, а также к устранению узкоспециализированного мышления в процессе совместных инженерно-конструкторских работ, которые проводятся группами, в которые входят представители различных отделов предприятия с привлечением представителей от поставщиков. Результатом таких работ должны, в частности, стать эффективные, практически легко внедряемые технические решения. При планировании

60

производственной программы, в которое входит и планирование закупок, предприятие стремится предложить, несмотря на средние и малые объемы производства, определенную широту ассортимента продукции. Для обеспечения экономии на масштабах при производстве используются взаимозаменяемые компоненты (модули) продукции.

Определение характеристик закупаемых объектов. При определении характеристик закупаемых объектов необходимо учитывать, что каждый из них призван выполнять в процессе производства определенную функцию. Поэтому при приобретении, например, сырья задача закупки состоит не в том, чтобы обеспечить наличие сырья определенного вида и качества по заданной спецификации. При более широком понимании проблемы задачей закупки является приобретение объектов (характеристики которых не определены заранее), отвечающих тем или иным требованиям процесса производства. Таким образом, приобретается не заранее заданный вид производственного фактора, а определенная его способность участвовать в процессе производства. Впоследствии с помощью анализа предлагаемых на рынке товаров выявляются те из них, качество которых позволяет достичь желаемого результата при изготовлении продукции предприятия.

Для определения степени выгодности использования тех или иных материалов часто применяют метод стоимостного анализа.

Стоимостной анализ представляет собой нормативный метод, с помощью которого достигается снижение издержек и, соответственно, снижение стоимости продукта.

Отправной точкой в данном методе служат исходные материалы для производства. Для каждого из них определяются функции, которые тот или иной материал выполняет в ходе производственного процесса. На следующем этапе стремятся (абстрагируясь от используемого ранее вида материала) найти способы выполнения данных функций с минимальными затратами. На основе этого выясняются конкретные виды материалов, которые необходимо закупить.

Исследование характеристик конкретных видов материалов составляет лишь часть задач по спецификации товаров, приобретаемых у

61

поставщиков. Для выработки оптимальной программы закупок особенно важно проанализировать взаимовлияние различных видов приобретаемых товаров. В ходе такого анализа устанавливаются зависимости между отдельными группами товаров. По аналогии со сферой сбыта различают два типа взаимовлияния:

-взаимовлияние, вызванное условиями продажи;

-внутрипроизводственные взаимовлияния.

Взаимовлияние предложения двух разных товаров, вызываемое условиями продажи, наблюдается в случае, когда спрос на первый товар вызывает изменение условий предложения второго. Простейшим примером служит продажа двух видов товаров одним поставщиком. При покупке первого товара покупка второго становится относительно более выгодной по сравнению с закупкой его у другого поставщика. Экономится время и упрощаются процедуры размещения заказа на второй товар, облегчается его доставка, общая сумма поставки дает право на скидку за количество. В качестве других примеров можно рассматривать следующие ситуации:

-требуется закупить разные товары в определенном строгом соотношении по ассортименту, когда комплектация партии у поставщика соответствует данному соотношению;

-хотя закупка производится у разных поставщиков, действуют они в одном регионе, что дает преимущества при доставке.

Внутрипроизводственные взаимовлияния возникают при хранении приобретенных товаров и их использовании в производстве. Так, размеры и габариты, а также форма упаковки различных видов материалов могут облегчить или затруднить хранение и транспортировку. Процесс их переработки может протекать без проблем, а может быть затруднен в связи с различным уровнем качества материалов, разницей в стандартах и даже в цвете материалов. Для создания резервных запасов на производстве особенно важным является вопрос взаимозаменяемости материалов в случае нехватки какого-либо из них.

Определение спроса на сырье и материалы во временном разрезе.

Определение спроса на сырье и материалы во временном разрезе

62

представляет собой проблему, которую приходится решать постоянно. В противоположность этому планирование закупок по видам материалов осуществляется периодически.

Решение о том, когда необходимо осуществить закупки определенного количества сырья и материалов, зависит, главным образом, от хозяйственных и формальных целей предприятия. С хозяйственной точки зрения объем потребности в исходных материалах и сроки их поступления важны для производственных подразделений и внешних потребителей, к тому же могут возникать другие количественные ограничения со стороны поставщиков. В качестве формальной цели закупки может выступать, например, наиболее благоприятное с точки зрения издержек покрытие определенной количественной потребности в определенный период времени. Достижение формальной цели приводит к тому, что выбирается определенная периодичность поставок по времени с учетом экономии издержек закупки или заданная потребность по периодам пересматривается с целью увеличения запасов при ожидании удорожания сырья и материалов, а также для повышения надежности снабжения и исключения фактов отсутствия определенных видов сырья и материалов. Так как важнейшие компоненты названной проблемы можно выразить количественно, то открывается широкое поле для оптимизационных расчетов.

Основой оптимизационных расчетов является предпосылка о том, какие принципы организации закупок будут использованы. Принцип организации закупок определяет возможности оптимизационных расчетов

взакупках. Различают:

-поддержание необходимых запасов;

-отдельные закупки по мере возникновения потребности;

-синхронность поставки по мере использования.

Принцип поддержания необходимых запасов базируется на том обстоятельстве, что невозможно прогнозировать абсолютно точно по времени использования сырья и материалов. Этот принцип является применимым там, где потребность рассчитывается приблизительно и на длительный период времени (например, на один год) и где объемы

64

потребность в каждом виде сырья, материалов, а также промежуточной продукции (незавершенного производства) складывается из двух частей:

-объем, который непосредственно должен поступать на рынки сбыта готовой продукции, а также для образования собственных резервов (первичная потребность);

-объем, используемый для изготовления промежуточной или конечной продукции (вторичная потребность).

При определении потребности наиболее целесообразно использовать нормативный метод, основанный на нормах расхода и программе выпуска продукции или выполнения работ, при этом используется следующая формула:

где V – потребность в материале;

Hi – норма расхода материала на единицу продукции или выполняемых работ;

Qi – программа выпуска i-го вида изделий или выполнения работ;

m – количество изделий или видов работ, для производства которых требуется данный материал.

Прогнозирование потребности на основе расхода сырья и материалов основывается на предположении о том, что их расход в прошлых периодах и будущая потребность в них зависят от некоторых неизвестных, но принципиально не изменяющихся величин.

Таким образом, на основе анализа расхода материалов в прошлых периодах выявляются закономерности и основной прогнозный тренд, включая сезонные колебания. Исходя из этих закономерностей, с помощью различных методов прогнозируется потребность на планируемый период.

В некоторых случаях применяется сочетание методов прогнозирования, например: экстраполяции и экспертных оценок.

После определения потребности в материальных ресурсах разрабатываются собственно план закупок (баланс закупок предприятия). Он составляется по продукции, закупаемой в больших объемах и часто

65

поступающей на предприятие (преимущественно на основании заключенных договоров поставки).

Баланс закупок может быть представлен в виде следующей формулы:

где РП – потребность в материале на выполнение производственной программы (на товарный выпуск);

РНЗП – потребность на изменение незавершенного производства; РНТ – потребность на научные исследования и опытные образцы; РРЭН – потребность на ремонтно-эксплуатационные нужды;

РПЗ – потребность на переходящий запас (устанавливается на уровне средней нормы производственного запаса) на конец планируемого периода;

ООЖ – ожидаемые остатки продукции на складе отдела закупок на начало планируемого периода;

Э и М – это, соответственно, планируемые экономия и мобилизация материального ресурса;

В – продукция, которую необходимо закупить на стороне. Ожидаемые остатки (ООЖ) определяются по следующей формуле:

где ОФ – фактические остатки данного материала на момент составления баланса;

ВОЖ и РОЖ – это, соответственно, ожидаемые поступление и расход материала, с даты установления фактического остатка и до начала планового периода.

Порядок согласования плана закупок сырья и материалов со сметой затрат на производство представлен на рис. 3.1.

1. Передача данных о рыночных ценах на материальные ресурсы, полученных отделом закупок в результате изучения рынка сырья и материалов.