Исмаилова

СЕВЕРО-КАВКАЗСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «ВСЕРОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЮСТИЦИИ (РПА МИНЮСТА РОССИИ)» в г. МАХАЧКАЛЕ

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ»

Махачкала 2017

Печатается по решению учебно-методического совета СевероКавказский институт (филиал) ВГУЮ (РПА Минюста России).

Составитель:

Исмаилова Нупайсат Пахрудиновна – доцент кафедры гуманитарных и со-

циально-экономических дисциплин Северо-Кавказский институт (филиал) ВГУЮ (РПА Минюста России), кандидат физико-математических наук.

Рецензенты:

Яхьяев Мухтар Яхьяевич – заведующий кафедрой философии ДГУ, доктор философских наук, профессор

Рамазанова Пати Казихановна – заведующий кафедрой гуманитарных и соци- ально-экономических дисциплин Северо-Кавказского института (филиал) ВГУЮ (РПА Минюста России), кандидат филологических наук, доцент

Учебно-методическое пособие содержит практические задания, способствующие усвоению разделов курса «Электронный документооборот».

Учебно-методическое пособие рассчитано на студентов юридического факультета высших учебных заведений.

Учебно-методическое пособие обсуждено и одобрено кафедрой гуманитарных и социально-экономических дисциплин Северо-Кавказский институт (филиал) ВГУЮ (РПА Минюста России) 29 августа 2017 года.

© Исмаилова Н.П., 2017 © Северо-Кавказский институт (филиал)

ВГУЮ (РПА Минюста России), 2017

2

ВВЕДЕНИЕ

Курс "Электронный документооборот" имеет целью формирование юридического мировоззрения у студентов, подготовка специалиста, обладающего высоким уровнем теоретических знаний в области электронного документооборота, необходимых для углубленного изучения других юридических дисциплин и успешного применения этих знаний в последующей практической деятельности.

Знания, умения и навыки, полученные студентами при изучении дисциплины «Электронный документооборот», позволит им пользоваться изученными стандартизированными терминами делопроизводства; производить регистрацию документов; индексировать документы; оформлять реквизиты документов в электронном виде; методами самостоятельной работы с научной литературой и технической документацией по вопросам применения СЭД; основными понятиями делопроизводства; навыками подготовки организационно-распорядительных документов в электронном виде; приемами использования основных возможностей СЭД.

3

Тема 1. Терминология делопроизводства. Понятие и структура документооборота

1.Основные понятия делопроизводства.

2.Три формы организации документооборота.

I

Основные понятия делопроизводства нормативно закреплены в стандарте ГОСТ, который представлен как Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября

2013 г. N 1185-ст).

Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целе-

направленно обеспечивающая функции управления документами. Документирование: Запись информации на носителе по установленным

правилам.

Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Носитель (документированной) информации: Материальный объект,

предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

Реквизит документа: Элемент оформления документа.

Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа.

Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

Текст документа: Основная содержательная часть документа. Документооборот: Движение документов в организации с момента их со-

здания или получения до завершения исполнения или отправки.

Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

4

Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

Конвертирование (электронных документов), конвертация (электрон-

ных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Миграция (электронных документов): Перемещение электронных доку-

ментов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

Организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

-централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ);

-максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

-маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

-однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

-организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

-вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

5

-исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

-снижение уровня подписания документов.

II

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочноинформационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы дело производства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

6

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

Всоздании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

Вкаждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Современный документооборот организации формируется в результате организованного “слияния” трех самостоятельных информационных потоков, по которым “путешествуют” внутренние документы, входящие документы и исходящие документы. Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток — перемещение документов внутри предприятия.

К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов. Иными словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности предприятия.

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

1. Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение).

2. Разработка проекта документа.

7

3.Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами.

4.Корректировка документа по результатам согласования и его оформле-

ние.

5.Проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение.

6.Тиражирование и регистрация документа.

7.Доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен (до исполнителей).

8.Исполнение и контроль исполнения документа.

9.Прием исполненного документа, снятие с контроля.

10.Помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним (включая передачу документа в другое подразделение или службу организации, а также его отправку за ее пределы), текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Входящие документы — это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи.

Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом:

1.Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия.

2.Первичная обработка (распаковка, счет, сортировка).

3.Регистрация.

4.Подготовка на доклад (разметка, укладка).

5.Рассмотрение, оформление резолюций.

6.Регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения.

7.Отправка на исполнение (доведение до сведения соответствующих должностных лиц, включая кадровую службу предприятия).

8.Исполнение и контроль исполнения документа.

9.Прием исполненного документа, снятие с контроля.

10.Помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Исходящие документы — это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников).

Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит следующим образом:

1.Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение).

2.Разработка проекта документа.

3. Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами.

8

4. Корректировка документа по результатам согласования и его оформле-

ние.

5.Проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение.

6.Тиражирование и регистрация документа.

7.Упаковка и отправка (рассылка) документа.

8.Помещение второго экземпляра документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка

регистрации документов.

Регистрация — один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых — после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информацион- но-справочной работы по документам.

Литература для самостоятельной работы:

Основная

1.Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс]: учебник/ Н.Н. Куняев [и др.].— Электрон. текстовые данные.— М.: Логос, 2013.— 452 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/9083.— ЭБС «IPRbooks»

2.Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: учебник/ Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А.— Электрон. текстовые данные.— М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.— 392 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/10497.— ЭБС «IPRbooks»;

3.Терехова Л.А. Электронное правосудие [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Терехова Л.А.— Электрон. текстовые данные.— Омск: Омский государственный университет, 2013.— 107 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/24964.— ЭБС «IPRbooks»

Дополнительная

1. Романов Д.А. Правда об электронном документообороте [Электронный ресурс]/ Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.— Электрон. текстовые

9

данные.— М.: ДМК Пресс, 2008.— 224 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/7633.— ЭБС «IPRbooks»;

2.Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота [Электронный ресурс]/ Глик Д.И.— Электрон. текстовые данные.— М.: Горячая линия бухгалтера, 2006.— c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/846.— ЭБС «IPRbooks»;

3.Смирнова Г.Н. Электронные системы управления документооборотом [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Смирнова Г.Н.— Электрон. текстовые данные.— М.: Евразийский открытый институт, Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004.— 116 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/11135.— ЭБС «IPRbooks»;

4.Исакова А.И. Информационные технологии [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Исакова А.И., Исаков М.Н.— Электрон. текстовые данные.— Томск: Эль Контент, Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники, 2012.— 174 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/13938.— ЭБС «IPRbooks»;

5.Смирнова Г.Н. Проектирование электронных систем управления документооборотом [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Смирнова Г.Н.— Электрон. текстовые данные.— М.: Евразийский открытый институт, Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004.— 127 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/11087.— ЭБС «IPRbooks»,

ТЕСТ

1. Электронный документооборот – это:

-материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде

испециально предназначенный для еѐ передачи во времени и пространстве;

-движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение;

-электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

-отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения и использования архивных документов.

2.На какие документопотоки делится документация:

- письма, распоряжения, договора; - договора, документы органов власти;

- входящие, исходящие, внутренние документы; - обращения граждан (жалобы, предложения и заявления).

3.Регистрация электронных документов – это:

10