Исмаилова

-предоставление широкополосного доступа к сети Интернет по защищённым каналам связи для администраций центров субъектов Российской Федерации

-организация высокоскоростного обмена документированной информацией между муниципальными образованиями и центрами субъектов Российской Федерации

Одной из функций головного узла межведомственного электронного документооборота является -

-предоставление широкополосного доступа к сети Интернет по защищённым каналам связи для администраций центров субъектов Российской Федерации

-организация высокоскоростного обмена документированной информацией между муниципальными образованиями и центрами субъектов Российской Федерации

-обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота

41

СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ

Тема 1.

Терминология делопроизводства. Понятие и структура документооборота.

1.Документированная информация, документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

2.Текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

3.Письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

4.Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

5.Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

6.Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее до-

кумент.

7.Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

8.Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деяётельности организации.

9.Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

10. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

11. Входящие документы – это документы, поступающие в организацию извне.

12. Исходящие документы – это официальные документы, отправляемые из организации.

13. Внутренние документы организации - официальные документы, созданные данной организацией и не выходящие за её пределы.

14. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

15. Индексация документов - проставление на входящих, исходящих и внутренних документах их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления (исполнения) и хранения документов.

42

Тема 2.

Значимость автоматизации документооборота

изаконодательство в данной сфере

1.Факторы, повышающие общую эффективность работы организации при

использовании системы электронного документооборота:

1.1.Производительность труда работников, использующих в процессе работы или создающих различные документы увеличивается на 20-25%.

1.2.Стоимость архивного хранения электронных документов ниже стоимости хранения документов на бумажных носителях на 80%.

1.3.При переходе на электронные хранилища документов освобождаются дорогостоящие офисные площади, занимаемые бумажными архивами.

1.4.Снижаются затраты на копирование и доставку документов.

1.5.Реализация возможности одновременной коллективной работы с любым конкретным документом (что принципиально невозможно при ведении делопроизводства на бумажных носителях).

1.6.Реализация возможности моментального поиска документов по различным пользовательским запросам, быстрое согласование создаваемых документов и их доставка исполнителям.

1.7.Высокого уровня безопасности хранимой и передаваемой в рамках сэд информации за счет регистрации и идентификации пользователей, а также разграничения их прав доступа к документам.

1.8.Обеспечение эффективного автоматизированного контроля за исполнением документов.

2. Основные функции системы электронного документооборота:

2.1.Документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов).

2.2.Осуществление движения документов (обеспечение передачи, обработки, хранения, поиска, исполнения документов и списания их в архив)

2.3.Архивное хранение документов (систематизация материалов, поиск и временная выдача документов, выделение единиц хранения для уничтожения).

Тема 3 Понятие и принципы функционирования

систем электронного документооборота и баз данных

1.Электронный документооборот - движение документов в электронном виде между подразделениями организации, должностными лицами и исполнителями в процессе их работы с этими документами.

2.Система электронного документооборота (СЭД) - комплекс телекоммуникационных, технических и программных средств, реализующий электронный документооборот в автоматизированном режиме, включая хранение и поиск электронных документов.

3.Требования к СЭД:

43

3.1.Функциональная полнота - СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства организации – от принятия решения на создание документа до его отправки в архив.

3.2.Информационная многоформатность - СЭД должна поддерживать следующие форматы электронных документов: текстовая информация, электронные таблицы, видеоизображения, аудиоданные, Web_документы.

3.3.Настраиваемость – в СЭД должна быть реализована настраиваемость системы на существующую организационно-штатную структуру организации и действующие в ней правила делопроизводства.

3.4.Программная совместимость – планируемые к применению программные средства СЭД должны быть совместимы с уже используемыми в организации функциональными информационными системами.

3.5.Разграничение прав - в СЭД должно быть реализовано строгое разграничение прав доступа пользователей системы к различным документам в зависимости от компетенции конкретного пользователя и назначенных ему полномочий.

3.6.Использование электронной подписи - правовой статус передаваемых посредством СЭД документов и относящихся к ним резолюций должностных лиц должен обеспечиваться применением средств электронной подписи, интегрированных в данную систему.

4.База данных (БД) - поименованная совокупность структурированных, взаимосвязанных данных, относящихся к определенной предметной области.

5.Конечный пользователь базы данных - специалист, работающий в данной предметной области, который может вводить новую информацию в базу, корректировать её или искать необходимые ему сведения как непосредственно, так и

спомощью специальной прикладной программы (программного комплекса).

6.Система управления базой данных (СУБД) - совокупность специальных программных средств и внутренних языковых средств (язык описания структуры базы и манипулирования данными), необходимых для создания и поддержания базы в актуальном состоянии.

7.Централизованная БД - физически размещается на внешних носителях одной вычислительной системы. Доступ к такой базе имеют только пользователи этой системы.

8.Распределенная БД - состоит из нескольких сегментов (частей), которые могут в информационно-логическом смысле пересекаться, но физически они хранятся на различных компьютерах, объединённых в вычислительную сеть.

9.Файл-сервер - один из компьютеров, подключённых к ЛВС (обычно самый мощный и оснащённый накопителями информации большого объёма), выделяемый в качестве центрального для выполнения функций сервера файлов, на котором размещается централизованная БД.

10.Клиент-сервер – архитектура при которой центральная база данных размещается на специально выделенном мощном компьютере (сервере базы данных), а пользователи направляют свои запросы на необходимую им информацию с рабочих станций, подключённых к сети. При этом, запросы пользователей содержат критерии, условия, которым должна удовлетворять необходимая ин-

44

формация, а вся работа по поиску, выборке и преобразованию информации ведётся на сервере базы данных.

Тема 4 Основные характеристики

систем электронного документооборота

1.Открытость систем электронного документооборота – свойство, позволяющее добавлять к уже функционирующей системе новые функции или и модернизировать имеющиеся.

2.Интеграция системы электронного документооборота с прикладным программным обеспечением – настройка, осуществляемая на этапе инсталляции клиентской части СЭД, результатом которой для пользователя является расширение возможностей тех обычных прикладных программ, которыми он привык пользоваться в процессе своей работы.

3.Шаблон регистрационной карточки для конкретного вида документов – электронная графическая модель документа данного вида, наглядно отображающая все необходимые поисковые реквизиты.

4.Маршрутизация документов – обеспечение средствами СЭД автоматизированного перемещения каждого документа между подразделениями и должностными лицами по определённому маршруту, установленному для каждого вида документов.

5.Свободная маршрутизация – такой способ маршрутизации, при которой любой сотрудник, которому направлен конкретный документ, имеет право, закончив работу с данным документом, как направить его далее по заранее намеченному маршруту, так и изменить указанный маршрут, направив документ другому сотруднику по своему усмотрению.

6.Жесткая маршрутизация - такой способ маршрутизации, при которой пользователям не предоставляется право на произвольное изменение маршрута, изначально определённого для каждого документа.

7.Аннотирование документов - составление короткого текста, прикрепляемого к каждому документу, содержащего назначение документа, описание его структуры и тематики.

8.Управление версиями документов – обеспечение средствами СЭД возможности одновременной работы с любым документом нескольких пользователей, каждый из которых в процессе согласования может внести в текст документа свои коррективы, создав тем самым его новую версию.

Тема 5.

Классификация систем электронного документооборота

1. Процессно-ориентированные системы электронного документооборота - предназначены для документационного обеспечения управления каким либо сложным процессом (производственным, торговым, научно-исследовательским и

45

т.д.), в котором участвуют несколько специализированных подразделений или организаций, вертикально или горизонтально интегрированных.

2.Корпоративно-ориентированные системы электронного документооборота – предназначены для создания общей для всех пользователей конкретной организации (корпорации) информационно-технологической инфраструктуры, обеспечивающей коллективную работу с документами, включая их создание, распределенное планирование работ, маршрутизацию, доставку, проведение онлайновых дискуссий, согласование и контроль исполнения.

3.Контентно-ориентированные системы электронного документооборота - обеспечивают работу пользователей не только с документом, как единым объектом, но и с контентом, содержащимся во множестве различных документов и других источниках (включая Web-контент), что повышает эффективность работы коллектива сотрудников, объединённых работой по определённому направлению или теме.

4.Системы управления информацией - информационные порталы, которые обеспечивают: формирование, хранение, и доставку пользователям агрегированной информации через различные сети, включая Интернет, а также поиск тематической информации для пользователя по его запросам с учётом сферы профессиональных интересов данного пользователя, определяемых на основе его предыдущих запросов.

Тема 6 Системы электронного документооборота

в российском информационном пространстве

1.Система электронного документооборота «Дело» - разработана компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС) и реализует базовые функции СЭД, включая: регистрацию документов, создание и редактирование регистрационных карточек, поиск документов по пользовательским запросам, ввод заданий и резолюций, связанных с документами, генерация отчетов.

2.Система «БОСС-Референт» - разработанна компанией АйТи в программной среде Lotus Notes и реализует функции: размещение документов в централизованном хранилище, поиск документов по запросам пользователей, доставка сложных документов, представленных в любых форматах, разграничение прав доступа к документам.

3.Система «Евфрат» - разработанна компанией CognitiveTechnologies и предназначена для работы под управлением ОС MS Windows различных версий и обеспечивает комплексную автоматизацию делопроизводства.

4.Система «Effect Office» - разработанна компанией Гарант Интернэйшнл и предназначена для автоматизации документооборота в малых и средних по объёму делопроизводства организациях, предъявляет минимальные требования к мощности локальной вычислительной сети и способна выполнять базовые функции СЭД при одновременной работе до 100 пользовательских рабочих станций.

46

5.Система «LanDocs» - разработанна компанией Ланит и представляет собой 2-х уровневый программный комплекс для автоматизации функциональноспециализированных рабочих мест, объединённых в общую локальную вычислительную сеть. Система реализует следующие основные функции: первичная регистрация документов, создание и заполнение регистрационных учетных карточек, сканирование бумажных документов сложной структуры, поиск документов по критериям, заданным пользователем, доставка документов.

6.Система «N.System» - разработанна фирмой «Центр Компьютерных Технологий» на базе Lotus Notes/Domino и содержит следующие основные функциональные модули: Управление делопроизводством, Управление внешними контактами, Управление проектами, Управление персоналом, Информационносправочное обслуживание.

7.Система «Крон» - разработанна компанией Анкей, предназначена для автоматизации делопроизводства и включает следующие компоненты: подсистему хранения, маршрутизации и доставки документов, подсистему регистрации и контроля исполнения документов, почтовую подсистему, интегрированную с Lotus Mail, MS Exchange, средство коллективной совместной работы с версиями документов.

Тема 7 Организация межведомственного электронного документооборота

в Российской Федерации

1.Межведомственный электронный документооборот - взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота.

2.Участники межведомственного электронного документооборота - федеральные органы государственной власти, Администрация Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации.

3.Организатор межведомственного электронного документооборота - Федеральная служба охраны Российской Федерации.

4.Взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота - обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота.

5.Сопроводительная часть электронного сообщения - предназначена для адресации сообщения.

6.Содержательная часть электронного сообщения - представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

7.Принципы построения межведомственного электронного документооборота в Российской Федерации –

8.1.обеспечение технологической возможности использования межведомственного электронного документооборота переменным числом его участников;

47

8.2.применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

8.3.правомерное использование участниками межведомственного электронного документооборота программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;

8.4.обеспечение целостности передаваемой информации;

8.5.минимизация финансовых и временных издержек участниками межведомственного электронного документооборота;

8.6.обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

8.Технические средства головного узла межведомственного электронного документооборота - почтовый сервер, программно-аппаратные средства удостоверяющего центра, средства защиты информации и иные средства программ- но-технического обеспечения электронного взаимодействия.

9.Функции головного узла межведомственного электронного документооборота –

10.1 обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле межведомственного электронного документооборота и передаче по защищенным каналам связи до узлов участников межведомственного электронного документооборота;

10.2.обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

10.Технические средства узла участника межведомственного электронного документооборота – серверное и коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места.

11.Функции узла участника межведомственного электронного доку-

ментооборота -

12.1.обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в защищенный канал связи;

12.2.доставка электронных сообщений, полученных из головного узла межведомственного электронного документооборота, в федеральные информационные системы электронного документооборота адресатов;

12.3.отправка электронных сообщений из федеральных информационных систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота на головной узел;

12.4.хранение электронных сообщений до передачи на головной узел межведомственного электронного документооборота или в федеральную информационную систему электронного документооборота адресата.

12.Функции организатора межведомственного электронного доку-

ментооборота:

13.1. организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;

48

13.2.формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов;

13.3.обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота;

13.4.обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13.5.создание технико-технологической инфраструктуры путем организации каналов связи от головного узла МЭД до узлов участников межведомственного электронного документооборота и создания самих узлов участников.

13. Технические мероприятия обеспечения информационной безопасности межведомственного электронного документооборота:

14.1.организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

14.2.обеспечение целостности обрабатываемых данных;

14.3.обеспечение антивирусной защиты серверов и рабочих станций.

15. Организационные мероприятия обеспечения информационной безопасности межведомственного электронного документооборота:

15.1.контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

15.2.определение должностных лиц участников и организатора межведомственного электронного документооборота, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

15.3.установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле межведомственного электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз;

15.4.установление порядка допуска для проведения ремонтновосстановительных работ программно-технических средств;

15.5.организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников межведомственного электронного документооборота, и технических средств этих узлов.

49

СОДЕРЖАНИЕ

Тема 1. Терминология делопроизводства. Понятие и структура документо-

оборота……………………………………………………………………………...…..4

Тема 2. Значимость автоматизации документооборота и законодательство в данной сфере………………………………………………………………...………..13

Тема 3. Понятие и принципы функционирования систем электронного доку-

ментооборота и баз данных…………………………………………………………18

Тема 4. Основные характеристики систем электронного документооборо-

та………………………………………………………………………………….……23

Тема 5. Классификация систем электронного документооборота………...…..27

Тема 6. Системы электронного документооборота в российском информаци-

онном пространстве……………………………………………………………..…..31

Тема 7. Организация межведомственного электронного документооборота в Российской Федерации…………………………………………………….……….36

Словарь терминов…………………………………………………...………….......42

50