Исмаилова

Тема 6. Системы электронного документооборота в российском информационном пространстве

Предпосылки и условия внедрения СЭД.

Объективные преимущества СЭД настолько высоки, что, несмотря на определённые, применение различных систем этого типа на территории Российской Федерации всё же растёт и довольно большими темпами. Десятки российских компаний занимаются внедрением в различных организациях СЭД как собственной разработки, так и производства известных зарубежных фирм. По мнению экспертов, за прошедшее десятилетие количество внедряемых СЭД в российских государственных органах и различных организациях росло в среднем не менее, чем на

30% в год.

Большой потенциал дальнейшего роста числа организаций, внедряющих СЭД обусловлен перспективами широкого распространения в России средств электронной подписи,

На российском рынке предлагаются как СЭД зарубежных фирм (PC DOCS, Lotus Domino, Document urn, Panagon, DocuLive и др.), так и системы отечествен-

ной разработки (Дело; БОСС-Референт, CompanyMedla; Евфрат; Кодекс: Документооборот, Оптима, Гран^цок, LanDocs; Крон; Effect Office, Ирида и др.).

Отдельно следует отметить, что ряд СЭД отечественного производства созданы и функционируют в среде Lotus Domino/Notes, получившей в России широкое распространение: БОСС-Референт (разработчик - АйТи), Золушка и DISAssistant (разработчик - Институт развития Москвы), CompanyMedia и OfFiceMedia (разработчик - ИнтерТраст), N.System (разработчик - Центр Компьютерных Технологий), Делопроизводство (разработчик - КСК) и др.).

Большинство СЭД российских СЭД относятся к классу процессноориентированных систем (часто с элементами систем управления потоками работ) Несомненным достоинством отечественных СЭД является учет российской специфики делопроизводства, изначально заложенной в логику их функционирования,

Рассмотрим особенности и основные возможности, реализованные в распространённых российских СЭД на примере конкретной системы

Система Directum. Данная система электронного документооборота и управления взаимодействием разработана фирмой Directum в соответствии с концепцией ЕСМ (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами.

Система операется на российские стандарты в сфере делопроизводства и обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия структурных подразделений организации и должностных лиц.

Система Directum включает следующие функциональные модули:

•Управление электронными документами:

создание и хранение различных неструктурированных документов (офисные приложения, графические и мед и аматер и алы, чертежи и пр.), работа с версиями

31

документов, поддержка применения средств электронной подписи, обеспечение автоматизированной работы с каждым документом на всех этапах его жизненного цикла, разграничение прав доступа для пользователей, протоколирование всех выполняемых с документами операций, полнотекстовый и атрибутивный поиск.

•Управление деловыми процессами:

поддержка процессов согласования и обработки документов, автоматизированное формирование заданий и контроль их исполнения, обеспечение взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов, поддержка свободной и жесткой маршрутизации движения документов (workflow).

•Канцелярия:

полное соответствие государственным стандартам в сфере делопроизводства, автоматизированное настраиваемое ведение номенклатуры дел, рассылка и контроль движения бумажных документов, организация обмена между организациями электронными документами, подписанными электронными подписями.

•Управление договорами:

автоматизированная регистрация и согласование договоров и сопутствующих документов, ведение реестров договорных документов и обеспечение оперативной работы с ними.

•Управление совещаниями:

подготовка и проведение совещаний и заседаний (согласование места и времени, состава участников, в т.ч. внешних, повестки), формирование и рассылка протоколов, контроль исполнения решений.

•Управление взаимодействием с клиентами (контрагентами!:

ведение единой базы должностных лиц и организаций-контрагентов (клиентов), истории взаимодействия, переговоров, переписки с ними, сопровождение процесса продаж (приобретений); планирование маркетинговых мероприятий и анализ их эффективности

• Обращения граждан и организаций:

организация работы с обращениями граждан и юридических лиц в соответствии с действующим законодательством. Управление показателями эффективности.

Литература для самостоятельной работы:

Основная

16.Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс]: учебник/ Н.Н. Куняев [и др.].— Электрон. текстовые данные.— М.: Логос, 2013.— 452 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/9083.— ЭБС «IPRbooks»

17.Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: учебник/ Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А.— Электрон. текстовые данные.— М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.— 392 c.—

Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/10497.— ЭБС «IPRbooks»;

32

18. Терехова Л.А. Электронное правосудие [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Терехова Л.А.— Электрон. текстовые данные.— Омск: Омский государственный университет, 2013.— 107 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/24964.— ЭБС «IPRbooks»

Дополнительная

26.Романов Д.А. Правда об электронном документообороте [Электронный ресурс]/ Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.— Электрон. текстовые данные.— М.: ДМК Пресс, 2008.— 224 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/7633.— ЭБС «IPRbooks»;

27.Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота [Электронный ресурс]/ Глик Д.И.— Электрон. текстовые данные.— М.: Горячая линия бухгалтера, 2006.— c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/846.— ЭБС «IPRbooks»;

28.Смирнова Г.Н. Электронные системы управления документооборотом [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Смирнова Г.Н.— Электрон. текстовые данные.— М.: Евразийский открытый институт, Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004.— 116 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/11135.— ЭБС «IPRbooks»;

29.Исакова А.И. Информационные технологии [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Исакова А.И., Исаков М.Н.— Электрон. текстовые данные.— Томск: Эль Контент, Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники, 2012.— 174 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/13938.— ЭБС «IPRbooks»;

30.Смирнова Г.Н. Проектирование электронных систем управления документооборотом [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Смирнова Г.Н.— Электрон. текстовые данные.— М.: Евразийский открытый институт, Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004.— 127 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/11087.— ЭБС «IPRbooks»,

ТЕСТ

Потенциал значительного роста числа российских организаций, внедряющих системы электронного документооборота,-

-имеется лишь в государственном секторе экономики

-обусловлен перспективами широкого распространения в российском информационном пространстве средств электронной цифровой подписи

-объясняется особенностями построения вертикали власти в современ-

ной России

На российском рынке предлагаются:

-системы электронного документооборота исключительно российского производства

33

-системы электронного документооборота исключительно зарубежного производства

-как системы электронного документооборота зарубежных фирм, так и системы отечественной разработки

В среде Lotus Domino/Notes созданы и функционируют:

-многие системы электронного документооборота отечественного про-

изводства

-одна система электронного документооборота отечественного произ-

водства

-только системы электронного документооборота иностранных произ-

водителей

Система электронного документооборота «Дело» -

-разработана компанией Майкрософт, внедрена в зарубежных девелоперских компаниях и применяется для разработки специализированного программного обеспечения для делопроизводства

-разработана компанией АйТи, внедрена в российских представительствах крупных иностранных компаний и реализует функции текстового редактора для документированной информации

-разработана компанией «Электронные офисные системы», функционирует во многих российских органах и организациях и реализует базовые функции СЭД

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» -

-разработанна компанией АйТи в программной среде Lotus Notes и реализует базовые функции СЭД

-разработана компанией Майкрософт, внедрена в большинстве российских IT-компаний и применяется для разработки специализированного программного обеспечения для делопроизводства

-разработана компанией Консультант+, внедрена в российских представительствах крупных иностранных компаний и реализует основные функции справочной правовой системы

Система электронного документооборота «Евфрат» -

-разработана компанией IBM, функционирует под управлением MS Word и предназначена для сжатия документированной информации перед её передачей по каналам связи

-разработана компанией Cognitive Technologies, предназначена для работы под управлением ОС MS Windows различных версий и обеспечивает комплексную автоматизацию делопроизводства

-разработана компанией Cisco для работы в среде Excel и предназначена для криптографической защиты хранящихся в системе и передаваемых документов

Система «Effect Office» -

-разработанна компанией Гарант Интернэйшнл, предназначена для автоматизации документооборота в малых и средних организациях, предъявляет минимальные требования к мощности локальной вычислительной сети и способна

34

выполнять базовые функции СЭД при одновременной работе до 100 пользовательских рабочих станций

-разработаа компанией «Консультант+», предназначена для крупных компаний, поддерживает одновременную работу до 10000 рабочих станций пользователей

-разработанна компанией 1-С для крупных банков и иных кредитных организаций и предъявляет высокие требования к мощности локальной вычислительной сети

Система «LanDocs» -

-разработана компанией «Консультант+», представляет собой совокупность телекоммуникационного оборудования, внешних накопителей данных и технической документации, обеспечивающую автоматизацию рубрицирования правовой документированной информации

-разработана компанией «Кодекс», представляет собой совокупность структурированной на 5-х уровнях программной системы, обеспечивающей работу универсальных рабочих мест разработчиков языков программирования

-разработана компанией Ланит, представляет собой 2-х уровневый программный комплекс для автоматизации функционально-специализированных рабочих мест, объединённых в общую локальную вычислительную сеть

Система «N.System» -

-разработана фирмой «Центр Компьютерных Технологий» на базе Lotus Notes/Domino, предназначена для автоматизации работы делопроизводственных подразделений организаций, независимо от сферы их деятельности

-разработана компанией Майкрософт, функционирует под управлением MS Windows, обеспечивая автоматизацию работы специалистов в сфере логистики

-разработана фирмой Borland, функционирует под управлением транслятора Pascal и обеспечивает эффективное сжатие документированной информации

Система «Крон» -

-разработана компанией «Консультант+», представляет собой совокупность телекоммуникационного оборудования, внешних накопителей данных и технической документации, обеспечивающую автоматизацию рубрицирования правовой документированной информации

-разработана компанией «Кодекс», представляет собой совокупность структурированной на 5-х уровнях программной системы, обеспечивающей работу универсальных рабочих мест разработчиков языков программирования

-разработана компанией Анкей и обеспечивает, в частности, хранение, маршрутизацию и доставку документов с использованием средств электронной цифровой подписи; регистрацию и контроль исполнения документов; коллективную совместную работу с версиями документов

35

Тема 7. Организация межведомственного электронного документооборота в Российской Федерации

Федеральные органы государственной власти осуществляют взаимодействие своих систем электронного документооборота в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота (далее - Положение), утверждённым Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентябри 2009 г. N 754.

Межведомственный электронный документооборот (далее - МЭД) представляет собой взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота. Участниками МЭД являются федеральные органы государственной власти. Администрация Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации. Функции организатора МЭД в соответствии с Положением возложены на Федеральную службу охраны Российской Федерации.

понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в

Электронное сообщение, как единица МЭД, состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

Принципы построения МЭД.

Межведомственный электронный документооборот в Российской Федерации строится в соответствии со следующими основными принципами:

б) применение участниками МЭД совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программнотехнических средств,

в) правомерное использование участниками МЭД программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;

г) обеспечение целостности передаваемой информации; д) минимизация финансовых и временных издержек участниками МЭД;

е) обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации. С точки зрения технологии МЭД осуществляется на основе следующих эле-

ментов:

а) головной узел МЭД, оператором которого является организатор межведомственного электронного документооборота;

б) узлы участников МЭД; в) защищенные каналы связи

Технические средства узла участника МЭД включают в себя серверное и коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места.

Обмен электронными сообщениями при осуществлении межведомственного электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники участников межведомственного электронного документооборота.

36

Организатор МЭД осуществляет следующие функции:

а) организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;

б) формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов;

в) обеспечение эксплуатации технике-технологи ческой инфраструктуры межведомственного электронного документооборота;

г) обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Кроме того, к обязанностям организатора МЭД относится и создание те хн и ко-технологи ческой инфраструктуры МЭД путем организации каналов связи от головного узла МЭД до узлов участников МЭД и создания самих узлов участников МЭД.

Для организации каналов связи в интересах МЭД используются каналы связи организатора МЭД и (или) каналы связи, арендуемые организатором МЭД у операторов связи.

Технические средства узлов участников МЭД передаются Федеральной службой охраны Российской Федерации участникам МЭД на безвозмездной основе во временное пользование. Передача оформляется актом приема-передачи технических средств. Технические средства должны быть расположены в помещениях, обеспечивающих сохранность технических средств и конфиденциальность передаваемой и принимаемой информации.

Обеспечение информационной безопасности Информационная безопасность при осуществлении МЭД обеспечивается

комплексом технических и организационных мероприятий. К техническим мероприятиям относятся:

вирования баз данных, находящихся на головном узле МЭД, а также порядка обновления антивирусных баз;

г) установление порядка допуска для проведения ремонтновосстановительных работ программно-технических средств;

д) организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников МЭД, и технических средств этих узлов.

37

Развитие НЭД в Государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 202(1 годы)

Меры по развитию МЭД запланированы и в Государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)», утверждённой распоряжением Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г, № 1815-р, Так, Перечень основных мероприятий указанной Программы (раздел V) предусматривает, в частности, развитие защищенной системы межведомственного электронного документооборота, в том числе:

интеграцию систем электронного документооборота органов государственной власти на основе единого стандарта, включая создание систем отчетности по работе с документами;

модернизацию ведомственных систем электронного документооборота Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации для обеспечения интеграции с системой межведомственного электронного документооборота на основе единого стандарта.

Литература для самостоятельной работы:

Основная

19.Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс]: учебник/ Н.Н. Куняев [и др.].— Электрон. текстовые данные.— М.: Логос, 2013.— 452 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/9083.— ЭБС «IPRbooks»

20.Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: учебник/ Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А.— Электрон. текстовые данные.— М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.— 392 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/10497.— ЭБС «IPRbooks»;

21.Терехова Л.А. Электронное правосудие [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Терехова Л.А.— Электрон. текстовые данные.— Омск: Омский государственный университет, 2013.— 107 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/24964.— ЭБС «IPRbooks»

Дополнительная

31.Романов Д.А. Правда об электронном документообороте [Электронный ресурс]/ Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.— Электрон. текстовые данные.— М.: ДМК Пресс, 2008.— 224 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/7633.— ЭБС «IPRbooks»;

32.Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота [Электронный ресурс]/ Глик Д.И.— Электрон. текстовые данные.— М.: Горячая линия бухгалтера, 2006.— c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/846.— ЭБС «IPRbooks»;

33.Смирнова Г.Н. Электронные системы управления документооборотом [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Смирнова Г.Н.— Электрон. текстовые данные.— М.: Евразийский открытый институт, Московский государственный

38

университет экономики, статистики и информатики, 2004.— 116 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/11135.— ЭБС «IPRbooks»;

34.Исакова А.И. Информационные технологии [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Исакова А.И., Исаков М.Н.— Электрон. текстовые данные.— Томск: Эль Контент, Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники, 2012.— 174 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/13938.— ЭБС «IPRbooks»;

35.Смирнова Г.Н. Проектирование электронных систем управления документооборотом [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Смирнова Г.Н.— Электрон. текстовые данные.— М.: Евразийский открытый институт, Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004.— 127 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/11087.— ЭБС «IPRbooks»,

ТЕСТ

Межведомственный электронный документооборот -

-создание программного и технического обеспечения для высокоскоростной передачи информации между федеральными органами власти

-разработка нормативной базы и технической документации для обеспечения высокоскоростной передачи информации между федеральными органами власти

-взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота

Участники межведомственного электронного документооборота –

-федеральные органы государственной власти, Администрация Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации

-территориальные органы МВД, прокуратуры, областные (республиканские) суды, органы исполнительной власти субъектов РФ

-Совет безопасности РФ, Центральный банк РФ, государственные корпорации

Организатор межведомственного электронного документооборота –

-Совет Федерации РФ

-Федеральная служба охраны Российской Федерации

-ФСБ России

Взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота –

-обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота

39

-совместная разработка федеральными государственными органами программного и технического обеспечения для высокоскоростной передачи информации между федеральными органами власти

-совместная разработка федеральными государственными органами нормативной базы и технической документации для обеспечения высокоскоростной передачи информации между федеральными органами власти

Сопроводительная часть электронного сообщения –

-содержит специальные коды для расшифровки данного сообщения

-предназначена для адресации сообщения

-предназначена для обеспечения максимального сжатия информации при передаче по каналам связи

Содержательная часть электронного сообщения –

-содержит адресные реквизиты и специальные коды для расшифровки данного сообщения

-записывается на магнитный носитель и передаётся совместно с оригиналом бумажного документа фельдъегерской службой

-представляет собой текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML

Технические средства головного узла межведомственного электронного документооборота –

-почтовый сервер, программно-аппаратные средства удостоверяющего центра, средства защиты информации и иные средства программнотехнического обеспечения электронного взаимодействия

-каналы связи, протоколы передачи данных и линии электропитания, связывающие центры субъектов Российской Федерации

-совокупность рабочих станций, текстовых редакторов и электронных таблиц, обеспечивающая высокоскоростной обмен документированной информацией между центрами субъектов Российской Федерации

Технические средства узла участника межведомственного электронного документооборота –

-каналы связи, протоколы передачи данных и линии электропитания, связывающие центры субъектов Российской Федерации

-совокупность рабочих станций, текстовых редакторов и электронных таблиц, обеспечивающая высокоскоростной обмен документированной информацией между центрами субъектов Российской Федерации

-серверное и коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места

Одной из функций головного узла межведомственного электронного документооборота является -

-обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения

40