Исмаилова
.pdf-установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
-важнейший этап работы с документами и определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
-это максимально рациональное сокращение количества чего-либо путем стандартизации к единой форме;
-организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
4. Учет документов – это:
-важнейший этап работы с документами и определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
-движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение;
-установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определѐнной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении функциональных условий и требований техники безопасности;
-установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.
5. Какие формы регистрации документов существуют?
- журнальная, карточная и автоматизированная; - централизованная, децентрализованная, смешанная;
- учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам;
- альбомная, книжная.
6. Документопоток исходящих документов составляют:
- ответные и инициативные письма; - письма, акты, приказы;
- постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.п.; - документы подведомственных организаций, присылающих первичную
отчетно-учетную документацию и различного рода запросы.
7. Объем документооборота – это:
-это максимально рациональное сокращение количества чего-либо путем стандартизации к единой форме;
-материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде
испециально предназначенный для еѐ передачи во времени и пространстве;
11
-установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
-количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года.
8. Документ – это:
-это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников;
-материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде
испециально предназначенный для еѐ передачи во времени и пространстве;
-совокупность формальных элементов в составе сделки или документа, отсутствие которых лишает сделку или документ юридической силы;
-модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
9. Делопроизводство – это:
-отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения и использования архивных документов;
-отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
-дисциплина, изучающая структуру и общие свойства научной информации, а также закономерности еѐ создания, преобразования, передачи и использования в различных сферах человеческой деятельности;
-это наука об обществе, системах, составляющих его, закономерностях его функционирования и развития, социальных институтах, отношениях и общностях.
12
Тема 2. Значимость автоматизации документооборота и законодательство в данной сфере
1.Преимущества автоматизации документооборота.
2.Основные нормативные правовые акты, регулирующие общественные отношения, возникающие в процессе реализации документооборота в бумажной форме и перехода к автоматизированным технологиям.
Преимущества автоматизации документооборота
Развитие человеческой цивилизации сопровождается резким увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Например, по оценке международных экспертов, в глобальном масштабе в архивах хранится уже более 1.3 трлн. документов, а объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года.
Использование системы электронного документооборота предусматривает формирование данных о ходе исполнения документов в электронном виде и их передачу через компьютерные сети, что позволяет существенно повысить оперативность и качество контроля исполнения документов.
Внедрение системы электронного документооборота даёт возможность сократить сроки решения управленческий задач, повысить качество подготовки документов и общую эффективность управления.
Основные нормативные правовые акты, регулирующие общественные отношения, возникающие в процессе реализации документооборота в бумажной форме и перехода к автоматизированным технологиям.
Правовое регулирование общественных отношений, возникающих в процессе реализации документооборота в бумажной форме и перехода к автоматизированным технологиям осуществляется на основе следующих основных нормативных правовых актов:
1.Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ // СЗ РФ, — 2006. — NS 31 (Ч. 1), — Ст, 3448,
2.Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ // Российская газета. - 1995. - 17 января.
3.Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ // СЗ РФ. - 2004. - № 43 - Ст 4169
4.Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ
//Российская газета. - 2011. - 8 апреля 5 О персональных данных: Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ // СЗ РФ, 2006, N9 31(1 ч.), ст. 3451.
6.Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления: Федеральный закон от
09,02,2009 N5 8-ФЗ // СЗРФ, - 2009. - № 7. - Ст. 776.
7.Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации от 07.02.2008 № Пр-212 // Российская газета. - 2008. - 16 февраля,
8.О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти: постановление Правительства Российской Федерации от
13
28.07.2005 №452 (в последняя редакция - постановление Правительства Российской Федерации от 16.11.2009 N9 936 //СЗ РФ. - 2005. - № 31. - Ст. 3233: Российская газета. – 2009 - 24 ноября.
9.Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти : постановление Правительства РФ от 15.06,2009 NS 477
//РГ. - 2009. - 24июня,
10.Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти, одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации от 27 сентября 2004 г. № 1244-р
11Государственная программа Российской Федерации «Информационное
общество (2011 - 2020 годы)», утверждённая Распоряжением Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815-р
12.О единой системе межведомственного электронного взаимодействия: постановление Правительства Российской Федерации от 08.09.2010 № 697 // СЗ РФ. - 2010. - № 38, - Ст. 4823.
13.Положение о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754
14.О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти: Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р// СЗ РФ.. - 2009. - № 41, - ст, 4818,
15.Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти: постановление Правительства Российской Федерации от 24.11.2009 № 953 // РГ от 02.12.2009 № 229 // СЗ РФ. - 2009. - № 4В. - Ст. 5832.
16.О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и (или) муниципальных услуг, в форме электронных документов: Постановление Правительства РФ от 07.07.2011 N 553// СЗ РФ. - 2011. - № 29. - Ст. 4479
17.ГОСТ Р. 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М. : Изд-во стандартов, 1998.
18.ГОСТ Р, 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов, — М. : Изд-во стандартов, 1997.
Литература для самостоятельной работы:
Основная
4. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс]: учебник/ Н.Н. Куняев [и др.].— Электрон. текстовые данные.— М.: Логос, 2013.— 452 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/9083.— ЭБС «IPRbooks»
14
5.Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: учебник/ Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А.— Электрон. текстовые данные.— М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.— 392 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/10497.— ЭБС «IPRbooks»;
6.Терехова Л.А. Электронное правосудие [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Терехова Л.А.— Электрон. текстовые данные.— Омск: Омский государственный университет, 2013.— 107 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/24964.— ЭБС «IPRbooks»
Дополнительная
6.Романов Д.А. Правда об электронном документообороте [Электронный ресурс]/ Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.— Электрон. текстовые данные.— М.: ДМК Пресс, 2008.— 224 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/7633.— ЭБС «IPRbooks»;
7.Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота [Электронный ресурс]/ Глик Д.И.— Электрон. текстовые данные.— М.: Горячая линия бухгалтера, 2006.— c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/846.— ЭБС «IPRbooks»;
8.Смирнова Г.Н. Электронные системы управления документооборотом [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Смирнова Г.Н.— Электрон. текстовые данные.— М.: Евразийский открытый институт, Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004.— 116 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/11135.— ЭБС «IPRbooks»;
9.Исакова А.И. Информационные технологии [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Исакова А.И., Исаков М.Н.— Электрон. текстовые данные.— Томск: Эль Контент, Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники, 2012.— 174 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/13938.— ЭБС «IPRbooks»;
10.Смирнова Г.Н. Проектирование электронных систем управления документооборотом [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Смирнова Г.Н.— Электрон. текстовые данные.— М.: Евразийский открытый институт, Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004.— 127 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/11087.— ЭБС «IPRbooks»,
ТЕСТ
Один из факторов, повышающих общую эффективность работы организации при использовании системы электронного документооборота заключается в следующем:
-производительность труда работников, использующих в процессе работы или создающих различные документы увеличивается на 20-25%;
-регистрация входящих документов не производится;
-документы печатаются только на одной стороне листа.
15
Один из факторов, повышающих общую эффективность работы организации при использовании системы электронного документооборота заключается в следующем:
-стоимость архивного хранения электронных документов ниже стоимости хранения документов на бумажных носителях на 80%;
-производительность труда работников, использующих в процессе работы или создающих различные документы заметно снижается;
-при переходе на электронные хранилища документов требуются дополнительные дорогостоящие офисные площади.
Один из факторов, повышающих общую эффективность работы организации при использовании системы электронного документооборота заключается в следующем:
-производительность труда работников, использующих в процессе работы или создающих различные документы заметно снижается;
-при переходе на электронные хранилища документов освобождаются дорогостоящие офисные площади, занимаемые бумажными архивами;
-затраты на копирование и доставку документов не меняются.
Один из факторов, повышающих общую эффективность работы организации при использовании системы электронного документооборота заключается в следующем:
-производительность труда работников, использующих в процессе работы или создающих различные документы заметно снижается;
-при переходе на электронные хранилища документов требуются дополнительные дорогостоящие офисные площади;
-снижаются затраты на копирование и доставку документов.
Один из факторов, повышающих общую эффективность работы организации при использовании системы электронного документооборота заключается в следующем:
-производительность труда работников, использующих в процессе работы или создающих различные документы заметно снижается;
-реализуется возможность одновременной коллективной работы с любым конкретным документом;
-повышаются затраты на копирование и доставку документов.
Один из факторов, повышающих общую эффективность работы организации при использовании системы электронного документооборота заключается в следующем:
-реализуется возможность одновременной коллективной работы с любым конкретным документом;
-не может быть реализована возможность одновременной коллективной работы с любым конкретным документом;
-повышаются затраты на копирование и доставку документов.
Один из факторов, повышающих общую эффективность работы организации при использовании системы электронного документооборота заключается в следующем:
16
-не может быть реализована возможность одновременной коллективной работы с любым конкретным документом;
-не может быть реализована возможность одновременной коллективной работы с любым конкретным документом;
-реализуется возможность моментального поиска документов по различным пользовательским запросам.
В состав нормативно-правовой базы электронного документооборота, в частности, входит:
-Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
-Федеральный закон от 12.06.2006 № 85-ФЗ «Об электронных черни-
лах»;
-Указ Президента Российской Федерации от 30.12.2007 «Об электронной индексации документов».
В состав нормативно-правовой базы электронного документооборота, в частности, входит:
-Распоряжение Правительства Российской Федерации от 14.10.2009 № 374 «О правилах электронной регистрации входящих документов»;
-Распоряжение Правительства Российской Федерации от 07.02.2008 № 104 «Об электронных средствах контроля исполнения документов»;
-Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти, одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации от 27 сентября 2004 г. № 1244-р.
В состав нормативно-правовой базы электронного документооборота, в частности, входит:
-Федеральный закон от 12.06.2006 № 85-ФЗ «Об электронных черни-
лах»;
-Распоряжение Правительства Российской Федерации от 14.10.2009 № 374 «О правилах электронной регистрации входящих документов»;
-Государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)», утверждённая Распоряжением Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815-р.
17
Тема 3. Понятие и принципы функционирования систем электронного документооборота и баз данных
Под электронным делопроизводством понимается деятельность, обеспечивающая создание документов в электронном виде и организацию работы с электронными документами в автоматизированном режиме.
Главной целью делопроизводства является надёжная и оперативная реализация документооборота в конкретной организации Основные функции систем электронного документооборота и требования к ним.
К основным функциям СЭД относится: создание, обработка, передаче, контроль движения и исполнения, а также хранение документов в организации на основе использования автоматизированным информационных: технологий.
СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства организации - от принятия решения на создание докуиента до его отправки в архив, системно упорядочивая разнородные потоки документов, циркулирующих между должностными лицами, подразделениями и филиалами данной организации, в том числе, и территориально удалёнными
СЭД должна поддерживать следующие различные форматы электронных документов. Важным требованием к СЭД является настраиваемое^ системы на существующую организзционно-штатную структуру организации и действующие в ней правила делопроизводства, а также на совместимость с применяемыми функциональными информационными системами (бухгалтерской, кадровой, контрольно-ревизионной и т.д.).
В СЭД должно быть реализовано строгое разграничение прав доступа пользователей системы к различным документам в. зависимости от компетенции конкретного пользователя и назначенных ему полномочий.
Правовой статус передаваемых посредством СЭД документов и относящихся к ним резолюций должностных лиц должен обеспечиваться прнненением средств электронной подписи, интегрированных в данную систему
Базы данных, как основа СЭД. Информационно-технологической основой всех современных СЭД являются базы данных: различной топологии, с о- держащие документированную информацию.
База данных (БД) - это поименованная совокупность структурированных, взаимосвязанных данных, относящихся к определенной предметной области.
Основой функционирования любой базы данных: ЯВЛЯЕТСЯ система управления базой данных (СУБД), представляющая собой совокупность специальных программных средств и внутренних языковых средств (язык описания структуры базы, язык манипулирования данными) необходимых для создания и поддержания базы в актуальном состоянии
Если в какой-либо профессиональной информационной системе используются для резных целей одновременно несколько разнотипных баз данных, то на сервере (или серверах) данной системы, будет функционировать, соответственно, и несколько СУБД.
По схеме построения и технологии обработки информации все базы данных подразделяются на централизованные и распределенные,
18
По способу и возможностям доступа к информации различают базы данных с локальным доступом и базы данных с удаленным (сетевым доступом).
Централизованные базы данных с сетевым доступом имеют два варианта архитектуры:
файл-сервер;
клиент-сервер
Разработчики наиболее мощных СЭД при создании своих систем часто в той или иной степени используют концепцию ЕСН (Enterprise Content Management).
Согласно определению ДИМ (Association for Information and Image Management) ЕСМ — это набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации. Концепция ЕСМ предполагает осуществление динамической привязки информационных потоков к организуемым бизнес-процессам.
Литература для самостоятельной работы:
Основная
7.Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс]: учебник/ Н.Н. Куняев [и др.].— Электрон. текстовые данные.— М.: Логос, 2013.— 452 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/9083.— ЭБС «IPRbooks»
8.Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: учебник/ Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А.— Электрон. текстовые данные.— М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.— 392 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/10497.— ЭБС «IPRbooks»;
9.Терехова Л.А. Электронное правосудие [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Терехова Л.А.— Электрон. текстовые данные.— Омск: Омский государственный университет, 2013.— 107 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/24964.— ЭБС «IPRbooks»
Дополнительная
11.Романов Д.А. Правда об электронном документообороте [Электронный ресурс]/ Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.— Электрон. текстовые данные.— М.: ДМК Пресс, 2008.— 224 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/7633.— ЭБС «IPRbooks»;
12.Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота [Электронный ресурс]/ Глик Д.И.— Электрон. текстовые данные.— М.: Горячая линия бухгалтера, 2006.— c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/846.— ЭБС «IPRbooks»;
13.Смирнова Г.Н. Электронные системы управления документооборотом [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Смирнова Г.Н.— Электрон. текстовые данные.— М.: Евразийский открытый институт, Московский государственный
19
университет экономики, статистики и информатики, 2004.— 116 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/11135.— ЭБС «IPRbooks»;
14.Исакова А.И. Информационные технологии [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Исакова А.И., Исаков М.Н.— Электрон. текстовые данные.— Томск: Эль Контент, Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники, 2012.— 174 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/13938.— ЭБС «IPRbooks»;
15.Смирнова Г.Н. Проектирование электронных систем управления документооборотом [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Смирнова Г.Н.— Электрон. текстовые данные.— М.: Евразийский открытый институт, Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004.— 127 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/11087.— ЭБС «IPRbooks»,
ТЕСТ
Электронный документооборот – это:
-движение документов в электронном виде между подразделениями организации, должностными лицами и исполнителями в процессе их работы с этими документами
-процесс разработки, апробации и внедрения программного обеспечения по автоматизации работы с документами
-правила подготовки, подписания и отправки исходящих документов
Система электронного документооборота (СЭД) – это
-программный комплекс, автоматизирующий ведение бухгалтерского учёта и кадровую работу в организации
-комплекс телекоммуникационных, технических и программных средств, реализующий электронный документооборот в автоматизированном режиме
-инструкция по делопроизводству, представленная в электронном виде
идоступная всем пользователям локальной вычислительной сети организации
Одно из требований к системе электронного документооборота (СЭД)
формулируется следующим образом:
-пользователями СЭД должны быть только руководящие работники организации
-база данных, содержащая все документы организации, должна размещаться на каждой рабочей станции, подключённой к локальной вычислительной сети данной организации
-СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства организации – от принятия решения на создание документа до его отправки в архив
Одно из требований к системе электронного документооборота (СЭД) формулируется следующим образом:
-в СЭД должно быть реализовано строгое разграничение прав доступа пользователей системы к различным документам в зависимости от компетенции конкретного пользователя и назначенных ему полномочий
20