3.2. Организационная структура проекта
Проект состоит из задач, то есть из областей деятельности, направленных на достижение определенного результата. Этапы проектирования станков можно представить в виде блок-схемы, показанной на рис. 11. Для того, что бы задача была выполнена, для нее выделяют ресурсы – материальные (оборудование) и людские (сотрудники). К материальным ресурсам на стадии проектирования можно так же отнести ЭВМ и программное обеспечение, использующиеся на определенном этапе проектных работ.
Рис. 11. Блок-схема проектирования станков
Выделение ресурса задаче называют назначением, и у задачи может быть неограниченное число назначений.
Задачи могут объединяться в группы или фазы, и задача, объединяющая другие, называется суммарной.
Завершающие задачи, т.е. задачи, выполнение которых приводят к достижению вашего проектного результата, называют вехами. Задача имеет длительность, т.е. время, необходимое на ее выполнение. Кроме того, задача характеризуется объемом трудозатрат (объемом работ) и затратами или стоимостью, необходимыми для ее выполнения.
В плане проекта задачи связываются зависимостями, определяющими порядок выполнения задач относительно друг друга. Длительность проекта складывается из промежутков времени от начала выполнения самой первой задачи до окончания выполнения самой последней с учетом зависимостей между задачами.
Если при увеличении длительности задачи возникает увеличение длительности всего проекта, то такую задачу называют критической.
3.3. Автоматизация: информационная система управления проектами
Каждый проект содержит большой объем информации, то для эффективного обмена этой информацией и сведения ее в портфель необходимо автоматизированное решение. Одной из особенностей современных информационных систем управления проектами (Microsoft Project, Project Libre и т.д.) является узкая область применения рассматриваемых систем, которая сводится исключительно к управлению проектами. Современные автоматизированные системы управления проектами содержат ряд модулей, набор которых может быть большим или меньшим в зависимости от сложности методологии. Интерфейс таких систем содержит следующие элементы (рис. 12):
- меню;
- панели инструментов;
- строку выбора проекта;
- рабочей области.
Меню и панели инструментов являются стандартными для операционной системы, в которой работает менеджер проектов.
Глобальным отличием рассматриваемых систем от других офисных продуктов является рабочая область, которая состоит из двух частей: - панели представления (левая часть); - панели представления проектных данных (правая часть). |
Рис. 12. Интерфейс информационных систем управления проектами |
Представление – средство отображение проектных данных для просмотра и редактирования, которое может сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы. Возникли представления из-за того, что файл проекта содержит огромное количество информации, а просматривать их одновременно невозможно. |
Рис. 13. Пример представления
|
Представление имеет гибкую структуру и может состоять как из отдельной таблицы, диаграммы или формы, так и из их комбинации.
Панель представлений (рис. 13) состоит из кнопок с названиями представлений, щелкая на которые можно быстро переключаться между различными представлениями.
Рассматривать проект с различных точек зрения позволяют виды.
В ProjectLibre существует две категории видов:
- виды задач
- виды ресурсов
Вид проекта в ProjectLibre расположен в главной части окна программы. В зависимости от выбранного вида здесь выводится различная информация. Видом по умолчанию является Представление Ганта. Вывод графической диаграммы Ганта синхронизируется с таблицей, содержащей данные задач.
Диаграмма Ганта – это графическое представление всех задач, которые составляют проект. Каждая полоска диаграммы является графическим представлением длительности, которая отведена на планируемую задачу. Диаграмма Ганта не предоставляет каких-либо функций, которые недоступны в других видах, но является удобным инструментом ProjectLibre, который позволяет пользователю оценить данные проекта станочной системы или станков.
Станочная система представляет собой четырехуровневую иерархическую систему (рис. 14): станочная система, агрегат, узел, деталь. Совокупность элементов и связей еще более расширяется при проектировании, когда каждый из элементов станочной системы получает несколько исполнений по каждому из десятка или более вариационных признаков. |
Рис. 14. Иерархия станочной системы |
Проектирование станочных систем рекомендуется начинать с проектирования привода главного движения, что следует указать в системе управления проектами как один из первых шагов (рис.15).
Рис. 15. Начало построения диаграммы Ганта для станочной системы
Следующий шаг – создание наброска работ, которые необходимо выполнить в проекте (рис. ). В терминах задач необходимо описать все требования проекта.
Выделяют три основных типа задач:
сводные задачи: содержат подзадачи и относящиеся к ним свойства.
подзадачи: небольшие задачи, являющиеся частью сводной задачи.
вехи: задачи, у которых установлена нулевая длительность; вехи обозначают промежуточные цели проекта.
После внесения сводных задач в таблицу необходимо внести в пустые строки подзадачи и включить их в сводные задачи. Это производится при помощи инструмента структурирования.
Инструмент структурирования (рис. 16) активируется при старте программы ProjectLibre и доступен в виде пунктов меню [Задача > Отступ] и [Задача < Выступ]. Для внесения подзадачи создайте задачу в пустой ячейке, внеся название в колонке Название, и воспользуйтесь меню [Задача > Отступ]. Сводная задача выровнена влево, название выделено жирным шрифтом, и перед названием размещается кнопка [-] – [Свернуть]. Соответствующие подзадачи расположены с отступом вправо относительно сводной задачи. |
Рис. 16. Выбор инструмента структурирования |
Пример структурированного списка работ показан на рис. 17.
Рис. 17. Создание наброска работ
Применение структурирования в проекте дает следующие преимущества:
создание многоуровневых подзадач, которые сворачиваются в сводную задачу;
возможность сворачивать и разворачивать сводные задачи по мере необходимости;
применение структурной декомпозиции работ;
перемещение, копирование или удаление групп задач одновременно.
При планировании начало задач обычно устанавливается на наиболее ранний срок, т.е. в первый рабочий день после даты начала проекта.
Остальное расписание может быть определено в базовом календаре, с которым связан ProjectLibre. По умолчанию ProjectLibre предоставляет три календаря, любой из которых может быть использован:
стандартный календарь;
24-часовой календарь;
календарь с ночными сменами.
Обычно в качестве базового используется стандартный календарь.
На диаграмме Ганта в разделе графика работ длительность каждой задачи показана в виде цветных полосок различной длины.
Иногда, даже после проработки расписания, многие непредвиденные изменения могут оказать влияние на выполнение промежуточных задачи.
Это может привести к нарушению выполнения других (зависимых) задач. Для решения подобных проблем ProjectLibre позволяет вам связывать задачи различными способами. При связывании задач ProjectLibre будет подстраивать расписание каждый раз, когда изменения в одних задачах могут оказать влияние на выполнение других задач.
Задача, которая должна быть завершена, называется предшественником, а зависимые от нее – последователями.
Сводные задачи могут быть связаны с другими сводными задачами или с подзадачами между сводными группами. Подзадачи также могут быть связаны между собой. Чтобы убрать связь, выберите задачи и воспользуйтесь меню [Задачи >Убрать связь]`.
Иногда задачи могут зависеть от иных факторов, вызывающих задержку или перекрытие по времени, что приводит к необходимости указания задержки или раннего начала в описываемой связи. Задержка и раннее начало могут быть указаны в единицах времени или в процентах от длительности задачи-предшественника.
Некоторые задачи должны быть завершены к определенной дате. Также может возникнуть необходимость указания промежуточных вех.
Это позволяет учитывать проблемы при планировании путем назначения задачам ограничений. Существует 8 типов ограничений, которые разделяются на две категории – гибкое и негибкое ограничение.
Для того, что бы не ставить негибкие ограничения, необходимо установить дату контрольного срока. Установка контрольного срока никак не влияет на расписание задачи. Если срок прошел, а задача не была выполнена, ProjectLibre укажет это в столбце Индикатор (крестик в красном кружке, в списке задач при выводе диаграммы Ганта).
После того, как стало известно, что в проект необходимо включить ресурсы, необходимо ответить на следующие вопросы:
какого вида ресурсы требуются?
сколько требуется каждого ресурса?
откуда взять эти ресурсы?
как определять затраты на проект?
Ресурсы бывают двух типов – работа и материалы.
Ресурсы типа работа выполняют задачи путем затраты времени на задачи. Обычно это люди и/или оборудование, которые назначены выполнять работу в рамках проекта.
Ресурсы типа материал – это запасы расходных материалов и компонентов, которые требуются для выполнения проекта. Материальные ресурсы можно отслеживать и назначать на задачи. Когда существует доступный для выполнения работы набор ресурсов, его называют пулом ресурсов.
После определения необходимого вам количества ресурсов, необходимо установить время и доступность каждого ресурса. В случае трудовых ресурсов, количество времени, которое они могут работать, будет измеряться в часах, днях или месяцах или годах, а количества материальных ресурсов должны быть указаны в единицах измерения.
Следующим шагом является назначение этих ресурсов для своих задач. Выделяя время ресурса, работающего на задачу, вы назначаете ресурсы.
После этого ProjectLibre может пересчитать расписания для размещения рабочего времени назначенных ресурсов. Отдых и нерабочее время также могут быть определены и включены для каждого ресурса.
Таким образом, можно узнать о перегруженном ресурсе, т.е. когда ресурс назначен для выполнения нескольких задач в один и тот же период времени или когда ресурсу назначается больше работы, чем он может выполнить за определенное время.