3.5 Сбор значений показателей
Business Studio обеспечивает своевременный сбор значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников следующими способами:
1. В Business Studio через рассылку и загрузку значений показателей из файлов Microsoft Excel. Система автоматически рассылает сотрудникам формы отчетов в формате Microsoft Excel по электронной почте, а затем загружает значения показателей из заполненных отчетов в свою базу данных. Кроме того, есть возможность загружать значения показателей и из отчетов в формате Microsoft Excel, созданных внешней информационной системой.
2. Через Кокпит, предназначенный для наглядного отображения значений показателей, оценки достижения целей и их динамики (Главное меню → ССП). Для сбора значений показателей используются следующие пункты меню ССП: Мои показатели и Все показатели.
3. Через Business Studio Portal, или сокращенно Портал. Портал позволяет вносить плановые или фактические значения показателей в базу данных Business Studio через интернет-браузер. Введенные данные будут сразу доступны для контроля и анализа ответственными лицами.
3.5.1 Сбор значений показателей в Business Studio
Business Studio позволяет постоянно обеспечивать сбалансированную систему показателей свежими данными и поддерживать ее в рабочем состоянии.
Одним из простых средств сбора значений показателей служат файлы MS Excel. Они рассылаются ответственным за ввод значений, которые вводят значения показателей в данных файлах. Затем значения показателей импортируются из файлов в базу данных Business Studio. Таким образом, механизмом сбора значений показателей являются так называемые рассылки, формируемые средствами Business Studio (рисунок 3.7).
Рисунок 3.7 – Схема механизма сбора значений показателей при помощи рассылок
В соответствии с этим механизмом для выбранного физического лица из справочника "Физические лица" система выполняет поиск показателей из справочника "Показатели", для которых это физическое лицо указано ответственным за ввод плановых и/или фактических значений. Если такие показатели найдены, для физического лица формируется письмо с вложенным файлом MS Excel, а в теле письма приводится инструкция по заполнению этого файла. Файл MS Excel содержит таблицу с показателями, для которых требуется заполнить значения за рабочий период, который задается перед выполнением рассылки в Настройках пользователя (Главное меню → Главная → Настройки пользователя → вкладка Дополнительно). Данное письмо с файлом отсылается по электронному адресу (E-mail), указанному в Окне свойств физического лица на вкладке Контакты. Подобные письма могут быть отправлены сразу нескольким физическим лицам.
Получатели писем знакомятся в письме с инструкцией по заполнению файлов MS Excel, заполняют в файлах плановые и фактические значения показателей и помещают их в определенную папку на сервере или присылают администратору системы Business Studio. Business Studio автоматически считывает файлы из папки и загружает значения показателей в свою базу данных. На этом этап сбора значений показателей заканчивается.