Деловые приемы. Как организовать деловые приемы

Деловые приемы нередко являются частью значимого мероприятия делового или дипломатического характера (например, визита официальной делегации). Они позволяют обсудить важные вопросы и принять решения в более непринужденной по сравнению с рабочими встречами обстановке. Создать ее помогают красивый интерьер, вкусная еда, интересная развлекательная программа.

ВЫБИРАЕМ ВИД ПРИЕМА 

Выбор вида приема зависит от повода, целей мероприятия и финансовых возможностей принимающей стороны.

Атмосфера на деловых приемах более свободная, раскованная, чем на деловых встречах и переговорах. Тем не менее, организовывать и проводить официальный прием следует, руководствуясь правилами делового и дипломатического протоколов и этикета.

Официальные приемы подразделяются на дневные и вечерние, а также приемы с рассадкой за столом и без нее. В международной практике дневные приемы принято считать менее торжественными, чем вечерние.

Дневные приемы:

​ «бокал шампанского» («бокал вина»);

​ «завтрак».

Вечерние приемы:

​ «чай»;

​ «фуршет»;

​ «коктейль»;

​ «обед» («обед-буфет»);

​ «ужин».

«Завтрак», «обед» и «ужин» проводят со строгой рассадкой. На приемах «обед-буфет» или «чай» рассадка свободная, хотя столы, как правило, сервируют заранее.

Наиболее почетными и торжественными приемами являются «обед» и «ужин». Их подготовка требует значительных организационно-материальных затрат. Более просты в подготовке и демократичны по характеру проведения приемы без рассадки «коктейль» или «фуршет», которые получили широкое распространение в международной протокольной практике.

! ВАЖНО

На приемы с рассадкой следует приходить в указанное в приглашении время. На приемах без рассадки время прихода и ухода гости выбирают на свое усмотрение, однако необходимо соблюдать субординацию: нельзя приходить позже руководителя или уходить раньше него.

       «Бокал шампанского» 

       Начало приема: 12:00–13:00.

       Продолжительность приема: около 1 часа.

Особенности: обычно проводится по случаю национального праздника, прибытия или отъезда почетных гостей, открытия выставки, окончания переговоров. Это наиболее простой в подготовке и наименее почетный из всех видов приемов. Он проходит без рассадки за столами (стоя).

Меню и обслуживание: помимо шампанского (вина) другие напитки обычно не подают (за исключением соков и минеральной воды). Количество напитков определяют из расчета: 1 бутылка на 6–7 человек.

В качестве закусок преподносят поджаренные орешки, шоколад, маленькие пирожные и бутерброды (канапе и тарталетки), фрукты.

Угощения разносят официанты или сотрудники компании, привлеченные к организации мероприятия, включая секретаря.

Форма одежды: обычный деловой костюм.

       «Завтрак»

       Начало приема: 12:00–15:00.

       Продолжительность: 1–1,5 часа (45–60 минут за основным столом, 15–30 минут за кофе, чаем). Первым покидает  прием главный гость.

Особенности: обычно проводится по случаю визита почетных гостей, годовщины договоров, других юбилейных дат. Во время «завтрака» могут обсуждаться деловые вопросы.

Меню и обслуживание: во время приема подают одно-два блюда холодной закуски, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо и десерт (мороженное, фрукты, кондитерские изделия). Первые блюда (супы) в меню не включают.

Из напитков гостям предлагают соки и минеральную воду, а по окончании – кофе или чай. Кофейный или чайный стол сервируют заново там же, где проходил завтрак или, если позволяют условия, в отдельном помещении, перейти в которое гостям предлагают хозяева приема.

Форма одежды: повседневный костюм или деловое платье.

       «Коктейль»

        Начало приема: 17:00–19:00. На приглашении указывается время начала и окончания приема (например, 17:00–19:00 или 18:00–20:00).

        Продолжительность: около 2 часов. Приглашенные могут приходить и покидать прием в любое время.

Особенности: прием проходит стоя. В отличие от «фуршета», общие столы обычно не накрывают – угощение на подносах разносят официанты.

Этот прием удобен тем, что все присутствующие могут свободно общаться друг с другом (только не нужно злоупотреблять длительной беседой с одним гостем).

Меню и обслуживание: за несколько минут до начала приема откупоривают бутылки с напитками, готовят несложные коктейли. Бокалы заполняют на две трети объема и размещают на столах.

Особое внимание стоит обратить на ассортимент и оформление закусок. Лучше всего предложить маленькие бутерброды, кондитерские изделия, фрукты. Угощение не должно быть обильным. Во время «коктейля» общие столы обычно не накрывают – угощение на подносах разносят официанты.

Форма одежды: повседневный костюм, деловое или коктейльное платье.

       «Фуршет» 

       Начало приема: 17:00–19:00

       Продолжительность: около 2 часов.

Особенности: подготовка «фуршета» аналогична организации «коктейля», но для «фуршета» накрывают общие столы с угощением.

Меню: на приеме подают различные холодные закуски, кондитерские изделия и фрукты. На столах или в специально организованном буфете могут быть выставлены прохладительные и слабоалкогольные напитки. В конце приема обычно преподносят десерт, чай и кофе.

Форма одежды: повседневный костюм или деловое платье.

       «Обед» 

        Начало приема: 19:00–21:00

        Продолжительность: 2–2,5 часа, до ухода главного гостя.

Особенности: один из наиболее почетных видов приемов. Его устраивают для того, чтобы подчеркнуть важность события, по поводу которого его дают, в ряде случаев в знак особого расположения к гостям. Мужчин приглашают, как правило, с женами, а женщин – с мужьями. При этом примерно час гости проводят за трапезой, а остальное время – за чаем и кофе.

В особо торжественных случаях устраиваются два приема подряд – сразу же после «обеда» проводится прием «коктейль» или «фуршет».

Меню и обслуживание: пока собираются гости, подают аперитив. Затем – первое блюдо, а также одну-две холодные закуски, горячее рыбное блюдо, горячее мясное блюдо, десерт. Что касается напитков, то следует заметить, что к холодным закускам подают водку (охлажденную), к рыбным блюдам – сухое белое вино (комнатной температуры), к десерту – шампанское (охлажденное). После основных блюд гостям также предлагают кофе, чай.

Форма одежды: для мужчин – темный костюм или смокинг, в зависимости от того, что указано в приглашении; для женщин – вечернее платье.

       «Обед-буфет» 

Особенности: подготовка, организация и меню во многом соответствуют приему «обед». Но на данном приеме гостям предлагается свободная рассадка за заранее сервированными столами, а также самостоятельный выбор предложенных блюд, которые выставляются на одном большом столе.

Меню и обслуживание: наприеме «обед-буфет» подают красиво декорированные блюда: закуски, горячее (рыбное, мясное) и десерты. Слабоалкогольные напитки, как правило, разливают официанты.

Форма одежды: повседневный костюм для мужчин и деловое платье или костюм для женщин.

       «Ужин»

        Начало приема: после 21:00.

        Продолжительность: 2-2,5 часа

Особенности: этот вид приема носит более торжественный характер, чем «завтрак» и «обед», однако сейчас он постепенно уходит из общепринятой протокольной практики большинства стран. Деловой «ужин», как и деловой «обед», обычно состоит их двух частей: первая – встреча, приветствие гостей, частные и общие беседы, рассадка приглашенных за банкетным столом, аперитив, вторая – непосредственно банкет.

Иногда «ужин» устраивают после вечернего спектакля, концерта или иного подобного мероприятия. Хозяином такого приема становится лицо, от имени которого рассылались приглашения (например, руководитель компании, дипломатический представитель государства, президент). Иногда организатором приема является компания, и приглашения рассылаются от лица организации, а не от конкретного лица или лиц.

Если «обеды» обычно проводят в рабочие дни, то на «ужин» лучше приглашать (обязательно в письменной форме) в субботу.

Меню соответствует приему «обед» (за исключением супа – на приеме «ужин» его не подают).

Форма одежды: темный костюм или смокинг для мужчин, вечернее платье для женщин.

       «Чай» 

        Начало приема: 16:00–20:00.

        Продолжительность: 1–1,5 часа.

Особенности: этот вид приема менее распространен, он проводится только для женщин. Как правило, «чай» устраивает жена дипломата для жен иностранных послов и министров. Иногда на «чай» приглашают и мужчин.

Меню и обслуживание: в зависимости от количества гостей накрывают один или несколько столиков, подают десерты (кондитерские изделия, фрукты), сухие вина, соки, воды, иногда закуски (бутерброды с икрой, рыбой, сыром, ветчиной).

Форма одежды: повседневный костюм или платье

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ПРИЕМ 

После того как вы определитесь с целью и видом приема необходимо:

​ выбрать дату, время и место его проведения;

​ рассчитать бюджет мероприятия;

​ разработать программу приема;

​ утвердить список приглашенных лиц;

​ разослать приглашения;

​ продумать тосты и речи (на приемах с рассадкой);

​ составить меню (для «завтрака», «обеда» или «ужина»);

​ подготовить схему рассадки гостей.

! ВАЖНО

Выбирая дату приема, учитывайте, что подобные мероприятия не проводят в праздничные дни, дни национального траура, а при приеме делегаций из мусульманских стран – в религиозный праздник Рамазан.