16

Розділ 16 Комерційна і вантажна звітність. Контрольно-ревізійна робота

(Інструкція з ведення станційної комерційної звітності, Табель форм галузевої статистичної звітності, чинних на залізничному транспорті України, Інструкція комерційним ревізорам залізниць з організації контрольно-ревізійної роботи, Тимчасове положення про проведення ревізій фінансово-господарської

діяльності структурних підрозділів залізничного транспорту України)

16.1 Комерційна і вантажна звітність станцій

Постачання станцій бланками здійснюється складом бланків залізниць встановленим на залізниці порядком.

Начальники станцій, вокзалів, структурних підрозділів зобов’язані контролювати використання бланків за прямим призначенням.

Всі книги, що ведуться на станції чи структурних підрозділах, повинні бути послідовно пронумеровані, прошнуровані і скріплені печаткою та підписом начальника станції (вокзалу) або його заступникам.

(Інструкція з ведення станційної комерційної звітності)

Основні терміни

Бланк суворого обліку – бланк для оформлення певного документа, який повинен мати номер, що не повторюється на мережі залізниць, і виключає можливість підробки та оформлення під цим номером ідентичних документів.

Бланк несуворого обліку – бланк, який непідзвітний при використанні, може тиражуватись. Окремі з цих бланків набувають суворого обліку при присвоєнні номера чи нанесені голограми.

Супровідна відомість (лист) – упорядкований опис із переліком згрупованих документів, які пересилаються поштою, додаються до звіту тощо.

ТехПД – технологічний центр з обробки перевізних документів. РІСЦ – регіональний інформаційно-статистичний центр.

ЦІС – Головне управління інформатики та статистики Укрзалізниці. ГІОЦ – Головний інформаційно-обчислювальний центр Укрзалізниці.

квитанції доплаттаінші проїзні документи, багажні і вантажобагажні квитанції, квитанції на перевезення багажу, накладні, дорожні відомості, квитанції різних зборів та штрафів, пересильні відомості, комерційні акти, пересильні накладні тощо. Всі ці бланки мають друковану нумерацію, захисну сітку. Виготовляють їх централізовано на замовлення залізниць. На накладні і дорожні відомості номери наносяться при їх оформленні.

При оформленні станційної комерційної звітності на автоматизованому робочому місці (АРМ) форми бланків відповідно до затверджених можуть формуватись у автоматизованому режимі.

Про втрату бланків суворого обліку начальник станції зобов'язаний негайно повідомити фінансову службу залізниці та органи міліції. Кожен випадок втрати бланків суворого обліку розслідується і винні притягуються до відповідальності.

Поточний запас бланків суворого обліку при зміні чергувань передається під розписку особи, що здає зміну, і працівника, що приймає чергування. Передачу бланків суворого обліку з однієї каси в іншу оформляють актом, який складається в трьох примірниках, один з яких відправляють у фінансову службу залізниці.

Забезпечують станції квитками і бланками суворого обліку спеціальні склади бланків залізниць. Їх пересилання, витрачання і наявність обліковують за родом документів, серіями та номерами. Отримують бланки суворої звітності за вимогою (форма ЛУ-1), яка складається з трьох частин: вимоги, накладної з розпискоютакорінця, щозаповнюютьсяодночаснопідкопіювальнийпапір.

У вимозі вказують рід і шифр бланків, серію і номери останнього отриманого та першого з останніх документів, а також кількість бланків. Вимогу підписує начальник станції або його заступник із накладенням посадового штемпеля. На станції повинен бути чотиримісячний запас бланків суворої звітності. Якщо він зменшується до тримісячної потреби, у фінансову службу залізницівисилають вимогу нанеобхідні бланки.

Склад бланків висилає станції бланки, відмічаючи у вимозі та накладній навпроти відповідних позицій серію, перший і останній номери та кількість бланків, які висилаються.

Накладна упаковується разом із бланками. На станції бланки приймаються відповідно до накладної. Розписка, підписана начальником станції або його заступником із відміткою дати отримання бланків, висилається складу бланків.

Усі бланки суворого обліку реєструються в Книзі надходження пасажирських квитків і бланків суворого обліку (форма ЛУ-7). Їх запаси зберігають на станціях під замком та печаткою в сейфах або шафах, які знаходяться в приміщеннях, недоступних для сторонніх осіб. За цілісність бланків суворого обліку відповідає начальник станції та особа, у веденні якої вони знаходяться.

Бланки несуворого обліку не мають типографської нумерації і захисної сітки, вони виготовляються також у централізованому порядку на замовлення залізниць і розсилаються станціям через склади, підпорядковані органам обліку та звітності.

16.1.2 Звіт про вантажі, прийняті до відправлення та завантажені у вагони

Звіт про вантажі, прийняті до відправлення та завантажені у вагони (форма ГУ-3) – основне джерело оперативної і статистичної (добової, декадної, місячної) звітності про виконання плану навантаження. Його складають на вагонні відправки та збірні вагони, завантажені дрібними відправками і вантажами, які перевозяться в контейнерах. Підставою для складання звіту є корінці дорожніх відомостей (усіх форм), передавальні відомості (на вантажі, що надійшли з водного транспорту), копії вагонних листів (при перевантаженні з вагонів іншої ширини колії або з вагонів, що належать іноземним залізницям, а також на збірні вагони), передавальні відомості на вагони, що надійшли від іноземних залізниць без перевантаження або з перестановкою колісних пар, передавальні відомості на навантажені вагони, прийняті від поромних переправ.

Товарний касир складає звіт форми ГУ-3 у двох примірниках за окремими розділами: власне навантаження станції; прийом і перевантаження вагонів, що належать іноземним залізницям; перевантаження із західноєвропейської колії і навпаки; прийом із водного транспорту (річкового і морського); прийом від новобудов; навантаження у вагони неробочого парку.

На власне навантаження станції складається об'єднаний звіт – на місцеве і пряме сполучення, яке поділяють у свою чергу на наступні категорії відправок: народногосподарські та військові. З кожної категорії в звіт записують у послідовному порядку нумерації корінців дорожніх відомостей усі прийняті до відправлення протягом поточної доби вагонні відправки, у тому числі й не завантажені вдану добу.

Ретельно перевірений звіт підписують товарний касир та начальник станції і щодоби відповідно до затвердженого графіка направляють у ТехПД при супровідному опису форми ФДУ-93 для обробки та стягнення платежів і наступної передачі інформації вобчислювальний центр залізниці.

При оформленні перевезень вантажів, що належать громадянам і організаціям, які не уклали договір на проведення централізованих розрахунків, до корінців дорожніх відомостей кріпляться квитанції різних зборів (форма ГУ57), за якими стягнені платежі за перевезення.

Другий примірник звіту про прийняті вантажі залишається в справах станції. До звітів, які висилаються в ТехПД, додаються:

-для власного навантаження станції – корінці дорожніх відомостей, а на збірнівагони, збірно-роздаточні тамолочні – копії вагонних листів;

-для вагонів, прийнятих від іноземних залізниць без перевантаження або з перестановкою колісних пар, із водного транспорту, з поромних переправ, – передавальні відомості, а з новобудов – здавальні списки;

-для вантажів, перевантажених із вагонів, що належать іноземним залізницям, а також із вагонів іншої ширини колії, – копії вагонних листів.

На вантажі, прийняті до перевезення дрібними і контейнерними відправками, станції складають супровідні відомості (форма ГУ-4). Вони призначені для обліку витрачених станціями бланків дорожніх відомостей, складаються окремо на всі прийняті станцією дрібні і контейнерні відправки та

окремо на вагонні відправки, за перевезення яких були стягнені платежі через касу станції за квитанцією різних зборів.

16.1.3 Супровідна відомість на видані вантажі

Дорожні відомості на видані вантажі при централізованих і не централізованих розрахунках за перевезення групують за видами перевезень: народногосподарські, військові, у вагонах неробочого парку, у контейнерах, у прямому міжнародному вантажному сполученні, у прямому залізничноводному сполученні. Крім того, їх групують окремо за видами сполучення (прямимтамісцевим).

На кожну групу дорожніх відомостей за видами перевезень і сполученням складають перелік (із відміткою у ньому номерів відомостей та Книг прибуття) і супровідну відомість (форма ФДУ-91) у двох примірниках. У заголовку переліку проставляється номер супровідної відомості, до якої він додається. До першого примірника супровідної відомості та переліку прикріпляють дорожні відомості, які відправляють для опрацювання в ТехПД. Супровідні відомості, списки і дорожні відомості на військові перевезення з прикладеними до них вимогами форми 2 направляються у фінансову службу залізниці. Другі примірники відомостейтаперелікузалишаютьсявсправахстанції.

16.1.4 Касова звітність

Всі касові обороти станції (прибуток і видаток) щоденно, але не пізніше наступного дня записують у касову книгу (форма ГУ-58), пронумеровану і прошнуровану. Кількість аркушів у ній повинна бути завірена підписом начальника станції на останній сторінці.

Веде касову книгу, як правило, особисто начальник станції. Але на станціях із великим обсягом роботи, з дозволу дільничного фінансового ревізора ведення касової книги може бути доручено одному з касирів. Однак за начальником станції залишається постійний нагляд за правильним веденням касової книги. При її перевірці начальник станції розписується на полях. Ніякі виправлення в касовій книзі не допускаються. Неправильно зроблений запис закреслюється і відповідні дані вказуються зверху. Виправлення завіряється підписом особи, що веде книгу. По закінченні місяця касову книгу обов'язково підписує особисто начальник станції.

На підставі записів у касовій книзі складають касовий звіт у двох примірниках. Перший примірник висилається у фінансову службу залізниці, а другий залишається на станції і додається до касової книги.

16.1.5 Облік навантаження і розвантаження

Основна мета обліку навантаження вантажів – це облік виконання плану перевезень. Об'єктивний, точний і своєчасний облік – необхідна умова для

виконання залізницями своїх основних завдань із перевезення вантажів. Облік навантаження і розвантаження на станціях ведеться щодоби за станом на 17 год. за київським часом. За одиницю обліку навантаження і розвантаження приймається фізичнийвагон. Навантаження, крімтого, обліковується і в тоннах.

На підставі даних форми ГУ-3 щодобово станція складає звіти про навантаження:

•про вантажну роботу за видами вагонів (форма ГО-1);

•за родом навантаженого вантажу (форма ГО-2);

•про навантаження на залізниці призначення (формаГО-3);

•про навантаження експортних вантажів (форма ГО-4).

Всі ці звіти станції подають до РІСЦ, де складаються зведені звіти для управління залізниці; відділи статистичного обліку і звітності управлінь залізниць зведені звіти надають ЦІС Укрзалізниці.

Звіт про вантажну роботу (форма ГО-1) характеризує кількість навантажених, розвантажених, зайнятих і звільнених вагонів на станції, дирекції та залізниці. Звіт за родом навантаженого вантажу (форма ГО-2) характеризує розміри виконаного станцією, дирекцією і залізницею навантаження у вагонах і тоннах, і є основним документом для оперативного контролю за ходом виконання місячного плану навантаження за родами вантажів. Ці звіти станція щодоби передає телеграфом або телефоном дирекції, а дирекції – відділу статистичного обліку і звітності залізниці.

Звіт про навантаження на залізниці призначення (форма ГО-3) використовується для контролю за забезпеченням залізниць навантажувальними ресурсами та напрямками вантажопотоків. Порядок і терміни його подання ті самі, що і для форми ГО-2.

Важливими в оперативній роботі з організації перевезень є звіти форми ГДО-1 і ГДО-4, які щодобово телефоном передаються станцією дирекції залізничних перевезень (табл. 16.1).

Таблиця 16.1 - Основні форми статистичної звітності про навантаження і вивантаження вантажів на залізницях України

Продовження табл. 16.1

16.1.6 Документообіг і автоматизаціяоперативногота статистичного обліку і звітності

Порядок проходження документів на всіх етапах їх оформлення та опрацювання встановлюється схемою документообігу, якою повинна передбачатися раціональна схема проходження та обробки всіх перевізних документів, різних облікових і звітних форм.

Загальна схема документообігу має замкнутий характер, тобто початковий і кінцевий етапи перевізного процесу фіксуються однаковими документами (дорожньою відомістю, накладною, вагоннимлистом).

Операції оформлення і обіг перевізних та інших документів, що наведені нижче у вигляді схеми (рис. 16.2), повинні виконуватися паралельно з технічними і вантажними операціями з вагонами і вантажами. Докладний порядок

опрацювання документів установлюється технологічним процесом роботи станції татехнологієюроботиТехПД.

Автоматизована система управління залізничним транспортом дозволяє автоматизувати збір, передачу, опрацювання та збереження облікових і звітних даних про вантажні перевезення, приймати оптимальні рішення і доводити їх до безпосередніх виконавців. Із цією метою на станціях створені інформаційні пункти, оснащені ЕОМ, за допомогою яких станційні дані про вантажну роботу передаються для опрацювання в ІСЦ залізниці, а звідти після опрацювання – в Укрзалізницю. Обробка цієї інформації на ЕОМ дозволяє одержувати дані оперативного обліку, зіставляти їх із планами і встановленими завданнями на поточний і виконанням за минулі періоди часу, а також аналізувати показники.

Комплексне опрацювання даних дорожніх відомостей за допомогою ЕОМ, проведене в ІСЦ залізниці, дозволяє одержати всі статистичні дані про перевезення вантажів, отримані прибутки та їх розподіл між залізницями, на підставі яких складаютьсязвіти залізницьівціломуУкрзалізниці.