LS-Sb87076

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

–––––––——————————–––––––

Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ»

——————————————————

Обработка данных в среде Excel

Методические указания к лабораторным работам

Санкт-Петербург Издательство СПбГЭТУ «ЛЭТИ»

2011

УДК 330.47

Обработка данных в среде Excel: Методические указания к лабораторным работам / Сост.: И. Б. Никифоров, А. А. Безруков. СПб.: Изд-во СПбГЭТУ «ЛЭТИ», 2011. 28 с.

Содержат описания лабораторных работ по изучению табличного процессора EXCEL 2007 для решения экономических задач. Приведены основные методики для освоения возможностей пакета прикладных программ.

Предназначены для студентов всех направлений, профилей и специальностей факультета экономики и менеджмента.

Утверждено редакционно-издательским советом университета

в качестве методических указаний

© СПбГЭТУ «ЛЭТИ», 2011

В сборник вошли методические указания к выполнению десяти лабораторных работ в среде табличного процессора EXCEL 2007.

Выполнять данные лабораторные работы желательно в той последовательности, в которой они приведены в сборнике, так как именно в этом порядке сохраняется принцип преемственности в изложении материала. При подготовке к выполнению лабораторных работ и при непосредственной работе на персональном компьютере настоятельно рекомендуется использовать электронный информационный ресурс «Сборник методических указаний и основных приемов работы в среде табличного процессора Excel 2007 при решении экономических задач»: www.eltech.ru/faculty/fem/InfII.

Лабораторная работа 1

СОЗДАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОСТЫХ ТАБЛИЦ НА ЛИСТАХ РАБОЧЕЙ КНИГИ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА EXCEL

Цель работы: получение практических навыков создания таблиц:

ввод данных (констант, формул и функций) в таблицу, в том числе с использованием авто заполнения;

редактирование рабочего листа (копирование, перемещение, удаление и редактирование данных);

числовое и стилистическое форматирование рабочего листа, в том числе выравнивание, использование границ, цвета и узоров, изменение ширины столбцов;

работа с функциями рабочего листа;

формирование ссылок на ячейки других листов.

Основные сведения о построении формул

Формула в EXCEL – это такая комбинация констант (значений), ссылок на ячейки, имен, функций и операторов, по которой из заданных значений выводится новое. Начинаются формулы со знака равенства « = ». Выводимое формулой значение изменяется в зависимости от тех значений, которые задаются в рабочем листе. Чтобы вывести на экран рабочего листа формулу, надо в диалоговом окне, открывшемся после выбора «Формулы/Зависимости формул», установить флажок «Показать формулы».

В формулах используются следующие арифметические операторы:

3

«^» – возведение в степень, «*» – умножение, «/» – деление, «+» – сложение, «–» – вычитание;

Ссылки применяются для обозначения ячеек или групп ячеек рабочего листа. Для построения ссылок используются заголовки столбцов и строк рабочего листа. Существует три типа ссылок: относительные, абсолютные и смешанные.

Относительная ссылка (A1) – указывает, как найти другую ячейку, начиная поиск с ячейки, в которой расположена формула.

Абсолютная ссылка ($A$1) – указывает, как найти ячейку на основании её точного местоположения на рабочем листе.

Смешанная ссылка (A$1, $A1) – указывает, как найти другую ячейку на основе сочетания абсолютной ссылки на строку и относительной на столбец и наоборот.

Для изменения ссылки на ячейку в формуле или функции выделите эту ячейку и нажмите функциональную клавишу «F4».

Ссылки на ячейки других листов имеют формат, где «Лист №» – имя рабочего листа; знак «!» отделяет имя листа от ссылки на ячейку; «ячейка» – относительная или абсолютная ссылка.

Если имя рабочего листа содержит пробелы, то оно заключается в одинарные кавычки: «‘ ‘».

Функция – это специальная, заранее созданная формула, которая выполняет операции над заданным значением (значениями) и возвращает одно или несколько значений. Функция Excel 2007 представляет собой формулу, которая имеет один или несколько аргументов.

Аргумент – это данные, которые используются функцией для получения результата. У разных функций разное количество аргументов.

Для выполнения стандартных вычислений можно использовать функции рабочего листа. Рассмотрим некоторые из них:

СУММЕСЛИ. Функция суммирует ячейки, отвечающие заданному критерию:

= СУММЕСЛИ (Диапазон; Условие; Диапазон_суммирования), где «Диапазон» определяет интервал вычисляемых ячеек; «Условие» задает

критерий в форме числа, выражения, который определяет, какая ячейка будет суммироваться; «Диапазон_суммирования» задает фактические ячейки для суммирования. Суммируются те ячейки диапазона, которые удовлетворяют

4

условию. Если диапазон суммирования отсутствует, то суммируются ячейки аргумента «Диапазон».

СЧЕТЕСЛИ. Функция подсчитывает количество непустых ячеек в диапазоне, удовлетворяющих заданному критерию.

= СЧЕТЕСЛИ (Диапазон; Критерий), где «Диапазон» определяет интервал, в котором подсчитывается количество

ячеек; «Критерий» задает критерий в форме числа, выражения, который определяет, какие ячейки следует подсчитывать.

ВПР. Функция ищет в таблице значение, затем перемещается в таблице

ксоответствующей ячейке и возвращает ее значение:

=ВПР (Искомое_значение; Табл_массив; Номер_столбца; Интервальный_просмотр),

где «Искомое_значение» – значение, которое должно быть найдено в первом столбце таблицы и может быть значением, ссылкой или текстовой строкой; «Табл_массив» – таблица с информацией, в которой ищутся данные; «Номер_столбца» – номер столбца в таблице, в котором должно быть найдено соответствующее значение; «Интервальный_просмотр» – логическое значение, которое определяет, нужно ли искать точное или приближенное соответствие. Если этот аргумент имеет значение ИСТИНА или опущен и точное соответствие не найдено, то возвращается приблизительно соответствующее значение, а именно наибольшее значение, которое меньше, чем искомое значение. Если этот аргумент имеет значение ЛОЖЬ, то функция ВПР ищет точное соответствие. Если таковое не найдено, то возвращается значение ошибки #Н/Д.

= ЕСЛИ. Функция возвращает одно значение, если заданное условие при вычислении дает значение ИСТИНА, и другое значение если ЛОЖЬ:

= ЕСЛИ (Логическое_выражение; Значение_если_истина; Значение_если_ложь),

здесь «Логическое выражение» – это любое значение или выражение, которое при вычислении дает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. «Значение_если_истина» – это значение, которое возвращается, если логическое_выражение имеет значение ИСТИНА. Если логическое_выражение имеет значение ИСТИНА и значение_если_истина опущено, то возвращается значение ИСТИНА. «Значение_если_истина» может быть другой формулой. «Значение_если_ложь» – это значение, которое возвращается, если логическое_выражение имеет значение ЛОЖЬ. Если логическое_выражение имеет

5

значение ЛОЖЬ и значение_если_ложь опущено, то возвращается значение ЛОЖЬ. Значение_если_ложь может быть другой формулой.

ЕНД. Функция проверяет значение ячейки: = ЕНД (значение).

Если значение ячейки – ошибка #Н/Д, то функция возвращает значение ИСТИНА, в противном случае – ЛОЖЬ.

ЧИСТРАБДНИ. Функция позволяет подсчитать количество рабочих дней между двумя датами с учетом праздничных дней. Представленная функция важна для календарного планирования.

= ЧИСТРАБДНИ» (Нач_дата; Конечная_дата; Праздники;), где «Нач_дата» – это начальная дата; «Конечная_дата» — дата, которая

представляет конечную дату; «Рабочие_дни» – это все дни, кроме «Субботы» и «Воскресенья»; «Праздники» – необязательный аргумент. Если он не указан, то праздники не учитываются.

Лабораторная работа 2 ГРАФИЧЕСКОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ТАБЛИЧНЫХ ДАННЫХ

Цель работы: получение практических навыков по изучению следующих тем:

создание диаграмм разных типов на основе табличных данных с помощью мастера диаграмм;

настройка и редактирование диаграмм;

применение диаграмм для трендового анализа и прогнозирования данных.

Основные сведения о методах создания диаграмм

Графическое представление предполагает богатые возможности визуализации данных, помогая осмыслить закономерности, лежащие в основе больших объемов данных.

Диаграмма – это способ наглядного представления информации, заданной в виде таблицы чисел. Демонстрация данных с помощью хорошо продуманной диаграммы помогает лучше понять и ускорить работу. Существуют два варианта размещения диаграмм:

вставка диаграммы в лист непосредственно (внедренная диаграмма);

создание диаграммы на новом листе рабочей книги.

6

Данные для построения диаграмм могут быть расположены в смежных и несмежных диапазонах, а также на разных листах и даже в разных рабочих книгах.

Листы диаграммы динамически связаны с данными таблиц и обновляются при изменении данных в таблице. Если изменять отдельные графические элементы диаграммы, например высоту столбцов, то будут изменяться и данные в исходной таблице. При необходимости эту связь можно отключить.

При отображении данных на диаграммах Microsoft Excel выводит значения ячеек в качестве столбцов, линий, сегментов и других элементов диаграмм. При создании диаграммы числовые значения ячеек автоматически представляются в диаграммах. Например, в гистограмме для каждого значения из листа создает столбец определенной высоты. Для построения диаграмм необходимо, прежде всего, определить ряды и категории данных.

Excel позволяет создавать диаграммы 14 стандартных типов: гистограмма, линейчатая, график, круговая, точечная, с областями, кольцевая, лепестковая, поверхность, пузырьковая, биржевая, коническая, цилиндрическая, пирамидальная. Каждый тип может иметь несколько вариантов (подтипов). Кроме того, имеются 20 типов нестандартных диаграмм.

Ряд данных – группа связанных точек данных диаграммы, отображающая значение строк или столбцов листа. Каждый ряд данных отображается по-своему. На диаграмме может быть отображен один или несколько рядов данных. Данные одного ряда для большинства типов диаграмм закрашиваются одним цветом. На круговой диаграмме отображается только один ряд данных, при этом сектора диаграммы окрашиваются разными цветами.

Категория данных – понятие, взаимосвязанное с рядом данных. Если в качестве рядов данных выбраны столбцы таблицы, то категориями будут называться строки и наоборот. Обычно названия категорий располагаются вдоль оси Х.

Параметры диаграммы:

заголовки;

оси;

линии сетки;

легенда;

подписи данных;

таблица данных.

Заголовки содержат названия различных элементов диаграммы:

7

заголовок диаграммы;

название оси категорий (ось Х);

название оси значений (ось Y);

Основные понятия диаграмм

Легенда – подпись, определяющая закраску или цвета рядов данных диаграммы. Легенда содержит ключи и соответствующие им названия рядов данных. Ключ легенды определяет цвет и узор, заданный для элементов определенного ряда.

Подписи данных – это значения (метки), проставленные рядом с точками данных, предоставляющие дополнительные сведения о точках данных, отображающих значения ячеек. Подписями данных могут быть снабжены как отдельные точки данных, так и весь ряд целиком. В зависимости от типа диаграммы подписи данных могут отображать значения, названия рядов и категорий, доли или их комбинации.

Таблица данных диаграммы – это таблица, размещенная на диаграмме, содержащая отображаемые на диаграмме данные. Каждая строка таблицы данных содержит ряд данных. Таблица данных обычно связана с осью категорий и заменяет подписи оси категорий.

Область диаграммы – вся диаграмма, вместе со всеми ее элементами. Область построения – область, ограниченная осями и содержащая все

ряды диаграммы. В трехмерной диаграмме это область, ограниченная осями и включающая ряды данных, названия категорий, подписи меток оси и названия осей.

Диаграммы строятся с помощью вкладки «Вставка/Диаграммы». Перед тем как строить диаграмму, целесообразно выделить ячейки исходной таблицы, включая некоторые заголовки. Для построения диаграммы по несмежным областям эти области выделяются мышью при нажатой клавише «Ctrl».

Этапы построения диаграммы:

выбор типа диаграммы;

выбор источника данных;

определение параметров диаграммы;

выбор размещения диаграммы.

EXCEL обладает достаточно мощными средствами по настройке и редактированию диаграмм:

8

изменение диапазонов данных, добавление новых или удаление существующих;

выбор линий сетки;

стилей диаграмм;

определение размера и расположения легенды;

изменение места пересечения осей, корректировка масштаба осей;

макеты диаграмм;

добавление заголовков к осям и диаграмме, заливка фигуры, эф-

фекты и контур для фигур, размещение текста в диаграмме, экспресс стили и другие.

Представление данных в виде диаграмм позволяет осуществить анализ этих данных, в том числе построить линии тренда, которые могут использоваться для анализа и прогнозирования данных. Подобный анализ называется также регрессионным. Используя регрессионный, можно продлить линию тренда в диаграмме за пределы реальных данных для предсказания будущих значений.

Существует шесть различных видов линий тренда (аппроксимация и сглаживание), которые могут быть добавлены в диаграмму Microsoft Excel. Использование линии тренда того или иного вида определяется типом данных.

Лабораторная работа 3

СОЗДАНИЕ ВЛОЖЕННОЙ ФУНКЦИИ НА ОДНОМ РАБОЧЕМ ЛИСТЕ

Цель работы – получение практических навыков по созданию вложенных функций:

ввод данных (констант и формул) в таблицу с помощью вложенных функций;

технология условного форматирования рабочего листа;

технология интеграции приложений.

Основные сведения о построении вложенных функций

Функция – это специальная, заранее созданная формула, которая выполняет операции над заданным значением (значениями) и возвращает одно или несколько значений.

9

Функция Excel 2007 представляет собой формулу, которая имеет один или несколько аргументов.

Аргумент – это данные, которые используются функцией для получения результата. У разных функций разное количество аргументов. В качестве аргументов могут выступать числа, текст, логические значения, ссылки.

Аргументы могут быть представлены константами или формулами. Формулы в свою очередь могут содержать другие функции, то есть аргументы могут быть представлены функциями.

Функция, которая используется в качестве аргумента, является вложен-

ной функцией.

Excel 2007 допускает до семи уровней вложения функций в одной формуле.

Для ввода функций используется технология «Мастер функций», вызываемой вкладкой «Формулы/Библиотека функций/Вставить функцию».

Лабораторная работа 4

СТРУКТУРИРОВАНИЕ, КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ, ПОСТРОЕНИЕ СВОДНЫХ ТАБЛИЦ И ДИАГРАММ

Цель работы – получение практических навыков в следующих задачах:

создание и ведение списков;

операции со списками (сортировка, фильтрация);

манипулирование данными, расположенными на разных листах рабочей книги;

консолидация данных, расположенных на разных листах рабочей книги;

построение сводных таблиц и сводных диаграмм;

структура таблицы (создание и удаление).

Основные сведения о списках, структуре рабочего листа, консолидации и сводных таблицах

Список – это таблица, содержащая упорядоченный набор данных, база данных на рабочем листе.

Столбцы списка называются полями, строки – записями.

Чтобы достичь максимальной эффективности при работе со списками, надо следовать следующим правилам:

10