15. Обработка данных средствами ms Excel. Оптимизация данных. Встроенные функции, итоговые вычисления. Аппроксимация данных.

Microsoft Excel – это программа управления электронными таблицами, которая используется для вычислений, организации и анализа деловых данных.

Оптимизация — модификация системы для улучшения её эффективности.

Оптимизационные модели применяются в экономической и технической сфере. Их цель – подобрать сбалансированное решение, оптимальное в конкретных условиях (количество продаж для получения определенной выручки, лучшее меню, число рейсов и т.п.).

В Excel для решения задач оптимизации используются следующие команды:

Подбор параметров («Данные» - «Работа с данными» - «Анализ «что-если»» -

«Подбор параметра») – находит значения, которые обеспечат нужный результат.

Поиск решения (надстройка Microsoft Excel; «Данные» - «Анализ») – рассчитывает оптимальную величину, учитывая переменные и ограничения.

Диспетчер сценариев («Данные» - «Работа с данными» - «Анализ «что-если»» - «Диспетчер сценариев») – анализирует несколько вариантов исходных значений, создает и оценивает наборы сценариев.

Для решения простейших задач применяется команда «Подбор параметра». Самых сложных – «Диспетчер сценариев».

Итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычисление суммы значений, входящих в набор, среднего значения и других статистических характеристик, количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенных условиям. Проведение итоговых вычислений в программе Excel выполняется при помощи встроенных функций.

Встроенная функция – это специальные тематические формулы, дающие возможность быстро и качественно выполнить любое вычисление.

Сама функция состоит из двух компонентов: имя функции (например, СУММ, ЕСЛИ, ИЛИ), которое указывает на то, что делает данная операция; аргумент функции - он заключен в скобках и указывает, в каком диапазоне действует формула, и какие действия будут выполнены.

С помощью аппроксимаций данных можно производить приблизительные подсчеты и вычислять планируемые показатели, путем замены исходных объектов на более простые. Но данный метод можно использовать не только для прогнозирования, но и для исследования уже имеющихся результатов.

Главный инструмент, с помощью которого проводится сглаживания в Excel – это построение линии тренда. Суть состоит в том, что на основе уже имеющихся показателей достраивается график функции на будущие периоды. Основное предназначение линии тренда, как не трудно догадаться, это составление прогнозов или выявление общей тенденции.

Но она может быть построена с применением одного из пяти видов аппроксимации: линейной; экспоненциальной; логарифмической; полиномиальной; степенной.

16. Информационные системы, понятие, примеры. Основные функции и назначения информационных систем. Базы данных, понятие. Базы данных в структуре информационных систем.

Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Главная цель информационной системы – это производство и распространение профессиональной информации.

Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области.

Информационные системы помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты, а так же предназначены для долговременного хранения, обеспечения эффективного поиска и передачи информации по соответствующим запросам. В этом смысле их обычно называют системами обработки и хранения информации.

Информационная система является системой информационного обслуживания пользователей и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она формируется и функционирует в регламенте, определённом методами и структурой, принятыми в конкретной предметной области и даже на конкретном объекте, реализуя цели и задачи, стоящие перед ним.

Свойства информационных систем:

1) любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

2) информационная система является динамичной и развивающейся;

3) при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;

4) выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;

5) информационную систему следует воспринимать как человеко-машинную систему обработки информации.

Классификация информационных систем.

По характеру представления и логической организации хранимой информации

Фактографические информационные системы накапливают и хранят данные в виде множества экземпляров одного или нескольких типов структурных элементов (информационных объектов). Каждый из таких экземпляров или некоторая их совокупность отражают сведения по какому-либо факту, событию отдельно от всех прочих сведений и фактов.

В документальных (документированных) информационных системах единичным элементом информации является нерасчлененный на более мелкие элементы документ и информация при вводе (входной документ), как правило, не структурируется, или структурируется в ограниченном виде. Для вводимого документа могут устанавливаться некоторые формализованные позиции (дата изготовления, исполнитель, тематика).

В геоинформационных системах данные организованы в виде отдельных информационных объектов (с определенным набором реквизитов), привязанных к общей электронной топографической основе (электронной карте). Геоинформационные системы применяются для информационного обеспечения в тех предметных областях, структура информационных объектов и процессов в которых имеет пространственно-географический компонент (маршруты транспорта, коммунальное хозяйство).

1) по масштабам применения - настольные и офисные.

2) по признаку структурированности задач структурированные (формализуемые), не структурируемые (не формализуемые), частично структурируемые.

3) по функциональному признаку – производственные, маркетинговые (анализа рынка, рекламные, снабженческие и т.п.), финансовые (бухгалтерские, статистические, и т.п.), кадровые.

4) по квалификации персонала и уровням управления – стратегические (топ-менеджеров), функциональные (менеджеров среднего звена) и оперативные (специалистов).

5) по характеру обработки информации: системы обработки данных, системы управления, система поддержки принятия решений.

6) по оперативности обработки данных – пакетной обработки и оперативные.

7) по степени автоматизации -ручные, автоматические, автоматизированные.

8) по характеру использования информации - наинформационно-поисковые, информационно-справочные,информационно-решающие,управляющие, советующие и т.п..

9) по степени централизации обработки информации — на централизованные, децентрализованные, информационные системы коллективного использования.

10) по характеру использования вычислительных ресурсов –локальные и распределенные;

11) по сфере деятельности – на государственные, территориальные (региональные), отраслевые, объединений, предприятий или учреждений, технологических процессов

12) по классу реализуемых технологических операций-на системы с текстовыми редакторами, системы с табличными редакторами, СУБД, СУБЗ, системы с графикой, мультимедиа, гипертекстом

13) по месту в процессе управления предприятия–на АРМ специалиста, ИС руководителя, ИС внешнего контролера, интегрированные системы, объединяющие в себе часть или все из этих функций.

14) по концепции построения – файловые, автоматизированные банки данных, банки знаний.

15) по режиму работы - пакетные, диалоговые и смешанные.

Совокупность информации по какому-либо объекту называется информационной базой. Информационная база присуща любому объекту независимо от уровня управленческой техники. Она делится на подсистемы, массивы, показатели, реквизиты.

Информационная база, записанная на машинные (электронные) носители информации и используемая для решения задач на ЭВМ, называется базой данных.

Понятие и назначение базы данных.

Понятие «база данных» возникло в результате стандартизации и унификации данных, универсально организованных и хранящихся с помощью ЭВМ с целью использования для многих приложений.

Структурирование данных – объединение данных по определенным параметрам.

База данных – это реализованная с помощью компьютера информационная структура (модель), отражающая состояние объектов и их отношения.

База данных – структурная совокупность данных, поддерживаемых в актуальном состоянии (в соответствии объектам некоторой предметной области) и служащая для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Существенные различия между БД и ИС – для хранения БД используется персональный компьютер, совокупность БД образует уже информационную систему, распределенную на несколько компьютеров.

Виды информационных систем относительно вида деятельности: производственные системы, системы маркетинга, системы учета и бухгалтерии, системы кадров и т.д.

Требования к информационной системе: 1) требование к назначению (сбор, хранение и обработка информации); 2) требование к среде хранения и доступу к данным; 3) (самое главное) удобный и понятный интерфейс для конечного пользователя.

Характеристики базы данных

полнота – чем полнее база данных, тем вероятнее, что она содержит нужную информацию (однако не должно быть избыточной информации);

правильная организация – чем лучше структурирована, тем легче в ней найти необходимые сведения;

актуальность–любая база данных может быть точной и полной, если она постоянно обновляется, т. е. необходимо, чтобы база данных в каждый момент времени полностью соответствовала состоянию отображаемого ею объекта;

удобство для использования – база данных должна быть проста и удобна в использовании и иметь развитые методы доступа к любой части информации.

Требования к базе данных

адекватность базы данных предметной области;

интегрированность данных;

независимость данных;

минимальная избыточность хранимых данных;

целостность базы данных;

обеспечение защиты от несанкционированного доступа или случайного уничтожения данных;

гибкость и адаптивность структуры базы данных;

динамичность данных и способность к расширению;

возможность поиска по многим ключам.

Классификация баз данных

1.По характеру хранимой информации: фактографические (база данных, содержащая информацию, относящуюся непосредственно к предметной области) и документальные (база, в которой каждый элемент представлен только в объёме поискового образа адресата. Такой элемент содержит совокупность признаков, характеризующих адресата (полный почтовый адрес, банковские реквизиты, фамилии – имена - отчества нужных лиц, профиль деятельности и т.д.)).

2.По способу хранения данных: централизованные (база данных, размещенная в виде единого информационного массива на одном или нескольких носителях в одной ЭВМ)и распределенные (совокупность логически взаимосвязанных баз данных, распределённых в компьютерной сети).

3.По структуре организации данных: реляционные (табличные БД), иерархические и сетевые БД.