14. Электронные таблицы, назначение и интерфейс. Табличный процессор ms Excel. Мастер функций, Мастер диаграмм. Создание простейшей базы данных (списка) в ms Excel.

Электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

ЭТ позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. ЭТ не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций.

Любая электронная таблица состоит из вертикальных колонок и горизонтальных строк. Место пересечения столбца и строки образует ячейку электронной таблицы. Ячейка–это основной объект электронной таблицы. В ячейке могут храниться данные разных типов: числа, даты, текст, формулы. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки – это обозначение столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые также называют электронными таблицами.

Gnumeric – это электронная таблица из Gnome Office. Это небольшая, очень быстрая и мощная прикладная программа, имеющая очень удобный пользовательский интерфейс. В Gnumeric имеются все основные возможности, предполагаемые в редакторе таблиц: автофильтр, поиск и замена, деловая графика и т.д. Программа обладает стандартными средствами форматирования ячеек: изменение цвета текста и фона ячейки, размера и начертания шрифта и т. д. Можно центрировать текст относительно выделенных ячеек или разрывать текст на несколько строк внутри одной ячейки. Gnumeric обладает наибольшим количеством математических функций по сравнению с Microsoft Excel и OpenOffice Calc. Имеется 520 встроенных функций разных категорий. Кроме того, он обладает большим быстродействием при работе со сложными таблицами. К недостаткам следует отнести отсутствие стилей ячеек и рабочих шаблонов, отсутствие возможности настраивать списки автозаполнения ячеек.

OpenOffice.org Calc. Ввод, редактирование данных, создание формул выполняется точно так же, как и в MS Excel. Она предлагает форматирование по условию, позволяющее настроить стиль ячеек в зависимости от содержащихся в них величин. Рабочая книга по умолчанию содержит 3 листа, количество которых можно легко изменить, а листы переименовать. Так же, как в MS Excel, широко используется контекcтное меню, вызываемое щелчком правой кнопки мыши при наведении курсора на объект – ячейку, лист и т.д. OpenOffice.org Calc, так же как и MS Excel, позволяет использовать в формуле имена диапазонов ячеек, например, =SUM(оценки за экзамен). Для расчетов в OpenOffice.org Calc применяются 367 функций. По сравнению с другими пакетами под Linux у программы Calc самый большой набор графиков, распределенных по категориям и доступных в мастере создания графиков. OpenOffice.org Calc первым ввел в качестве стандарта экспорт файлов в формате PDF.

Табличный процессор–комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.

Главное достоинство электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

Microsoft Excel – это программа управления электронными таблицами, которая используется для вычислений, организации и анализа деловых данных.

Табличный процессор MS Excel позволяет:

1) Решать математические задачи: выполнять разнообразные табличные вычисления, вычислять значения функций, строить графики и диаграммы и т.п.

2) Осуществлять численное исследование (Что будет, если? Как сделать, чтобы?)

3) Проводить статистический анализ.

4) Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных.

5) Устанавливать защиту на отдельные фрагменты таблицы, делать их невидимыми.

6) Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков.

7) Вводить и редактировать тексты.

8) Осуществлять обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях.

9) Осуществлять многотабличные связи.

Объекты:

Ячейка – мин. объект таб. Процессора

Строка – горизонтальный набор ячеек, заголовки столбцов – А, В, С…

Столбец - вертикальный набор ячеек, заголовки строк – 1, 2, 3…

Адрес ячейки – пересечение столбца и строки (А1)

Указатель ячейки – рамка

Активная ячейка – выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции

Смежные ячейки – расположенные последовательно

Диапазон ячеек – выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок табл.

Адрес диапазона – определяется адресом верхней левой и нижней правой ячейки, разделенных (:) В2:С7

Книга – док. эл. табл., состоящий из листов, объединенных одним именем и являющихся файлом

Лист – рабочее поле, состоящее из ячеек.

Функции в MS Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций – аргумент. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа – результаты. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в функции символы – синтаксис функции.

Для создания формул с функциями обычно используют мастер функций. В диалоговом окне Мастер функций: шаг 1 из 2 в раскрывающемся списке Категория необходимо выбрать категорию функции, затем в списке Выберите функцию следует выбрать функцию и нажать кнопку ОК или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по названию выбранной функции. Например, для округления числа следует выбрать категорию Математические, а функцию ОКРУГЛ.

Если название нужной функции неизвестно, можно попробовать найти ее по ключевым словам. Для этого после запуска мастера функций в поле Поиск функции диалогового окна Мастер функций: шаг 1 из 2 (рис. 2) следует ввести примерное содержание искомой функции и нажать кнопку Найти.

Найденные функции будут отображены в списке Выберите функцию. Выделив название функции, в нижней части диалогового окна можно увидеть ее краткое описание. Для получения более подробной справки о функции следует щелкнуть по ссылке Справка по этой функции.

После выбора функции появляется диалоговое окно Аргументы функции. В поля аргументов диалогового окна следует ввести аргументы функции. Аргументами могут быть ссылки на ячейки, числа, текст, логические выражения и т. д. Вид диалогового окна Аргументы функции, количество и характер аргументов зависят от используемой функции. Текст, числа и логические выражения в качестве аргументов обычно вводят с клавиатуры. По окончании создания функции следует нажать кнопку ОК или клавишу клавиатуры Enter.

Построение диаграмм

Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Мастер диаграмм создает диаграмму в четыре этапа.

На первом шаге Мастера диаграмм выбирается Тип и Вид диаграммы. Типы диаграмм – Гистограмма, Линейчатая, График, С областями, Лепестковая, Поверхность, Биржевая, Цилиндрическая, Коническая, Пирамидальная отображают значения различных категорий и их изменения во времени или по категориям, с использованием различных элементов оформления. Типы диаграмм – Точечная, Пузырьковая – отображают зависимость между данными, позволяют сравнить пары значений. Типы диаграмм – Круговая, Кольцевая – отображают вклад каждого значения в общую сумму.

На втором шаге Мастера диаграмм вводятся исходные данные. Для этого следует выбрать вкладку Ряд, кнопкой Добавить ввести новый Ряд, заполнить поля диалогового окна: Значения и Подписи оси х путем выделения соответствующих ячеек на рабочем листе, поле Имя можно заполнить непосредственным вводом данных в поле. При необходимости добавляется следующий ряд.

На третьем шаге вводятся Параметры диаграммы: Названия диаграммы и осей, выбираются Типы осей, Вид линии сетки, Тип подписей данных, Местоположение легенды и ряд других параметров в зависимости от типа диаграммы.

На четвертом шаге выбирается расположение диаграммы на отдельном листе или на имеющимся рабочем листе.

Диаграммы MS Excel часто используются как иллюстрации объема производства, продаж и покупательского спроса в сфере бизнеса, для отображения результатов научных расчетов, сопоставления данных (например, план и результат) и т.д.

Обработка списков

Под списком в MS Excel понимают специальным образом организованные таблицы, имеющие одинаковую структуру. Списки можно рассматривать как внутренние базы данных, записями в которых являются строки, а полями – столбцы. В MS Excel разработаны специальные операции обработки списков.

Работа со списком с помощью форм

Формы позволяют упростить работу по созданию и редактированию списка. К моменту использования формы структура списка должна быть сформирована.

По команде Данные→Форма появляется диалоговое окно с названием того листа, на котором расположен список, перечнем имен полей и кнопками. Кнопка Добавить позволяет начать работу по созданию новой записи. После того как введены поля, следует щёлкнуть по кнопке Добавить для формирования следующей записи, либо щёлкнуть кнопку Закрыть (если все записи внесены). Кнопки Вперёд и Назад используются для просмотра списка. Для удаления выведенной в форму записи используется кнопка Удалить.

С помощью формы легко организовать поиск записей. Для этого надо щёлкнуть кнопку Критерии, ввести в нужные поля искомые значения и щёлкать кнопку Далее, пока поочерёдно не будут выведены все записи, удовлетворяющие записанным критериям. В режиме поиска можно переходить к предыдущей и последующей записям с помощью кнопок Назад и Вперёд.