156

33

наименование органа внутренних дел(организации) – автора документа, его дата и регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит информацию по нескольким вопросам, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Враспорядительных документах, подготовленных на принципе единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «требую»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»). В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа(«требуем», «решили»).

Внекоторых случаях в тексте документа необходимо дать примечания.

Внутритекстовые примечания различают двух видов:

–помещаемые в строку с основным текстом в виде вводных фраз

вкруглых скобках;

–выделяемые отдельными строками и обозначаемые специальной рубрикой «Примечание(я)». Слово «Примечание» пишут строчными буквами (первая буква заглавная) от левого поля, затем ставят двоеточие. Текст примечаний печатают через один интервал. Если примечаний несколько, то после слова «Примечания» ставят двоеточие и нумеруют их последовательно арабскими цифрами.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именами существительными в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и др.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные

именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в отдельной строке приводятся только номера этих граф.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется с начала строки через один интервал от основного текста следующим образом:

Приложение: по тексту, на 5 л. в 2 экз.

34

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, акже имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от05.06.2009 № 02-6/172 и приложение к нему, н/вх. № 1345 от 10.06.2009, всего на 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Вприложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» строчными или прописными буквами с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается этот реквизит центрировать относительно самой длинной строки.

Всоответствии с ГОСТ Р6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов в установленном порядке используются следующие реквизиты:

1 – Государственный герб Российской Федерации;

2 – герб субъекта Российской Федерации; 3 – геральдический знак – эмблема органов внутренних дел Рос-

сийской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации;

4 – код организации;

5 – основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица;

6 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 – код формы документа;

8 – наименование органа внутренних дел;

9 – справочные данные об органе внутренних дел;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

35

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат;

16– гриф утверждения документа;

17– резолюция;

18– заголовок к тексту;

19– отметка о контроле;

20– текст документа;

21– отметка о наличии приложения;

22– подпись;

23– гриф согласования документа;

24– визы согласования документа;

25– оттиск печати;

26– отметка о заверении копии;

27– отметка об исполнителе;

28– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29– отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;

30– идентификатор электронной копии документа.

Всвязи с ограничением доступа к некоторым документам в системе МВД России приказом МВД России от4 декабря 2006 г. № 987

квышеперечисленным реквизитам добавлен гриф ограничения доступа к документу.

Все реквизиты условно можно разделить на три части: заголовочной части, к ним относятся с1 по 17, 19 и 31 реквизиты, основной – 18, 20, 21 реквизиты и оформляющей части – с 22 по 30 реквизиты.

Реквизиты основной части были подробно рассмотрены выше. Рассмотрим реквизиты заголовочной части.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается только на документах МВД России, подписываемых Министром внутренних дел, его заместителями или главным го-

сударственным инспектором безопасности дорожного движения Российской Федерации1. Герб субъекта Российской Федерации помещается на документах субъектов Российской Федерации.

Геральдический знак – эмблема ОВД России, внутренних войск МВД России помещается на угловых штампах или бланках с угловы-

1Федеральный конституционный закон«О Государственном гербе Российской Федерации» // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2000. – № 52 (ч. 1),

ст. 5021.

36

ми штампами органов внутренних дел. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование автора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах. Сокращенное наименование ОВД помещается в скобках ниже полного или после него, если оно закреплено в его статусных документах.

Над наименованием подразделения Центрального аппарата МВД России или непосредственно подчиненного МВД России указывается полное наименование – «Министерство внутренних дел Российской Федерации» и строкой ниже в скобках сокращенное – «МВД России».

Над наименованием других органов внутренних дел указывается сокращенное наименование – «МВД России», а при его отсутствии – полное наименование вышестоящего органа внутренних дел.

Наименование филиала, территориального отделения указывается в том случае, если они являются авторами документа, и располагается ниже наименования органа внутренних дел.

Справочные данные об органе внутренних дел содержат сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органа внутренних дел.

Наименование вида документа, составленного или изданного органом внутренних дел, регламентируется положением о нем и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. В письме наименование вида документа не указывается.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата составления. Если авторами документа являются несколько подразделений ор-

37

гана внутренних дел, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Проставлять ноль в датах обязательно (05.02.2011). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (05 февраля 2011 г.). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению ОВД индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другими сведениями. Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более подразделениями органа внутренних дел, состоит из регистрационных номеров документа каждого подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательна, используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Наличие этого реквизита исключает необходимость его упоминания в тексте письма.

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам«Наименование ОВД» и «Справочные данные об ОВД». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть указаны органы внутренних дел, органы управления, соединения и части внутренних войск МВД России, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа в орган внутренних дел указывается его сокращенное наименование и через два интервала– наименование подразделения в именительном падеже.

При адресовании документа конкретному должностному лицу указываются в дательном падеже наименование должности этого лица, полное или сокращенное наименование органа внутренних дел,

39

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Резолюция пишется должностным лицом на свободном от текста месте документа и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе или специальном бланке, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначает, что документ поставлен на контроль. Проставляется штамп «Взято на контроль», «Контроль» либо буква «К».

Гриф ограничения доступа к документу является реквизитом официального документа, свидетельствующим об особом характере информации, ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу(«Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», помета «Для служебного пользования») проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России.

Реквизиты оформляющей части документа прописываются следующим образом.

Реквизит «Подпись» печатается от нулевого положения табулятора. В его состав в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите«Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки реквизита. Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При направлении документа в подразделения системы МВД России, а также должностным лицам других организаций, имеющим специальные (воинские) звания, в его состав включается специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. При подписании

40

документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке фамилий.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, специальное (воинское) звание, инициалы, фамилии в алфавитном порядке.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности(временно исполняющим обязанности) должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии(И.о. начальника, Врио начальника). Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Возможно осуществление согласования письмом, протоколом и подобным документом.

Виза согласования документа включает подпись и должность визирующего документ, специальное (воинское) звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа или лицевой стороны экземпляра, который остается в ОВД. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием заголовка документа. Допускается, по усмотрению руководителя органа внутренних дел, полистное визирование документа.

Оттиск печати проставляется на документе, захватывая левый край реквизита «Подпись», и заверяет ее подлинность.

При заверении копии документа ниже реквизита«Подпись» проставляется надпись «Верно», должность лица, заверившего ее, его лич-