156

11

Приложение к приказу директора

ЗАО «Контакт» от 02.06.2009 № 101

(Инструкция Минфина России от 13.04.2000

№ 134/56)

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. В практике нередко возникает потребность подготовить выписку

из приказа по основной деятельности. Выписка – это копия опреде-

ленной части подлинного документа. В ней содержатся все реквизи-

ты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.

Уставы и положения являются сложными организационными документами, имеющими сводный кодификационный характер и определяющими порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы МВД России, единого органа, структурного подразделения.

Устав как учредительный документ, определяющий администра- тивно-правовой статус юридического лица, может содержать следующие разделы: общие положения; акционерный (уставной) капитал; порядок деятельности; управление; учет и отчетность, распределение прибыли; прочие накопления; прекращение деятельности.

На основании положения действуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие органы и организации.

Положения об МВД, УВД, ОВД разрабатываются на основе типовых положений и утверждаются вышестоящими органами управления. Положение о структурном подразделении определяет админист- ративно-правовой статус подразделения(задачи, функции, права, обязанности и ответственность).

При разработке текста положения о делопроизводственном подразделении целесообразно взять за основу структуру Положения о службе документационного обеспечения управления, приведенного в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управлен-

12

ческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления).

Всоответствии с рекомендациями ГСДОУ текст положения должен включать следующие основные разделы:

«Общие положения» – раздел, определяющий правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения

иосвобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться в своей деятельности структурное подразделение.

Во втором разделе«Основные задачи» излагаются направления деятельности данного структурного подразделения.

Вразделе «Функции» дается перечисление конкретных видов производственно-хозяйственной деятельности, закрепленных за данным структурным подразделением.

«Права и обязанности» – раздел, описывающий права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые выполняет структурное подразделение по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям.

Вразделе «Ответственность» устанавливается в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций, неиспользование предоставленных ему прав.

Вразделе «Взаимоотношения. Связи по должности» имеется описание служебных взаимоотношений структурного подразделения с другими подразделениями органа, организации, предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д.

Раздел «Организация работы» содержит определение порядка деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации.

Положение о структурном подразделении организации разрабатывается и подписывается руководителем подразделения. Согласование

13

текста документа проводится по усмотрению руководства органа, организации. Организационные документы подлежат согласованию с отделами юридическим, труда и зарплаты(при наличии таких подразделений в структуре организации), заместителями руководителя, курирующими работу соответствующих подразделений, и др. Положения о структурных подразделениях относятся к группе документов, подлежащих утверждению вышестоящим руководителем. Они, как правило, вводятся в действие с момента их утверждения руководителем организации, не требуя специальных мер по вводу их в действие, т.е. не требуя издания приказа(распоряжения) об утверждении этих документов. Положение о структурном подразделении доводится до работников под подпись путем оформления на этом документе виз ознакомления с обязательным указанием (от руки) даты ознакомления.

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих служебные, организационные вопросы, финансовые и иные специальные стороны деятельности органов внутренних дел, их служб и подразделений, а также отдельных должностных лиц. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Инструкция является документом длительного действия(до замены новой). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Начинаются инструкции, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок использования и другие сведения общего характера. Поскольку текст инструкции носит указующий характер, в ней рекомендуется использовать четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица единственного числа или в безличной форме.

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. Если инструкция утверждается специальным распорядительным актом (приказом), то в нем устанавливается срок ее введения

14

в действие, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители и на первом листе инструкции проставляется отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу.

При необходимости внесения изменений и дополнений в организационные документы не допускаются зачеркивания и исправления текста с пометкой «исправленному верить». Изменения и дополнения вносятся руководителем органа, организации (в приказ и его приложения) приказом, который доводится до работников структурного подразделения под подпись.

Правовое положение работника организации регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей общие положения о должности, функции, правах, обязанностях и ответственности конкретных должностных лиц, служащих на этой должности. Унифицированная структура текста данного документа включает следующие разделы:

Общие положения устанавливают сферу деятельности данного специалиста, его непосредственную подчиненность, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности и замещения по должности во время отсутствия. Здесь же определяются квалификационные требования к претенденту на данную должность и перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности.

Функциональные обязанности – перечисление конкретных функций, возложенных на специалиста; указание формы его участия в управленческом процессе – руководство, утверждение, обеспечение, подготовка, рассмотрение, исполнение, контроль, согласование и т.д. Выполнение конкретных функций должностным лицом выражается в тексте инструкции глаголом настоящего времени несовершенного вида.

Права – определение прав, предоставляемых специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

Ответственность – установление видов ответственности за -не своевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

Взаимоотношения. Связи по должности– перечисление круга должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается служебной информацией, указание

15

сроков получения и представления информации, определение порядка подписания, согласования и утверждения документов.

Государственной системой ДОУ рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел«Оценка работы», в котором должны быть перечислены критерии оценки качества выполнения работником своих функций и обязанностей, степени использования прав и т.д.

При разработке должностных инструкций следует учитывать -на именования должностей в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), предусмотренных в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Должностные инструкции разрабатываются и подписываются руководителями структурных подразделений. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностные инструкции обязательно утверждаются руководителем организации.

Должностные инструкции доводятся до работников под подпись. Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работников под подпись либо производится переработка инструкции в целом. Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

Должностные инструкции должны быть заменены и зановоут верждены в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при увольнении прежнего работника и вступлении в должность другого работника).

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками организации устанавливается распорядительным документом – приказом руководителя о распределении обязанностей.

1.2. Распорядительные документы

Все распорядительные документы должны строго соответствовать нормативно-правовой базе и не содержать положений, противоречащих ей.

16

Краспорядительным документам, отражающим административноуправленческую деятельность ОВД, относятся: приказы ненормативного характера, распоряжения, указания, протоколы.

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации, о подготовке которых говорилось в подразделе«Организационные документы». По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители органа, организации (начальник, его заместители) издают распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам и оформляются на общем или специальном бланке. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую».

Обязательными реквизитами для этих видов документов являются: герб или эмблема, наименование вышестоящей организации (полное и строкой ниже краткое), наименование организации – автора документа, наименование вида документа (указание), его дата и номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись.

Краспорядительным можно отнести и такой вид документа, как протокол, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

Протокол ведется во время заседания, совещания и оформляется на общем бланке. В его формуляр входят: герб или эмблема, наименование органа государственной власти, наименование органа (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания (совещания), номер протокола, место заседания (совещания), заголовок, текст, подписи председателя и секретаря заседания.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире – его окончания. Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название органа, подразделения, службы в родительном падеже. Текст протокола состоит из двух частей: в первой части – вводной – содержатся список при-

17

сутствующих и повестка дня; во второй части – основной – фиксируется ход заседания (совещания).

Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает в себя фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек).

Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций– должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел«Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные».

Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через один межстрочный интервал.

При проведении расширенных совещаний (собраний, заседаний) с большим числом присутствующих во вводной части протокола указывается их количественный состав, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

В повестке дня протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»). В ряде случаев повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не включается в текст протокола, в нем делается отсылочная запись: «Повестка совещания прилагается». Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

Основная часть протокола строится по разделам в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый пункт состоит из следующих частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Если имеются тексты докладов, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии выступившего указывается: «Текст обзора, (доклада, отчета, выступления) прилагается» (в протоколе без кавычек).

Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня. Фамилию и инициалы докладчика печатают в именительном падеже

18

от первого положения печатающего устройства, и через тире с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие. Фамилию, инициалы и должность выступающего пишут в именительном падеже от первого положения печатающего устройства, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения(постановления) в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Решения должны быть конкретными и состоять из фамилии, инициалов исполнителя, содержания поручения и срока его исполнения. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

Принятие решения нередко требует голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе без кавычек) и приводятся результаты голосования.

Впрактике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов.

Всокращенных протоколах в основной части указывается порядковый номер вопроса и печатается его название. Последняя строка названия подчеркивается и под чертой (в скобках) печатают фамилии, инициалы выступающих в хронологическом порядке, после чего записывается решение по данному вопросу. В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какоголибо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается

кпротоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: все реквизиты заголовочной и вводной частей, необходимые реквизиты основной части и реквизиты оформляющей части протокола без личных подписей председателя и секретаря, так как выписки заверяются делопроизводителем.

1.3. Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют принятие управленческих решений. Они не содержат поручений и не обязывают их выполнять. Особенностью этих документов является

19

то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Всоответствии с приказом МВД России от 4 декабря 2006 г. № 987

всостав информационно-справочных документов включаются: акты,

заключения, докладные, пояснительные записки; справки, обзоры, доклады, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы1. К ним также можно отнести служебные, объяснительные записки, письма; отзывы, сводки, списки, перечни, предложения.

Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов

куничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.

Вакте содержатся следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата (дата актируемого события), номер, место составления, гриф утверждения (при необходимости), заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения(при необходимости), подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части указываются: наименование документа, в соответствии

скоторым была образована комиссия, его номер и дата; или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка; или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее в вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами с точками и печатаются через 1,5 интервала. В вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки. В констатирующей части текста акта излагаются цели, задачи, сущность и характер про-

1Приказ МВД России от4 декабря 2006 г. № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».

20

веденной комиссией работы; фиксируются установленные факты, выводы по полученным результатам и при необходимости предложения по устранению выявленных недостатков.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила»).

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы специалиста (или группы специалистов) по какому-либо вопросу или докумен-

ту. Заключение состоит из двух частей: в первой части кратко излагаются существо вопроса, анализ основных положений и дается общая оценка; во второй – конкретные замечания по существу вопроса или документа с выводами и предложениями, которые допускается нумеровать арабскими цифрами. Готовится заключение на листах формата А4. В заголовке к тексту должно быть указано название документа или вопроса, на который оно подготовлено. Документ подписывает специалист, дающий заключение, его подпись удостоверяется печатью. В сторонние организации заключение направляется с сопроводительным письмом.

Докладная записка является документом, адресованным субъекту управления, содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями ее автора. Она может быть ини-

циативной или подготовленной по указанию руководителя. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внутрен-

няя докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги (возможно рукописным способом) и имеет следующие реквизиты: адресат; вид документа; заголовок к тексту с указанием затрагиваемых в ней вопросов и рассматриваемого периода или даты; текст; подпись; дату составления документа. Внешняя докладная записка оформляется всегда на общем бланке и имеет дополнительные реквизиты: наименование организации, место составления документа, регистрационный номер.

Служебная записка является разновидностью докладной и отражает вопросы материально-технического, информационного, хо-

зяйственного обеспечения. Оформляется на стандартных листах формата А4 и имеет те же реквизиты, что и внутренняя докладная записка.