156
.pdf41
ная подпись, расшифровка подписи, дата заверения. Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению руководителя ОВД.
Отметка об исполнителе включает в себя количество экземпляров, их адресование, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. В левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа могут проставляться инициалы и
фамилия исполнителя, его служебный телефон и наименование структурного подразделения.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.
Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова «В дело» и номер дела – руководителем подразделения органа внутренних дел, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в ОВД(его подразделение) проставляется в виде штампа, как правило, на лицевой стороне первого листа документа, с указанием наименования органа, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому могут добавляться: герб, эмблема, наименование вышестоящей организации.
Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные.
42
Бланк для писем включает реквизиты: герб или эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации – автора документа, справочные данные об организации, код организации, дату документа, его регистрационный номер, ссылку на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: герб или эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации – автора, наименование вида документа и заголовок к тексту, место его составления или издания, дату и регистрационный номер документа.
43
3.ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКОВ ОВД ПО ОРГАНИЗАЦИИ
ИОСУЩЕСТВЛЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Вдеятельности органов, служб и подразделений ОВД используются различные виды документов: приказы и распоряжения начальников горрайорганов и начальников служб и подразделений ОВД; протоколы, акты, заключения, докладные записки; справки, планы, обзоры, сводки; письма, доклады, рапорты, пояснительные записки; телеграммы, телефонограммы, факсограммы и другие документы.
Одним из самых важных требований к работе сотрудников ОВД при составлении документов является соблюдение правил, обеспечивающих юридическую силу документов, оперативное и качественное
их исполнение и поиск, возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники.
Документ, оформляемый на бланке, должен соответствовать стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
Сотрудники ОВД несут персональную ответственность за соблюдение установленного порядка организации делопроизводства и -со хранность документов, а также за неразглашение содержащейся в них информации.
Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями работника, постоянно работающего с соответствующими материалами. Передача документов, их копий из подразделений ОВД работникам других служб осуществляется через делопроизводственное подразделение1, в сторонние организации допускается только с письменного разрешения руководителя данного органа.
Секретное и несекретное делопроизводство в ОВД ведется -раз дельно.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет документированную информацию (документ) как «зафиксированную на материальном носителе путем документирования информацию с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в
1 Приказ МВД России от4 декабря 2006 г. № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».
44
установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель»1.
Рассмотрим несколько простых правил составления документов. Первое правило – умение грамотно и правильно писать. Грамма-
тические ошибки в документе будут восприниматься адресатом как свидетельство общей некомпетентности автора. Умелое использование знаков препинания служит орудием при изложении доводов.
Язык составляемых документов должен быть достаточно богат, необходимо обладать обширным словарным запасом для того, чтобы выразить свою мысль точными и ясными словами.
Составитель любого делового документа имеет целью не просто поставить в известность кого-либо о собственном мнении по данному вопросу – он, в первую очередь, стремится убедить адресата в своей правоте. Для этого его позиция должна быть обоснована ,илипо меньшей мере, возможна, тогда на первый план выходят логика изложения этой позиции, качество документа.
Второе правило – простота и деловитость. Сложные фразы с деепричастными и причастными оборотами, с длинной цепью придаточных предложений не уместны в официальных бумагах. Каждая фраза должна «звенеть» от своей точности. В документе должны излагаться только юридически значимые соображения.
Огромное внимание стоит уделить структуре документа. Неясное изложение, наличие повторов и туманных рассуждений лишают текст конкретности и четкости. Изложение должно складываться из логически последовательных разделов, каждый из которых завершается четким выводом.
Деловой процессуальный документ должен быть выдержан в спокойном тоне, без эмоциональных всплесков.
Любой документ должен быть грамотно технически и юридически составлен в плане указания необходимых реквизитов. Необходима последовательная и логичная по содержанию форма изложения -до кумента. Обычно документы содержат несколько частей, такие, как вводную, описательную, мотивировочную, резолютивную и заключительную. Неграмотно, неквалифицированно составленные документы, имеющие существенные недостатки в содержании и оформлении,
1 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 2006. – № 31 (ч. 1), ст. 3448.
45
содержащие недостоверные данные, при отсутствии реквизитов и других небрежностях приводят к отрицательным юридическим -по следствиям. Вследствие таких дефектов документы могут быть признаны недействительными и не приняты по их назначению.
Знание вопросов современного документирования практической деятельности и организации работы с документами поможет сотрудникам ОВД использовать современную компьютерную технику, применять стандартные программные продукты для автоматизации делопроизводственной деятельности.
46
П р и л о ж е н и я
Образцы отдельных видов документов
Образец общего бланка МВД России
Герб МВД России
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
|
(МВД России) |
________________ |
№_______________ |
Москва
--------------------------------------------------------------------------------------
Образец общего бланка подразделения Центрального аппарата МВД России
Эмблема МВД России
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МВД России)
Организационно-инспекторский департамент
________________ №_______________
Москва
--------------------------------------------------------------------------------------
Образец общего бланка органа внутренних дел
Эмблема МВД России МВД России
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(ГУВД по Саратовской области)
________________ |
№_______________ |
|
Саратов |
47
Образец углового бланка письма МВД России
Гриф ограничения доступа к документу
Герб МВД России МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (МВД России)
ул. Житная, 16, Москва, 119049
_____________ № ___________
на №__________ от _________
--------------------------------------------------------------------------------------
Образец продольного бланка письма подразделения Центрального аппарата МВД России
Гриф ограничения доступа к документу
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МВД России)
Департамент государственной службы и кадров Газетный пер, 6, Москва, 129009
______________ № ______________
на № ___________ от ___________
Образец углового бланка письма органа внутренних дел Российской Федерации
Гриф ограничения доступа к документу
Эмблема МВД России ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ (ГУВД по Саратовской области)
ул. Дзержинского, 30, Саратов, 410012
______________ № ______________
на № ___________ от ___________
48
Образец бланка распоряжения МВД России
Герб МВД России
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МВД России) РАСПОРЯЖЕНИЕ
«___» __________20__ г. |
№_______ |
|
Москва |
Образец распоряжения подразделения Центрального аппарата МВД России
Эмблема МВД России
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МВД России) |
|
Договорно-правовой департамент |
|
РАСПОРЯЖЕНИЕ |
|
«___» __________20__ г. |
№_______ |
Москва |
|
--------------------------------------------------------------------------------------
Образец бланка распоряжения органа внутренних дел
Эмблема МВД России МВД России
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(ГУВД по Саратовской области)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«___» __________20__ г. |
№______ |
Саратов
49
Образец оформления полного протокола
Герб МВД России
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МВД России)
ПРОТОКОЛ заседания Центральной экспертной комиссии МВД России
по режиму секретности
_______________ |
№______________ |
|
Москва |
Председательствующий – специальное звание И. О. Фамилия Секретарь – специальное звание И. О. Фамилия Присутствовали: 36 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.Об итогах работы ЦЭК МВД России по режиму секретности в
2009 г.
2.О.............
1. СЛУШАЛИ:
И. О. Фамилия – текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ:
И. О. Фамилия – краткая запись выступления И. О. Фамилия – краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Принять меры .............
1.2. ..........................
1.3. ..........................
1.4. ..........................
2. СЛУШАЛИ:
И. О. Фамилия – текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ:
И. О. Фамилия – краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. .................
2.2. .................
50
Председательствующий |
|
|
специальное звание |
Подпись |
И. О. Фамилия |
Секретарь |
|
|
специальное звание |
Подпись |
И. О. Фамилия |