156

21

Текст докладной записки чаще всего состоит из трех частей: первой части, в которой указываются причины, факты, события, послужившие поводом для ее написания; второй части с анализом ситуации и возможностью ее разрешения; в третьей части автором излагаются конкретные предложения по решению возникшей ситуации.

Объяснительная записка – это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Она,

как правило, состоит из двух частей: в первой части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее написанию, во второй – причины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4 и должна содержать следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение

1

тех или иных фактов и событий, а также для отражения производственной деятельности организации или подтверждения сведений о ее работниках. Справки могут быть внешние и внутренние. Внешние оформляются на бланке, подписываются руководителем организации. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Справки биографического характера должны иметь две подписи (исполнителя и руководителя) и заверяться печатью. Внутренние справки составляются на листах формата А4, подписываются исполнителем или руководителем структурного подразделения.

Обзор – сжатое сообщение о ряде явлений, объединенных общей темой.

Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопро-

сов, выводов, предложений2. Он подразумевает более точное раскрытие темы, и подача материала в нем ориентирована на конкретный аспект, который глубоко рассматривается в более узких рамках.

Отзыв – документ, содержащий мнение специалиста по поводу работы, поступившей на рассмотрение.

1Приказ МВД России от4 декабря 2006 г. № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».

2Там же.

22

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу из различных источников. При подготовке сводки к ней предъявляются те же требования, что и к справке.

Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Этот вид документа не требует ут-

верждения, может готовиться в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, его подготовившим, или руководителем.

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц или работ, составляемый в целях распространения на них определенных норм или требований. Текст часто составляется в виде таблицы, подписывается составившим его должностным лицом или руководителем.

Предложение – документ, содержащий рекомендации по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социальноэкономической и иных сфер деятельности государства и общества.

Самым распространенным видом информационно-справочных документов в органах внутренних дел являются письма. Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и др.

Письма оформляются на продольных или угловых бланках письма и должны иметь следующие реквизиты: герб или эмблему, наименование органа государственной власти, наименование органа – автора документа, его справочные данные, гриф секретности (при необходимости), номер и дату документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения(при необходимости), подпись, отметку об исполнителе.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются просьбы, предложения. В переписке используются следующие формы изложения текста:

–от первого лица единственного числа (прошу);

–от первого лица множественного числа (просим);

23

–от третьего лица единственного числа (предприятие просит);

–от третьего лица множественного числа(руководство предприятия и трудовой коллектив просят).

В современной переписке принято использовать«формулы» вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста письма. Вежливое обращение может быть выражено следующими словами: уважаемый господин директор, уважаемый господин Иванов И. И., уважаемый Борис Петрович, уважаемые господа, уважаемые коллеги; вежливое заключение – с уважением, с благодарностью, с надеждой на сотрудничество, с пожеланием успехов.

При подготовке любого письма необходимо помнить об этических нормах служебной переписки, учитывать особенности языка и стиля служебных документов, знать особенности оформления писем, отправляемых за рубеж. Для исключения ошибок при работе над текстами служебных писем необходимо использовать специальные справочные пособия, посвященные деловой переписке, в которых, как правило, содержится большое количество образцов служебных писем, отражающих многочисленные ситуации, возникающие при общении с отечественными и зарубежными партнерами.

Исходящие (отправляемые) письма могут визироваться заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а

вслучае их отсутствия – на обычной бумаге. Печатают телеграмму в

двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Первый экземпляр направляется на телетайп(телеграф), второй – подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче(почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче. Если организация имеет условный телетайпный адрес, например, «Контакт», то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания(если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без добавления слов«номер», «Ваш», «на

27

стоятельств или дополнений на первое место служит их подчеркиванию. Строгая логика и точность изложения материала определяют последовательность действий.

В документе не должно быть помарок и исправлений. Сокращения слов, применяемые в документах, должны соответст-

вовать действующим правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов и сокращениям, принятым в классификаторах технико-экономической и социальной информации.

Самостоятельные графические сокращения употребляются в любом контексте, независимо от того, с какими словами они соседствуют(и др., и т.д.).

Отдельные слова, если они стоят при именах собственных или цифровых величинах, сокращают одной буквой с точкой илине сколькими буквами. Во множественном числе ставят две буквы без точки между ними. То есть удвоенное однобуквенное графическое сокращение пишется слитно, а точку ставят только в конце(напри-

мер, 2001-2003 гг.).

Инициалы пишут прописными буквами через точку с пробелом между ними и фамилией.

Общепринятые аббревиатуры, состоящие из начальных букв названия, не склоняются и пишутся прописными буквами без кавычек и точек. Буквенные аббревиатуры – марки машин и механизмов– при сочетании с цифрами пишутся слитно, если цифры предшествуют аббревиатуре (5ЗК), или через дефис, если следуют за ней (ЗИЛ-131).

С прописной буквы пишутся:

–первое слово текста, а также первое слово после точки, многоточия, вопросительного и восклицательного знаков, заканчивающих предложение;

–первое слово цитаты, приводимой не с начала предложения, но начинающее собой предложение. С прописной буквы пишется первое слово рубрик перечисления, если у цифр или литер, которыми рубрики обозначены, стоит точка;

–имена, отчества, фамилии, прозвища, клички, псевдонимы. В сложных фамилиях, пишущихся через дефис, каждая часть начинается с прописной буквы;

–географические и административно-территориальные названия.

Вофициальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы;

28

–все слова, кроме родовых обозначений в названиях улиц, переулков, площадей, железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов. Названия станций метро также пишутся с прописной буквы и заключаются в кавычки;

–первое слово в названиях праздников и знаменательных дат;

–первое слово в названии научных учреждений, учебных заведений, промышленных и торговых предприятий;

–первое слово и собственные имена в составных названиях важнейших документов, государственных законов.

В качестве знака переноса используется знак«дефис», который пишется слитно с непереносимой частью слова. Переносы слов, как правило, делают по слогам. Сложные слова переносят по составным частям.

Нельзя:

–разбивать переносом буквенные аббревиатуры, например, МВД, ГИБДД, ОРД и т.д.;

–отделять одну часть устойчивого сокращения типа т.д., и пр., и др. от другой;

–отрывать сокращенные обозначения метрических единиц от цифр, указывающих число измеряемых величин; сокращенные обозначения метрических мер должны быть на одной строке с цифровым обозначением измеряемой величины; то же самое касается знаков №, %.

Нельзя оставлять в конце строки открывающуюся скобку и открывающиеся кавычки.

Знаки препинания ставят непосредственно после последней буквы слова. После них обязательно делают пробел.

Тире пишут с пробелом до и после него. Дефис всегда пишут без пробелов между словами. Этот знак переносить на следующую строку нельзя.

Многоточие ставится для обозначения незаконченности высказывания, заминок в речи, в цитатах для указания на пропуски слов и предложений. Оно изображается в виде трех точек, поставленных подряд. Знак многоточия пишется без пробелов до и после слова. Вопросительный и восклицательный знаки сохраняются перед многоточием, при этом многоточие после них уже делается двумя точками.

В сочетании знаков препинания пробелов между знаками не -де лают. Исключением является тире. Во всех сочетаниях знаков препинания его отделяют пробелом с двух сторон.

29

При сочетании запятой и тире сначала ставят запятую, а затем тире. Пробел между запятой и тире обязателен. Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие в сочетании с кавычками ставятся только после кавычек. Пробелов между ними и кавычками не делают.

Запятая, точка с запятой, двоеточие и тире ставятся только после закрывающейся скобки. После закрывающейся скобки, кавычек, которыми заканчивается предложение, ставится знак препинания, требуемый предложением в целом, независимо от того, какой знак может стоять перед закрывающейся скобкой или кавычками.

Вопросительный, восклицательный знаки и многоточие ставятся перед закрывающимися кавычками, если они относятся только к словам, заключенным в кавычки.

Многозначные целые числа разбивают на группы(по три цифры) справа налево, начиная с четырехзначных, например, 465 697, 46 395 305. Точку между цифровыми группами многозначного числа ставить запрещается, цифры разбиваются пробелами.

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номера в марках машин и механизмов, например, № 5748493903.

При использовании буквенно-цифрового обозначения чисел рекомендуется писать их следующим образом: 20 млрд, 12 млн, 564 тыс. В конце сокращений млрд, млн точка не ставится.

Дробные числа пишутся через косую черту, например, 4/5. Десятичные дроби, как и целые числа, делятся пробелами на группы по три знака в каждой, например, 64,476 385.

Для обозначения диапазона значений используют многоточие... и предлоги от и до.

Цифры в номерах телефонов отделяются пробелами, например, 354 56 57. Двойные номера домов пишутся через косую черту, например, ул. Горького, 71/70. При наличии литеры в обозначении номера дома она пишется рядом с номером без пробела, например, Пушкинский пер., д. 7а.

Количественные числительные в документах предпочтительно писать в цифровой форме. Например, Сбор состоится в14 часов. Числительные от одного до десяти, как правило, пишутся словами: один сеанс, два учебника и т.п.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, имеют падежные окончания, которые пишутся через дефис. Например, 3-я линия, 5-й этаж.