156

2

ББК 67.621 А61

Амельчакова, В. Н.

Документационное обеспечение деятельности органов внутренних дел : учебное пособие / В. Н. Амельчакова ; Г. И. Коновалова ; Г. Н. Кириллова ; А. Н. Емелин. – М. : Московский университет МВД России, 2012. – 55 с.

Учебное пособие содержит общие методические рекомендации по изучению дисциплины «Документоведение» и рассматривает вопросы подготовки и оформления служебных документов сотрудниками органов внутренних дел.

Предназначено для курсантов и слушателей Московского университета МВД России. Может представлять интерес для практических работников.

ББК 67.621

Рецензенты: доцент кафедры общей юриспруденции и правовых основ безопасности Национального исследовательского ядерного университета «МИФИ», кандидат юридических наук Ю. М. Саранчук; начальник кафедры информационной безопасности УНК ИТ МосУ МВД России, кандидат технических наук К. К. Борзунов.

©Московский университет МВД России, 2012

©Амельчакова В. Н., 2012

©Коновалова Г. И., 2012

©Кириллова Г. Н., 2012

©Емелин А. Н., 2012

3

СОДЕРЖАНИЕ

Введение ……………………………………………………………... 4

1.ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ ………………. 6

1.1.Организационные документы……………………………… 8

1.2.Распорядительные документы……………………………... 15

1.3.Информационно-справочные документы……………......... 18

2.ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ …………………………………………………….. 26

2.1.Требования общей грамотности…………………………… 26

2.2.Требования юридической грамотности и правовой культуры 30

2.3.Требования информационной емкости………………......... 30

2.4. Требования технической эстетики(или штабной культуры) 30

3. ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКОВ ОВД ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ……………………… 43

Приложения ………………………………………………………….. 46

Библиографический список………………………………………… 53

4

ВВЕДЕНИЕ

Создание документов, их движение и хранение подчиняются определенным закономерностям и правилам. Практические приемы делопроизводственной практики обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и иных нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность стимулировала теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе.

Тесная связь с практикой обусловила структуру предмета документоведения, состоящую из двух частей: 1) теоретической и 2) прикладной. Обе эти части непосредственно взаимосвязаны. Круг проблем, которые изучаются документоведением, достаточно широк, но главными из них являются:

–закономерности и способы образования и создания документов;

–функции, свойства, структура документа;

–принципы организации документооборота;

–становление и развитие систем документации;

–пути совершенствования документационных процессов в обще-

стве.

Объектом документоведения является вся совокупность документов в обществе, т.е. все виды и формы документов, а также все системы и подсистемы документации. Однако при этом основное внимание уделяется документам и системам документации, связанным со сферой управления.

Предметом изучения дисциплины является документационное обеспечение управления (делопроизводство).

Документационное обеспечение управления – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении управленческих документов, их обработке и хранении.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяются умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. Это особенно необходимо должностным лицам для оперативного выполнения срочных заданий руководства.

Руководителям необходимо умение правильно разработать, внедрить и обеспечить функционирование единого в организации техно-

5

логического процесса документирования и работы с документами и документированной информацией, спланировать, организовать и совершенствовать деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации, принимать меры по упорядочению состава документов и информационных носителей, сокращать их количество и оптимизировать документопотоки в организации.

Учебное пособие содержит необходимую информацию о документировании деятельности подразделений ОВД и о работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и подзаконных актов и нормативно-методических материалов. Знание вопросов современного документирования практической деятельности и организации работы с документами поможет работникам ОВД работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении управленческих задач и задач борьбы с -пре ступностью.

7

структурного подразделения, органа управления, соединения и воин-

ской части внутренних войск. Положение издается также в целях нормативного регулирования конкретных видов деятельности, осуществляемых органами внутренних дел и внутренними войсками.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организации, предприятия: их взаимоотношения с другими службами; гражданами; права и обязанности службы. Устав опре-

деляет статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, учреждения и организации.

Инструкция регулирует основные виды(формы) оперативнослужебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями сотрудников, содержит нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке, какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности.

Правила, как и инструкция, регулируют основные виды (формы) оперативно-служебной деятельности и устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.

В наставлении излагаются нормы о порядке действия конкретных подсистем (органов) в той или иной ситуации, а также определяется порядок реализации и исполнения соответствующих прав и обязанностей.

К правовым актам ненормативного характера относятся: приказы, не носящие нормативного характера (например, по личному составу), распоряжения, указания, протоколы.

Распоряжение – документ ненормативного характера по текущим вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Указание – документ, издающийся, как правило, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений, а также по вопросам информационно-справочного характера.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

К документам, не носящим правового характера (информационносправочным), можно отнести акты, заключения, докладные и пояснительные записки, справки, обзоры, доклады, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы и др. документы.

8

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма – обоб-

щенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста(пересылается почтой, передается телеграфом, по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).

Весь комплекс документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, можно подразделить на несколько групп: организационные, распорядительные и информационно-справочные.

1.1. Организационные документы

Наиболее распространенным видом документов в ОВД являются приказы, издаваемые по различным вопросам функционирования. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу. Приказы по основной деятельности делятся на две группы: первая – приказы, которые носят нормативный характер, вторая – приказы ненормативного характера.

Проекты приказов нормативного характера подготавливаются специалистами организации, согласовываются с юрисконсультом, а при необходимости и главным бухгалтером и подписываются руководителем организации. Подписанный руководителем приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства.

10

Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, подпункты и абзацы. Последовательность информации в распорядительной части приказа может быть различной. В распорядительной части приказа МВД России нормативные предписания излагаются в последовательности, обеспечивающей правильное их понимание и применение нормативного правового акта.

Как правило, пункты распорядительной части приказа МВД России располагаются в следующей последовательности:

–пункты об утверждении нормативных правовых актов других видов (уставов, положений, наставлений, инструкций, правил и иных нормативных правовых актов);

–пункты, устанавливающие нормы права;

–пункты, содержащие поручения подразделениям Центрального аппарата МВД России;

–пункты, содержащие поручения другим подразделениям и организациям МВД России;

–пункты, содержащие поручения МВД, ГУВД, УВД и другим органам внутренних дел, органам, соединениям и воинским частям внутренних войск;

–пункты, изменяющие ранее установленные правовые нормы;

–пункты, отменяющие ранее установленные нормы права;

–пункты, возлагающие контроль за выполнением данного приказа МВД России1.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке органа, организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования и ознакомления, отметку об исполнителе (при необходимости).

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись:

1Приказ МВД России от27 июня 2003 г. № 484 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в Центральном аппарате МВД России».