2.3. Дубликаты трудовых книжек

Все случаи выдачи дубликатов трудовой книжки перечислены в Правилах введения и хранениях и в Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Это такие случаи, как:

– При утере работником трудовой книжки (п. 31 Правил);

– При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной (п. 33Пр.);

– Если трудовая книжка пришла в негодность (п.33);

– При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34);

– Если в трудовую книжку внесены признанными недействительными записи об освобождении от работы в связи с осуждением, либо отстранении в связи с привлечением к уголовной ответственности (п. 22 Правил) .

Лицо, которое утратило трудовую книжку, должно немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы (п. 31 Правил)⁶.

Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи заявления (п.31 Правил).

При выдаче дубликата трудовой книжки, в правом верхнем углу первой (титульной) страницы указывается слово «дубликат». А на первой ( титульной) странице прежней трудовой книжки (если он не утерян) пишется: « взамен выдан дубликат», указывается его серия и номер (п.1.2.Инструции по заполнению трудовых книжек).

Рассмотрим выдачи дубликатов трудовых книжек в разных случаях, предусмотренными Правилами введения и хранения трудовых книжек.

В случае, если трудовая книжка потеряна работником:

В заявлении работник должен изложить просьбу о выдаче дубликата, подробно объяснить при каких обстоятельствах была потеряна книжка. Порядок выдачи дубликата закреплен в разделе III Правил, а также в разделе 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» (графа 3) прежде всего, вносится запись об общем и непрерывном трудовом стаже работы до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов и должностей работника. Затем, общий и непрерывный трудовой стаж, подтвержденный соответствующими документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: – в графе 2 указывается дата приема на работу;

– в графе 3 пишется наименование организации, где работал работник, структурное подразделение и должность, на которую он был принят. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации, то делается соответствующая запись.

Заполнение сведений об увольнении производится в общем порядке: – в графе 2 указывается дата увольнения; – в графе 3– причина увольнения, если представленные документы имеют такие сведения;

– в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. В том случае, когда документы не содержат полностью сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

Конкретный перечень этих документов не распределен, поэтому это могут быть справки с предыдущих мест работ, копии приказов, или распоряжений.

Рассмотрим случай, где трудовую книжку потерял работодатель.

Редко можно обнаружить случаи, чтобы работодатель потерял трудовую книжку работника. Только если в случаях чрезвычайных ситуаций – экологические и технологические катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и т.п.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в случае ЧП, трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ (п. 34 Правил).

В состав комиссии, определяющий трудовой стаж работников, включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а так же может быть и представителей других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника ( справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и др.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух или более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

По результатам работы этой комиссии составляется акт, в котором указывается период работы, профессия или должность и продолжительность трудового стажа работника.

На основании акта комиссии работодателем выдается дубликат трудовой книжки работнику.

При необходимости, стаж работы может быть подтвержден в судебном порядке.

Рассмотрим случай, где запись в трудовой книжке признана недействительной.

В этом случае работник должен обратиться в отдел кадров по последнему месту работы за выдачей дубликата трудовой книжки.

В дубликат должны будут перенесены все произведенные в трудовой книжке записи, кроме той, которую признали недействительной.

Как уже говорилось, в правом верхнем углу титульной (первой) странице делается надпись «Дубликат», так же на первой странице прежней трудовой книжки указывается «взамен выдан дубликат», с указанием серии и номера дубликата.

В случае, если трудовая книжка обгорела, порвалась, испачкалась, т.е. пришла в негодность дубликат выдается в таком же порядке, как и при признании записи недействительной (п. 33 Правил №225).

Могут быть случаи, например из–за обгорания, обрыва страниц, когда некоторые записи могут быть утрачены. Тогда нужно будет потребовать от работника документы, подтверждающие стаж работы в конкретном месте.

3.Хранение трудовых книжек

Хранение трудовых книжек является обязанностью работодателя, с этой целью он ведет:

– Приходно–расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;

– Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них⁷.

Формы названных книг утверждены постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. и содержатся в приложениях к нему.

В приходно–расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации (п.41 Правил), вносятся сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно–расходная книга по учету бланков трудовой книжки, вкладыш в нее и книга учета движения трудовых книжек, вкладыши в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении, либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке⁸.

Довольно часто встречаются случаи, когда органы, такие как Пенсионный фонд РФ, ОВИР и др., требуют от работника предоставления подлинника трудовой книжки. Но установлено, что трудовая книжка может выдаваться на руки работнику только в случае его увольнения. При выдаче книжки на руки работнику существует опасность утери документа или его подделки. В этом случае Министерством труда и социального развития Российской Федерации давалась следующая рекомендация: работнику кадровой службы вместе с сотрудником прийти в соответствующий орган и показать его книжку.

Интересно будет рассмотреть ответственность за нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек:

– Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек может повлечь за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного и (или) административного взыскания.

– Лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за нарушение порядка их ведения и хранения (ст. 197 ТК).

– Административная ответственность может наступить в соответствии с ч.4 ст. 9.19 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП) с применением санкций в виде штрафа.

– Если действиями должностного лица в связи с нарушением порядка ведения и выдачи трудовой книжки организации причинен материальный ущерб, то оно может быть привлечено и к материальной ответственности.