Бизнес-процесс саммари
.docБизнес-процессы Бэби-клуба
|
№ п/п |
Наименование |
Срок исполнения |
Ответственный |
Продолжительность |
|
1 |
Ответственный за разделы Ефимова Юля: |
|
|
|
|
|
Развитие персонала |
|
|
|
|
|
Обучение специалистов в методическом центре Бэби-клуба |
на ближайшем обучении |
партнер |
7 дней |
|
|
Обучение помощников специалистов по скайпу |
через 1 – 1,5 месяца работы |
партнер |
2 дня |
|
|
Совместно с УК: - привлечение куратора (скайп-собрания, просмотр занятий) - вебинары от УК - материалы съездов партнеров - методические газеты - газеты для родителей |
регулярно |
партнер |
|
|
|
Рекомендации книг к прочтению и обсуждение на собраниях |
регулярно |
партнер |
|
|
|
Обмен опытом между сотрудниками и с другими клубами: |
|
|
|
|
|
- собрания в клубе |
еженедельно |
партнер + исп. директор |
|
|
|
- посещение сотрудниками занятий друг друга с последующим обсуждением |
по плану работы |
исп. директор, специалист |
|
|
|
- работа с другими клубами: - работа через куратора между 5-6 клубами (пример, клуба кат. Б) - посещения занятий специалистов в других клубах |
по плану |
партнер |
|
|
|
Тренинги: - психологический дайвинг, - способствующие развитию и личностному росту на усмотрение партнера |
не менее 1 в квартал |
партнер |
|
|
|
Участие специалистов в съездах специалистов сети |
1 раз в год (поощрение лучшим сотрудникам) |
партнер |
|
|
|
Обмен опытом партнеров в Мегаплане |
регулярно |
партнер |
|
|
|
Сплочение сотрудников |
|
|
|
|
|
- выработка одной цели и движение к ней |
1 раз в месяц |
партнер |
|
|
|
- «мешок желаний» + карта желаний |
декабрь 2014г. |
партнер |
по необходимости дополнять |
|
|
- совместные мероприятия |
не реже 1 раза в 2 месяца |
партнер |
|
|
|
Полиграфия |
здесь каждый партнер |
|
|
|
|
Полиграфия для ведения текущей деятельности |
сам решает каким образом |
|
|
|
|
- Договоры |
изготавливать |
|
|
|
|
- Анкеты для родителей |
самостоятельно или |
|
|
|
|
- Квитанции |
чрез полиграфическую |
|
|
|
|
- Приглашение на первое занятие |
фирму |
|
|
|
|
- Папка для документов при заключении договора |
главное все должно быть |
|
|
|
|
- Памятки по оплате |
всегда в наличии в |
|
|
|
|
- Домашние задания |
актуальной форме |
|
|
|
|
- Газета для родителей |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Полиграфия для маркетинговых мероприятий |
|
|
|
|
|
- Визитки (партнера, клуба, исполнительного директора) |
|
|
|
|
|
- Флаеры |
|
|
|
|
|
- Купоны |
|
|
|
|
|
- Листовки (лифлеты) |
|
|
|
|
|
- Плакаты для размещения в больницах, развлекательных центрах и т.д. |
|
|
|
|
|
Полиграфия для оформления клуба по чек-листу |
изготовление и замена по мере необходимости |
партнер |
|
|
+ |
Получение лицензии на дошкольное образование |
|
|
|
|
|
Получение заключения Роспотребнадзора: |
до янв. 2015 |
партнер |
|
|
|
- Консультация специалиста ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии» |
|
|
|
|
|
- Подать заявку на санитарно-эпидемиологическую экспертизу |
09.10.2014 |
партнер |
|
|
|
- Организация и контроль подготовки клуба и не обходимой документации к осмотру |
за день до проверки |
партнер |
|
|
|
Получение заключения пожарных |
до 01 янв. 2015 |
партнер |
|
|
|
- Нанять консультанта по пожарной части |
встреча 08.10.2014 |
партнер |
|
|
|
- Подать заявку на экспертизу |
|
партнер |
|
|
|
- Организация и контроль подготовки клуба и необходимой документации к осмотру |
до 20.10 2014 |
партнер |
|
|
|
Финансирование |
по мере необходимости |
партнер |
|
|
|
Устранение недостатков в случае их выявления |
|
партнер |
|
|
|
Подготовка документов на выдачу лицензии |
|
партнер |
|
|
|
Внесение соответствующих изменений по ОКВЭД |
|
партнер |
|
|
|
Взаимодействие с УК (информирование УК о прохождении этапов лицензирования, консультирование и пр.) |
|
партнер |
|
|
+ |
Съезды партнеров |
|
|
|
|
|
Участие в съездах партнерах |
1 (2) раза в год |
партнер (исп. директор на усмотрение) |
|
|
|
Предложение тем для обсуждения на съездах |
через куратора |
партнер |
|
|
|
Обратная связь для УК после съезда |
в течение недели после съезда |
партнер |
|
|
|
Донесение информации со съезда до сотрудников |
в течение 1 месяца после съезда |
партнер |
|
|
|
+ Мини-съезды с партнерами в рамках работы Н. Ермишиной |
|
партнер |
|
|
2 |
Ответственный за разделы Лебедева Юля: |
|
|
|
|
+ |
Реклама |
|
|
|
|
|
Ведение страничек в соц. Сетях |
min 2 публикации в неделю на каждой из страничек. |
Партнер, директор |
|
|
|
Публикации на тему «полезные советы о раннем развитии» |
Каждый понедельник |
Партнер, директор |
15 мин. |
|
|
Публикации «что нового в клубе», «тематические занятия», «акции», «интересные фото с занятий!», |
По мере необходимости |
Партнер, директор |
15 мин. |
|
|
Публикации «милое фото из интернета и к ней смешное детское высказывание» |
Каждая пятница |
Партнер, директор |
15 мин. |
|
|
Раздача флаеров, лифлетов. В ТЦ, на детских площадках, кукольные театры, парки, места семейного отдыха. Флаеристам платим не за кол-во розданных флаеров, а за кол-во принесенных контактов. |
1 раз в месяц |
партнер + исп. директор |
2 выходных дня |
|
|
Банер В зависимости от сезона, может вывешиваться: В теплое время года - в гор.парках, места семейного отдыха; В холодное время года - в местах проведения елок, на катках; Не зависимо от сезона – возле детских садов, кукольных театров. |
Перемещать по мере необходимости |
партнер + исп. директор |
|
|
|
Подарочные сертификаты: Клуб уже работает - предлагаем своим клиентам, сделать подарок (сертификат на сумму…) от своего лица, другу кот.мог бы стать нашим клиентом; Клуб еще не открылся – розыгрыш на открытии, раздача в ТЦ, на детских площадках, елках, кукольных театрах и т.д. |
2 раза в год (перед новым год, и перед 1 сентября) |
исп. директор, специалист |
|
|
|
Самоклеющиеся плакаты в поликлиниках, род.домах, детских игровых и т.п. |
|
Партнер + директор |
|
|
|
Проводить в род.домах лекции (для рожениц на сохранении), о пользе раннего развития, оставлять в отделения флаеры, лифлеты |
1 раз в 3 месяца |
партнер |
1 час. |
|
|
Анимация: В теплое время года – на детских площадках, гор.парках, на праздничных мероприятиях В холодное время года – кукольные театры (перед спектаклем). |
|
Партнер + директор |
|
|
|
Рассылки: Действующим клиентам – фотоотчеты или видеоотчет |
1 раз в месяц |
специалист |
? |
|
|
Пробникам - фотоотчет |
В течении суток, после пробного занятия |
специалист |
? |
|
|
Потенциальным клиентам, ушедшим клиентам – газеты, электронные книги, полезные статьи о раннем развитии |
1 раз в месяц |
партнер + исп. директор |
|
|
|
Презентации новым клиентам (желательно проводить групповые презентации): - фильм о 10 видах интелекта; - правила и традиции БК - фильм о БК - условия договора |
Со всеми новыми клиентами |
партнер + исп. директор |
30-40 мин. |
|
|
Родительские собрания - что нового в клубе - какие достижения в группе - планы на след.3 мес. - интересные факты о раннем развитии - ответы на вопросы |
1 раз в 3 месяца |
Специалист + исп.директр |
Во время занятий группы, 40 – 50 мин. |
|
|
Опросы для клиентов |
1 раз в год |
Исп. Директор + партнер |
|
|
+ |
Звонок |
|
|
|
|
|
Звонок приглашение на презентацию, объяснение методик, ответы на вопросы. |
Как только появляется новый контакт |
Партнер, директор |
|
|
|
Звонок перед презентации, напоминаем. |
За день, всем клиентам записанным на презентацию |
Партнер, директор |
|
|
|
Звонок пробному клиенту «Здравствуйте! Бэби-клуб бережное развитие интеллекта, имя! Имя (мамы, бабушки - контактное лицо) я хотела напомнить вам о том, что сегодня в (время занятия) мы ждем вас в Бэби-клуб с (имя малыша) на пробное занятие! Спасибо! До встречи! |
Перед началом занятия за 1 час |
помощник |
|
|
|
Звонок клиенту после пробного занятия |
На следующий день |
Партнер, директор |
|
|
|
Звонки по имеющейся базе клиентам: ушедшим – уточняем по какой причине перестал ходить, презентуем новые услуги, скидки и т.д. не пришедшим после пробного – приглашаем на бесплатное мероприятие (праздник, мастер класс) |
Отслеживать 1 раз в месяц |
партнер + исп. директор |
|
|
+ |
Заявка с сайта |
|
|
|
|
|
После получения заявки с сайта: |
|
|
|
|
|
- заносим все контактные данные (Имя мамы, имя ребенка, возраст ребенка, № телефона, email) в таблицу или спец. Программу. |
Каждую новую заявку |
Партнер, директор |
5 -7 мин. |
|
|
- готовимся (ищем свободные места в группе соответствующего возраста, определяем дату и время для презентации) |
В день принятия заявки |
партнер |
5-7 мин. |
|
|
- назначаем мероприятие (время звонока), это должно быть удобное для Вас время, что бы никто не отвлекал. |
В день принятия заявки |
Партнер, директор |
5 мин. |
|
|
- звонок (рассказываем о программах соответствующих возрасту ребенка, предлагаем дни и часы занятий, приглашаем на презентацию, отвечаем на вопросы) |
В день принятия заявки |
Партнер, директор |
15 мин. |
|
+ |
Клиент зашел в клуб |
|
|
|
|
|
Действующий клиент: |
|
|
|
|
|
- встречаем каждого малыша, который приходит с доброжелательной улыбкой и здороваясь, называя по имени маму и малыша. Например: «Добрый день, Ирина ! Илюша привет, как дела?». |
|
Помощник |
|
|
|
- помогаем маме раздеть малыша, спрашивая разрешения. Например: «Ирина, давайте я помогу снять Илюше курточку и ботинки?» Если малышу это некомфортно, то отходит в сторону, предоставляя возможность маме (бабушке, няне) самой его раздеть. |
|
Помощник |
|
|
|
- как можно чаще называем маму и малыша по имени |
|
Помощник, специалист, директор |
|
|
|
- предлагаем маме и малышу пройти в игровую до начала занятий |
|
|
|
|
|
- предлагаем клиенту напитки, знакомим с новостями. Например: «Наталья, вчера пришли новые книги, присаживайтесь я Вам все покажу!» «Светлана, у нас проходит акция…» и т.д. Интересуемся известными нам фактами из жизни клиента. Например: «Екатерина, поделитесь впечатлениями о спектакле…». Делимся своими инсайтами (информация должна быть интересна клиенту) |
|
Директор, партнер. |
|
|
|
- после окончания занятия, рассказываем об успехах малыша, отвечаем на вопросы |
|
специалист |
|
|
|
- провожаем каждого клиента, с доброжелательной улыбкой. Предлагаем маме помочь одеть малыша, называя по имени маму и малыша. |
|
|
|
|
|
Клиент пришедший на пробное занятие: |
|
|
|
|
|
- перед приходом пробного малыша мы уже должены знать имя и возраст малыша и мамы (сопровождающее лицо) |
|
Помощник |
|
|
|
- встречаем пробного малыша и маму (иное сопровождающее лицо) с дружелюбной улыбкой и презентует себя. Н-р, «Добрый день (утро, вечер)! Меня зовут (имя)! Сегодня я буду вашим Помощником!» |
|
Помощник |
|
|
|
- с разрешения мамы и малыша помогаем раздеться мягко и не навязчиво |
|
Помощник |
|
|
|
- провожаем маму к администратору для оплаты пробного занятия |
|
Помощник |
|
|
|
- показываем маме, где можно оставить сумку, и объясняем Правила клуба: - телефон перевести на тихий режим - во время занятий разговоры по телефону запрещены - все интересующие вопросы мама(люб. сопровожд.лицо) может задать на переменке специалисту или помощнику. фото, видеосъемка в клубе запрещены |
|
Помощник |
|
|
|
- просит маму указать e-mail для фотоотчета с пробного занятия, а также комментарии по занятию |
|
Помощник |
|
|
|
- провожаем малыша и маму в игровую и интеллектуальной, где знакомит со Специалистом. |
|
Помощник |
|
|
|
- по окончанию занятия провожаем маму и малыша: «Имя мамы, понравилось ли вам с (имя малыша) сегодняшнее занятие? Будем рады видеть вас вновь!» |
|
Помощник, специалист, директор |
|
|
|
- в случае, если пробный малыш не посетил занятие, звоним по указанным контактным данным в тетради пробных, и узнаем причину, с занесением результата звонка в тетрадь пробных |
|
Помощник |
|
|
|
- уведомляем специалиста о причине неявки пробного малыша. |
|
Помощник |
|
|
|
Клинт проходил мимо и зашел: |
|
|
|
|
|
- приветствуем, дружелюбной улыбкой, и презентуем себя. Спрашиваем имя клиента. Показываем где можно раздеться. |
|
Директор, партнер. |
|
|
|
- спрашиваем что именно клиент хочет получить у нас в клубе. Интересуемся как зовут малыша и его возраст. Рассказываем о клубе, если есть возможность сразу проводим презентацию. |
|
Директор, партнер. |
|
|
|
- просим контактные данные. Записываем на презентацию и пробный урок |
|
Директор, партнер. |
|
|
3 |
Ответственный за разделы Смирнова Елена: |
|
|
|
|
+ |
Должностная инструкция |
|
|
|
|
|
Адаптация Должностной инструкции под нового сотрудника |
1 день после принятия решения о трудоустройстве |
директор |
30 мин |
|
|
Ознакомление и разъяснения содержания работнику, подписание Пример инструкции прилагаю (отдельный документ Biznes-protsessy_Smirnova)) |
в момент подписания трудового договора |
директор |
30 мин |
|
+ |
Оффер |
|
|
|
|
|
Выдается кандидату после собеседования |
отправить на почту или вручить лично |
директор |
|
|
|
Обсуждение, пояснение, если есть вопросы у кандидата |
после ознакомления |
директор |
30 мин |
|
+ |
Испытательный срок |
|
|
|
|
|
Утверждение на должность |
1 день после собеседования |
Куратор УК+партнер |
|
|
|
Знакомство с командой клуба |
|
партнер |
1 час |
|
|
Обучение утвержденного кандидата |
в ближайшее обучение |
УК |
2-7 дней |
|
|
Подписание договора, должностной инструкции, положения о коммерческой тайне |
перед началом работы |
директор |
1 час |
|
|
Список рекомендуемой литературы |
в течении |
|
|
|
|
Погружение в деятельность клуба, посещение занятия с другим педагогом |
первый рабочий день |
педагог, директор |
1 день |
|
|
Первое занятие |
через неделю |
новый сотрудник |
1 час |
|
|
Просмотр занятия/обсуждение |
первая неделя |
директор |
2 часа |
|
|
Индивидуальная встреча |
1 раз/2 недели |
директор |
1 час |
|
|
Просмотр занятия/обсуждение |
через 1 месяц |
куратор УК |
2 часа |
|
|
Участие в коллективных собраниях |
1 раз в неделю |
директор |
1,5 часа |
|
|
Проверка по чек-листу |
в конце испытательного срока |
директор |
1 день |
|
+ |
Подписание договора |
|
|
|
|
|
Знакомство с клубом, Ознакомительное занятие |
за 15 мин до занятия, во время |
педагог |
1 час |
|
|
Общение с родителем после занятия, при положительном результате вручение пакета документов с пояснением, выясняем эл. почту клиента |
сразу после занятия |
педагог, директор |
10 мин |
|
|
Отправляем фото клуба и малыша на занятии на эл. почту родителя |
в течении 30 мин после занятия |
педагог |
10 мин |
|
|
Принимаем заполненные документы, проверяем, все ли заполнено |
второе занятие |
педагог |
5 мин |
|
|
Подписание договоров ИП |
во время занятия или до следующего |
партнер |
1 мин |
|
|
Занесение данных в Бэби-софт |
в день получения документов |
Педагог или другой ответственный |
15 мин |
|
|
Возвращение копии клиента |
в тот же день или на след. занятии |
педагог |
1 мин |
|
4 |
Ответственный за разделы Смагулова Айгерим: |
|
|
|
|
+ |
Контроль выполнения обязанностей |
Регулярно |
партнер+директор |
|
|
|
Сверка деятельности сотрудника с чек-листом (помощник, специалист, директор) |
|
|
|
|
|
Сверка деятельности сотрудника с выполнениям описанных функциональных обязанностей его должности |
|
|
|
|
|
Собрания (Сбор обратной связи от коллег, оценка эффективности бизнес-процессов, выяснения уязвимых мест, прямой вопрос – как ты думаешь, хорошо ли ты работаешь? Обсуждение, учет рекомендаций и отзывов клиентов) |
|
|
|
|
|
Обратная связь от куратора |
|
|
|
|
|
Периодический просмотр записей с видеонаблюдения клуба |
|
|
|
|
+ |
Проведение презентации-встречи (клиент приглашается отдельно только на презентацию – рекомендуемая форма) |
Регулярно |
партнер+директор, или специалисты |
1-1,5 часа |
|
|
Обзвон клиентов, приглашение |
|
|
|
|
|
Встреча клиента, знакомство, представление сотрудников (фоном звучит звуки природы. Важно: обращение к клиенту и детям по имени) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Показ презентации в слайдах или новый ролик об обучение в БК |
|
|
|
|
|
Ответы на вопросы родителей. Интерес о том, где они узнали о БК |
|
|
|
|
|
Знакомство с Договором, Правилами и традициями, Миссией БК. (обращаем внимание на пункты: вступительный взнос, оплата до 25 числа месяца, праздничные дни и отработка пропусков) |
|
|
|
|
|
Показ фильма о 10 видах интеллекта (Тони Бьюзен «Умные родители – гениальный ребенок») |
|
|
|
|
|
Запись на ознакомительное занятие (Пенни Уорнер «160 игр») |
|
|
|
|
|
Проводы гостей (фоном звучит гимн БК, помощь в одевании, непринужденное общение на разные темы) |
|
|
|
|
+ |
Проведение презентации до, во время или после занятия |
По необходимости |
Партнер, директор или специалисты |
Ограниченное 10-25 мин |
|
|
Показ презентации в слайдах (Комментарии, ответы на вопросы) |
|
|
|
|
+ |
Продажа второго месяца занятий |
регулярно |
Директор, специалисты |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
Ответственный за разделы Кушнарева Александра: |
|
|
|
|
+ |
Занятие |
|
|
|
|
|
Приход клиента с ребенком в клуб |
До начала занятия |
|
|
|
|
Встреча клиента в клубе, приветствие |
|
Помощник |
|
|
|
Сопровождение во время раздевания, помощь, если необходимо |
|
Помощник |
|
|
|
Сопровождение малыша или малыша с мамой, в зависимости от возраста, в игровую до начала занятия, потом в интеллектуальную |
|
Помощник |
|
|
|
Преподавание заготовленного материала детям |
Во время занятия |
Педагог |
|
|
|
Следование структуре занятия, прописанной в методике |
|
Педагог |
|
|
|
Удерживание внимания и интереса детей |
|
Педагог |
|
|
|
Своевременное проведение перерывов |
|
Педагог |
|
|
|
Игра с детьми во время перерывов |
|
Помощник |
|
|
|
Сопровождение детей в туалет или к маме, если необходимо |
|
Помощник |
|
|
|
Сопровождение детей пить воду |
|
Помощник |
|
|
|
Обратная связь родителям об успехах детей и об учебном процессе |
После занятия |
Педагог |
|
|
|
Помощь в сборах, одевании |
|
Помощник |
|
|
|
Описание вакансий |
|
|
|
|
|
Описание списка требований |
По требованию |
директор |
|
|
|
Определение графика |
|
директор |
|
|
|
Определение возможной з/п |
|
директор |
|
|
|
Написание интересного, привлекающего внимание, обьявления для размещения на сайтах |
|
директор |
|
|
+ |
Размещение вакансий |
|
|
|
|
|
Определение сайтов для размещения |
По требованию |
директор |
|
|
|
Регистрация и оплата услуг |
|
директор |
|
|
|
Описание информации о Бэби-клубе |
|
директор |
|
|
|
Заполнение форм обьявлений |
|
директор |
|
|
+ |
Собеседование |
|
|
|
|
|
1 этап: резюме на сайте |
|
директор |
|
|
|
2 этап: телефонный разговор, выяснить: степень заинтересованности, возраст, образование, опыт |
|
директор |
|
|
|
Если все подходит, зовем на 3й этап: личное знакомство – внешний вид, открытость, поза, доброжелательность; более подробная информация о себе; рассказать о нас и о работе более подробно |
|
директор |
|
|
|
Сообщить кандидату о том подходит он или нет |
В течение суток после встречи |
директор |
|
|
6 |
Ответственный за разделы Подшивалова Катя: |
|
|
|
|
+ |
Пробное занятие |
|
|
|
|
1. |
Звонок клиенту за день до пробного занятия |
За 1 день до пробного занятия |
За день до пробного занятия |
|
|
|
Приход клиента с малышом в клуб. Перед началом занятия: |
До начала занятия |
|
|
|
|
-Встреча клиента с малышом в клубе |
|
Администратор, помощник |
|
|
|
-Знакомство |
|
Администратор, специалист, помощник |
|
|
|
-Экскурсия по родительской комнате, учебной, игровой, знакомство с пособиями, методиками, объяснение правил поведения в клубе (телефон в беззвучный, мамы-рыбки, нет фото). |
|
Специалист |
|
|
|
-Знакомство с другими ребятами и родителями группы |
|
|
|
|
|
Сопровождающий взрослый присутствует на занятии: |
Во время занятия |
|
|
|
|
-Объяснение методики по ходу занятия |
|
Специалист |
|
|
|
-Общение с сопровождающим во время переменок, ответ на вопросы |
|
Специалист, помощник |
|
|
|
Сопровождающий взрослый не присутствует на занятии: |
|
|
|
|
|
По окончании занятия рассказать, как прошло занятие, успехи малыша, объяснить домашнее задание |
После занятия |
Специалист |
|
|
|
После занятия специалист провожает клиента к администратору.
|
|
Специалист |
|
|
|
Интересуемся, как прошло занятие и есть ли какие-то вопросы по занятию |
После занятия |
Администратор |
|
|
|
-Знакомим с анкетой |
|
|
|
|
|
-Знакомим с условиями договора, правилами и традициями. Акцентируем внимание на порядке расчетов, отработках, вступительном взносе. |
|
|
|
|
|
-Пишем в бланке договора время занятия группы |
|
|
|
|
|
-Выдаем клиенту пакет документов для заполнения дома (анкета, 2 экз.договора, визитка). |
|
|
|
|
|
-Принимаем оплату за пробное занятие/ заключаем договор |
|
|
|
|
|
Отправить письмо после пробного занятия (в соотв. с чек-листом) |
В день пробного занятия |
Специалист |
|
|
|
-Проверить, дошло ли письмо. Если нет, переслать. Если неверный е-мейл, позвонить клиенту и уточнить |
В день пробного занятия |
Специалист |
|
|
|
-Звонить на следующий день после пробного занятия |
|
|
|
|
|
Абонемент (подписание договора, прием оплаты) |
|
|
|
|
|
Клиент покупает абонемент сразу после пробного занятия. |
По окончании пробного занятия |
Администратор |
|
|
2 |
Интересуемся, как прошло занятие и есть ли какие-то вопросы по занятию |
|
|
|
|
2.1 |
-Знакомим с анкетой |
|
|
|
|
|
-Знакомим с условиями договора, правилами и традициями. Акцентируем внимание на порядке расчетов, отработках, вступительном взносе. |
|
|
|
|
|
-Присваиваем номер договору и пишем в бланке договора время занятия группы |
|
|
|
|
|
-Выдаем клиенту пакет документов для заполнения дома (анкета, 2 экз.договора, визитка). |
|
|
|
|
|
-Рассчитываем стоимость абонемента до конца текущего месяца |
|
|
|
|
|
Выписываем квитанцию и принимаем оплату |
|
|
|
|
|
На следующем занятии проверяем правильность и полноту заполнения анкеты, договора; подписываем договор с нашей стороны, выдаем 2-й экземпляр клиенту |
При повторном посещении занятий, перед началом занятия |
Администратор |
|
|
|
Клиент приобретает абонемент на следующем (после пробного) занятии |
|
|
|
|
|
Сразу после занятия интересуемся, как прошло занятие и есть ли какие-то вопросы по занятию |
После пробного занятия |
Администратор |
|
|
2.2 |
-Знакомим с анкетой |
|
|
|
|
|
-Знакомим с условиями договора, правилами и традициями. Акцентируем внимание на порядке расчетов, отработках, вступительном взносе. |
|
|
|
|
|
Пишем в бланке договора время занятия группы |
|
|
|
|
|
Выдаем клиенту пакет документов для ознакомления дома (анкета, 2 экз.договора, визитка). |
|
|
|
|
|
Звоним, интересуемся, дошло ли письмо; есть ли вопросы по условиям договора, ПиТ; планируют ли дальнейшее посещение занятий. Если да, то записываем в группу. |
На следующий (после пробного занятия) день |
|
|
|
|
При посещении второго занятия: - присваиваем номер договору, выписываем квитанцию и принимаем оплату. - Проверяем правильность и полноту заполнения анкеты, договора; подписываем договор с нашей стороны, выдаем 2-й экземпляр клиенту
|
При посещении второго занятия (желательно до его начала) |
|
|
|
|
Тематические мероприятия |
|
|
|
|
|
Составление плана мероприятий на сентябрь-декабрь |
Июль-август |
Партнер, администратор |
|
|
3. |
Составление плана мероприятий на январь-май |
Ноябрь-декабрь |
|
|
|
3.1 |
Составление плана мероприятий на лето |
Май |
|
|
|
|
Подготовка к мероприятию: |
|
|
|
|
|
Собрание специалистов и помощников. Обсуждение: - Сроки мероприятия - Мозговой штурм. Разрабатываем основную идею тематич.занятий и набрасываем сценарий -Ответственные за сценарии (Бэбики, Бэбики 1,5 часа+БК1, БК 2, БК3+БК4), сроки написания -Поделки для украшения клуба: что именно делаем с детьми, в какие сроки; -Декорации -Костюмы (по необходимости) |
За 1 месяц до мероприятия |
Партнер, администратор |
|
|
3.2 |
Разработка сценария |
100% готовность за 2 недели до начала мероприятия |
Специалисты |
|
|
|
Анонс предстоящего мероприятия: -е-мейл рассылка -ВК, Инстаграмм -Объявление в клубе -Специалисты на занятиях (мягко и ненавязчиво на каждом занятии до начала мероприятия) |
За 1-2 недели до начала мероприятия (если костюмированное мероприятие, то за 2-3 недели) |
Администратор, на занятиях специалисты |
|
|
|
Закуп всего необходимого для проведения мероприятия |
За 1-2 недели до начала мероприятия |
Партнер/администратор |
|
|
|
Делаем с детьми поделки для украшения клуба (на творческих минутках) |
За неделю до тематических занятий |
Специалисты |
|
|
|
Украшение клуба |
За день до начала тематических занятий (выходной либо вечер после ухода клиентов) |
Специалисты, администратор |
|
|
|
Проведение тематических занятий в каждой группе |
|
Специалисты |
|
|
|
-Фотоотчет о прошедшем мероприятии. Высылаем каждой группе с описанием прошедшего занятия |
В течение недели после тематич.мероприятия |
Специалисты |
|
|
|
-Выкладываем фотоотчет в ВК, Инстаграмм |
|
Администратор |
|
|
3.3 |
Если мероприятие сопровождается конкурсом (4 конкурса в период сентябрь-май. Конкурс привязан к праздничным занятиям): |
|
|
|
|
|
Анонсируем конкурс: -рассылка в ВК, Инстаграмме, на сайте - объявление в клубе -специалисты на занятиях |
За 1 неделю до начала конкурса и за 4 недели до начала праздничных занятий |
Администратор (на занятиях специалисты) |
|
|
|
Прием поделок в течение 2-х недель |
|
Специалисты, администратор |
|
|
3.4 |
Фото малыша с поделкой |
|
Помощник |
|
|
|
Создаем в ВК альбом с конкурсными поделками -выкладываем фото малышей с поделками |
В течение всего конкурса |
|
|
|
|
Голосование |
в течение 1 недели (перед тематическими занятиями) |
Администратор, специалисты |
|
|
|
Итоги конкурса: |
|
|
|
|
|
Подведение итогов голосования |
Последний день голосования (после занятий) |
|
|
|
|
-Награждение победителей и всех участников |
На праздничных занятиях |
Специалисты |
|
|
|
-е-мейл рассылка о результатах конкурса -публикуем результаты конкурса в ВК, инстаграмме -объявление о победителях конкурса в клубе - Выделяем победившие поделки красивыми надписями с указанием занятого места |
На следующий день после подведения итогов голосования |
|
|
|
7 |
Ответственный за разделы Просвирова Ксения: |
|
|
|
|
+ |
Проведение собраний (еженедельное и ежемесячное) |
|
|
|
|
|
Подготовка и проведение большого ежемесячного собрания (1 число каждого месяца, во время санитарного дня) |
30 числа каждого месяца - подготовка, собрание - 1 числа |
партнер, исп. директор |
1 день |
|
|
* анализ базы и кол-во абонементов (в разрезе клубов и специалистов) |
|
|
|
|
|
* анализ пробных и заключенных договоров (в разрезе клубов и специалистов) |
|
|
|
|
|
* планирование мероприятий месяца (праздник, ответственный, подготовка к празднику, необходимые закупки, презентация, творчество) |
|
|
|
|
|
* Best-Practis (специалисты и помощники делятся своими наработками, интересными моментами, играми и пр.) |
|
|
|
|
|
* обсуждение прочитанных книг и материалов |
|
|
|
|
|
* обсуждение темы мини-собраний, подготовка |
|
|
|
|
|
* обсуждение отсмотра занятий специалистов исп. директором или партнером |
|
|
|
|
|
* обсуждение проведения мастер классов |
|
|
|
|
|
* обсуждение вопросов работы с "сложными детьми" |
|
|
|
|
|
* постановка планов и целей на след месяц |
|
|
|
|
|
* должники |
|
|
|
|
|
* обсуждение текущих вопросов |
|
|
|
|
|
Подготовка и проведение еженедельного собрания |
каждую среду |
исп. директор |
1-1,5 часа |
|
|
* анализ пробных и заключенных договоров (в разрезе клубов и специалистов) |
|
|
|
|
|
* анализ базы и кол-во абонементов (в разрезе клубов и специалистов), сравнение с планом наполняемости |
|
|
|
|
|
* контроль проведения ежемесячных мероприятий в клубе |
|
|
|
|
|
* обсуждение текущих вопросов |
|
|
|
|
+ |
Взаимодействие с арендодателем |
|
|
|
|
|
Получение счетов от арендатора |
ежемесячно |
|
|
|
|
Акты сверки |
по необходимости |
|
|
|
|
Информационные письма о снижении арендной платы, об отсрочке оплаты аренды |
по необходимости |
|
|
|
+ |
Отчетность специалистов и исполнительного директора |
|
|
|
|
|
Ежедневный отчет |
каждый день |
исп. директор |
|
|
|
Еженедельный отчет по текущим абонементам |
каждый понедельник |
специалисты, исп. директор сводит |
|
|
|
Еженедельный отчет по пробным клиентам |
каждый понедельник |
специалисты, исп. директор сводит |
|
|
|
Ежемесячный отчет по ушедшим клиентам |
2 - 3 числа каждого месяца |
специалисты, исп. директор сводит |
|
|
|
Заполнение Бэби-софта |
каждый день |
специалисты |
|
|
|
Дневник малыша |
2-3 числа каждого месяца |
специалисты |
|
|
|
Планирование маркетинговых мероприятий или мероприятий на продвижение |
1 раз в квартал |
исп. директор |
|
|
|
Работа в соц. сетях (Вконтакте, сайт, Инстаграмм) |
регулярно |
специалисты, исп. директор, партнер |
|
|
|
Планирование бюджета |
до 30 числа |
исп. директор, партнер |
|
|
|
Внесение расходов в Бэбисофт |
до 5го числа ежемесячно |
исп. директор, партнер |
|
|
+ |
Взаимодействие с клиентами |
|
|
|
|
|
Ежемесячная рассылка газеты для родителей |
ежемесячно |
специалист |
|
|
|
Напоминание по оплатам абонементов (СМС уведомление) |
20-го числа каждого месяца |
исп. директор |
|
|
|
Мини-собрание с родителями |
1 раз в 2 месяца |
специалист |
|
|
|
* Проведение опросов у родителей об интересующих темах |
1 раз в 2 месяца (за месс. до собрания) |
исп. директор |
1 неделю |
|
|
* Подготовка к собрание, поиск необходимых материалов |
1 раз в 2 месяца (готовность за месс. до собрания) |
специалист, исп. директор |
3 недели |
|
|
* Объявление родителям о мини-собрании |
за 1 неделю до собрания |
специалист |
1 неделю |
|
|
Наши новости или Бэби-клуб рекомендует (сообщение на почту о новых курсах, группах, рекомендации по чтению детской литературы и пр.) |
1 раз в месяц |
специалист, исп. директор |
|
|
|
Актуальное расписание с свободными местами (сообщение на поту, клиентам которые не продлили абонемент или ушедшие клиенты) |
1 раз в месяц |
специалист, исп. директор |
|
|
|
Презентация для новых клиентов |
регулярно, 1 раз в неделю |
исп. директор |
|
|
|
Тестирование РСХ, ознакомление с результатами |
на 2 месяц занятий |
специалист, исп директор |
|
|
|
Проведение опросов |
1 раз в 6 мес. |
исп. директор |
|
|
|
Отправка открытки заболевшему ребенку |
по необходимости |
специалист |
|
|
|
Поздравление с Днем Рождения малыша в клубе (по почте) |
по необходимости |
специалист |
|
|
|
Поздравление с Днем рождения мамы (по почте) |
по необходимости |
специалист |
|
|
8 |
Ответственный за разделы Иванова Оксана: |
|
|
|
|
+ |
Ведение документов |
|
|
|
|
|
Общие документы: Свидетельство о гос. Регистрации ИП (ОГРН) Свидетельство о постановке на учет в налоговой (ИНН) Договор аренды помещения Разрешение на размещение вывески Все заключенные договоры с родителями Журнал учета проверок контролирующими органами |
|
|
|
|
|
Основные кадровые документы: Справки о несудимости на всех сотрудников и на ИП Мед книжки на всех сотрудников, ведущих занятия Трудовые книжки сотрудников Трудовые договоры с сотрудниками + должностные инструкции с подписями сотрудников Личные карточки сотрудников Положение об оплате труда Положение о коммерческой тайне с подписями сотрудников Штатное расписание |
|
|
|
|
|
Пожарники: Договор на обслуживание пожарной сигнализации с подписанным актом о приеме сигнализации в эксплуатацию Журналы ознакомления с правилами охраны труда и пожарной безопасности с подписями сотрудника Удостоверение ответственного за пожарную безопасность о прохождение обучения по пожарной безопасности Протокол замера электроизоляции сети Схема эвакуации при пожаре Журнал учета средств пожаротушения |
|
|
|
|
|
Роспотребнадзор: Договор на вывоз ТБО Договор на утилизацию люминесцентных ламп Акт об отсутствии вредных факторов Уведомление Росздравнадзора о начале деятельности |
|
|
|
|
|
Уголок потребителя: Описание наших услуг с Прайс-листом Свидетельство ОГРН ( копия) Свидетельство ИНН ( копия) Фотографии и резюме наших специалистов по работе с детьми Информация о том, почему нам нужна лицензия на образовательную деятельность Закон о защите прав потребителей Книга отзывов и предложений Адреса и телефоны местных органов по защите прав потребителей (Роспотребнадзора) |
|
|
|
|
+ |
Взаимодействие с УК |
|
|
|
|
|
Проведение тренингов |
|
|
|
|
|
Проведение съездов |
|
|
|
|
|
Юридическая помощь |
|
|
|
|
|
Обучение специалистов, помощников |
|
|
|
|
|
Дизайнер |
|
|
|
|
|
Кураторы |
|
|
|
|
|
Контроль работы клуба |
|
|
|
|
+ |
Взаимодействие с партнерами |
|
|
|
|
|
Обмен знаниями в бизнесе |
|
|
|
|
|
Проведение общих праздников |
|
|
|
|
|
Совместные закупки |
|
|
|
|
|
Помощь в решение конфликтных ситуаций с родителями |
|
|
|
|
|
Делимся интересными занятиями, поделками, конкурсами с детьми |
|
|
|
|
+ |
Ремонт |
|
|
|
|
|
Ремонт на этапе открытия клуба: Планировка и проектирование помещения Поиск строительного подрядчика Домонтажные работы Возведение стен из гипсокартона Возведение стен из пеноблока Монтаж потолка и потолочных конструкций Выравнивание стен и потолков Ремонт и выравнивание полов. Стяжка пола . Сантехнические работы Электромонтажные работы Монтаж теплого пола в холле Штукатурные работы. Штукатурка стен Шпатлевка стен Грунтовка стен Финишная шпатлевка стен Покраска стен Укладка ламината Укладка плитки на стены и пол Установка межкомнатных дверей Доставка стройматериалов для ремонта Доставка мебели Сборка мебели |
|
|
|
|
|
… продолжение следует… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|