Документация

Все хозяйственные операции, проводимые организацией должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для ведения регистров бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской отчетности. Любой документ должен содержать определенные реквизиты, т.е. необходимую исходную информацию, которая обязательно содержится в документе.

К числу обязательных реквизитов относятся:

1. Наименование документа и его номер

2. Название организации от имени которой составляется документ

3. Дата составления документа

4. Содержание хозяйственной операции

5. Измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении)

6. Подписи должностных лиц, ответственных за совершение операции

Бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов, т.е. письменных распоряжений на совершение хозяйственной операции или письменных подтверждений фактов хозяйственной деятельности. Данные документы являются письменными доказательствами совершенных хозяйственных операций.

Формы первичных документов разрабатывают Министерство финансов, Государственный комитет статистики, Центральный банк РФ и другие государственные ведомства. Показатели и значения в унифицированных формах документов не должны изменяться, а могут лишь дополняться по необходимости.

Документы классифицируются по следующим признакам:

1. По назначению документы подразделяются на:

А) Оправдательные (например, кассовый ордер, чек)

Б) Бухгалтерского оформления (например, расчетно-платежная ведомость)

В) Распорядительные (например, платежное поручение)

Г) Комбинированные (например, расчетно-платежная ведомость)

2. По объему содержания выделяют:

А) Первичные документы (накладная, чек, требования) Б) Сводные документы (например, журнал-ордер, авансовый отчет)

3. По способу составления различают:

А) Разовые (например, накладная)

Б) Накопительные (например, лицевой счет, лимитно-заборная карта)

4. По месту составления выделяют:

А) Внутренний (например, лимитно-заборная карта)

Б) Внешний (например, платежные поручения, счет-фактура)

Содержание документов является источником учетно-контрольной информации, используемой в управлении, контроле и анализе хозяйственной деятельности предприятии, а также имеет правовое значение и конкретный юридический смысл.

Обработанные первичные документы хранятся в бухгалтерии в течение одного года, а затем сдаются в архив, где хранятся не менее 5 лет. Схема, которая отражает движение документов в организации с момента их создания, проверки, обработки и до передачи в архив называется документооборотом.

К составляемым документам предъявляются следующие требования:

1. Они должны быть составлены своевременно, т.е. в момент совершения операции или сразу после ее окончания

2. Документ должен быть составлен на специальном бланке

3. Документ должен строго соответствовать установленным формам и содержанию заполняемых реквизитов

4. Документ должен быть достоверным, составленным четко и иметь ясное содержание

5. В документе должен быть четко и разборчиво отражен текст и цифры

6. Незаполненные реквизиты документа должны быть прочеркнуты одной чертой

7. Денежная сумма в документах должна быть прописана цифрами и прописью

При составлении документов могут возникать определенные ошибки, которые исправляются путем применения одного из следующих способов:

1. Корректурный – применяется, когда ошибка обнаружена сразу в числовых значениях документов. Ошибка исправляется путем написания сверху или справа правильной цифры и рядом обязательно ставится дата и подпись исправителя. В денежных документах никакие исправления не допускаются (например, в чеках, кассовых ордерах).

2. Дополнительной проводки – применяется, если проводка в документах составлена правильно, но сумма указана меньше фактической. Ошибка исправляется путем составления бухгалтерской справки, где указывается проводка на разницу в сумме.

3. Красное сторно (сторнированная запись или запись красным) – означает отрицательную запись, уменьшение или снятие. Способ применяется, если проводка составлена неправильно или проводка составлена правильно, но сумма указана больше фактической. Ошибка исправляется путем составления такой же проводки с указанием такой же суммы, но красным цветом, т.е. сторнированной записью, это отражает, что проводка подлежит аннулированию, а сумма – снятию. Затем составляется правильная проводка с указанием правильной суммы и оформляется бухгалтерская справка.

Например, произошла хозяйственная операция «получены деньги в кассу с расчетного счета 20 000 руб.»

Д 50 К 51 – 2 000

Решение: составляется дополнительная проводка на разницу в сумме (Д 50 К 51 – 18 000).

Д 50 К 51 – 200 000

Решение: применяется метод «Красное сторно»

Д 50 К 51 – 200 000 – сторно

Д 50 К 51 – 20 000

Д 60 К 51 – 20 000 [неправильно]

Д 60 К 51 – 20 000 – сторно [аннулируем]

Д 50 К 51 – 20 000 [правильная запись]