5.1 Мониторинг: основные виды и подходы

Специалисты выделяют различные виды мониторинга и подходы к его проведению.

Наиболее часто встречающие подходы приведены в таблице 5.1, которые включают общие элементы, и предполагает индивидуальную цель с примерами возможных показателей по каждой.

Мониторинг стратегии помогает определить существующие сильные и слабые стороны, возможности и угрожающие факторы; принимает во внимание тенденции ,существующие в рабочей среде, способствует адаптации людей и культуры к структуре организации; позволяет составлять планы деятельности с ясными целями, определять миссии и цели, которые выражены и подкреплены в согласованных положениях. Стратегический мониторинг концентрирует внимание на определение четких связей между такими аспектами ,как цель и процесс.

Мониторинг прогресса (хода выполнения работ) т.е. осуществления контроля за соответствием деятельности целям программы ,является особенно важным для максимального использования ресурсов, для контроля за чрезмерными расходами и предотвращения ситуации недостаточного финансирования. Он помогает выявить проблемы на раннем этапе их появления.

В то время как информация получаемая в ходе осуществления финансового контроля, является наиболее часто встречающейся формой мониторинга прогресса, мониторинг фактического прогресса по основным проектам и выполнения задач к намеченным срокам может, является также важным. Мониторинг прогресса способствует сохранению и перераспределению ресурсов с учетом приоритетов организации. Мониторинг деятельности, обзор видов деятельности и ряда проектов и задач в стадии осуществления является основной для определения экономической эффективности ,в частности для сравнения затрат подразделений. Очень часто это осуществляется на уровне служб или департамента и как показывает опыт, помогает руководителям использовать свои ресурсы более эффективно ,обеспечить работу департаментов с учетом приоритетов организации и помочь в принятии решений относительно потребности в ресурсах(кадровых, материальных и т.д) и ассигнованиях, короче говоря, помогает повысить экономическую эффективность и результативность .очень часто мониторинг деятельности выражается в показателей достижения целей и его процесса, часто концентрирует внимание на оценке и достижениях целей «низкого уровня»,таких как физический прогресс, соответствие срокам и бюджету.

5.2 Что может быть предметом мониторинга?

Осуществление деятельности в области мониторинга имеет два парал­лельных направления:

1) оценку стратегий и миссий;

2) оценка текущей деятельности. В конечном счете эти виды деятельности влияют на струк­турные вопросы, а это можно рассматривать как результат такого обзора.

Как только руководство получает в результате мониторинга поддерж­ку в деле совершенствования возможностей и деятельности организации, возникает необходимость определения приоритетных областей. Опыт европейских организаций в области мониторинга показывает, что не су­ществует какой-то одной сферы деятельности во всем комплексе опера­тивной практики, подлежащей совершенствованию. Как уже отмечалось, существуют различные подходы к проведению мониторинга.

В ряде случаев начинают с формирования «видения» и далее, сле­дуя логике, переходят к планированию политики, определению целей, анализу бизнес-планов, групповых и индивидуальных стандартов вы­полнения работ и т. д. Другой подход предусматривает начало с обзо­ра деятельности, основных параметров и результатов работы. Повсеме­стный опыт показал, что организации, начавшие с обзоров деятельности, осуществляемой на высшем уровне, обнаружили определенные труд­ности в получении результатов. Другие начинали с низшего уровня организации, полагая, что там они столкнутся с меньшим сопротивле­нием к переменам.

Наиболее приемлемым подходом, тем не менее, может быть контек­стуальный (мониторинг среды) и стратегический мониторинг.

Контекстуальный мониторинг включает определение степени вли­яния на цели, которых стремится достичь организация, оказываемого деятельностью других организаций, вспомогательных или конкуриру­ющих, и влияния, оказываемого меняющимися социально-экономи­ческими и ведомственными ситуациями. Мониторинг стратегии заключается в рассмотрении стратегии и контроле за соответствием осуществляемой деятельности, ее видов и результатов — стратегии, и особенно целям, задачам и приоритетам. Мониторинг стратегии является основной необходимостью для любой организации, для того чтобы обеспечить соответствие ее стра­тегии и используемых ресурсов.

Преимущество использования мониторинга стратегии и: принятия решений, основывающихся на его результатах состоит в том, что орга­низация может повысить свои возможности по выполнению работ пу­тем анализа внутренней деятельности по отношению к контексту (окружающей среде),в котором она осуществляется ,и выделяя стратегии, которые она хотела бы применить.