2.3. Анализ и оценка эффективности работы по поиску и подбору персонала

На предприятии ООО «Грин парк» действует утвержденная директором предприятия схема технологии поиска и подбора персонала, «Положение о подборе персонала в ООО «Грин Парк» (Приложение 4).

Рассмотрим на практике, как в действительности выполняются действующие требования.

Представим в виде таблицы технологию закрытия образовавшейся вакансии, этапы поиска и подбора персонала (табл. 6).

Таблица 6

Анализ технологии поиска и подбора персонала на предприятии

ООО «Грин Парк»

Этапы поиска и подбора персонала	Поиск и подбор персонала в компании согласно требованиям	Фактический процесс поиска и подбора в компании
Выявление потребности в персонале	Основывается на утвержденном графике выполнения работ по каждому объекту, и утверждается за месяц до начала производства работ.	Утвержденные графики работ отсутствуют, из-за непонятного финансирования проекта. Потребность в персонале появляется спонтанно, что является причиной задержек начала работ или технологической цепочки. Есть случаи приема не квалифицированных специалистов в результате спешного найма.
Заполнение заявки на подбор персонала	Документ обязательный для заполнения каждым руководителем любого уровня, заказывающим себе новых сотрудников. Форма и структура такой заявки представлена в Приложении 5.	Заполняется очень редко. Нарушения происходят на уровне директора предприятия, что приводит к нарушениям и линейном уровне. Заявки по телефону без конкретных требований к кандидату приводят к потерям времени и большим нагрузкам на рекрутера.
Должностная инструкция на открывшуюся вакансию	Этот документ должен быть скорректирован, адаптирован или вновь написан в соответствии с предъявляемыми требованиями к должности после тщательного изучения функционала и обязанностей.	Используются в основном ранее написанные инструкции, не отражающие реальные требования к кандидатам. В результате поиска персонала есть возможность ошибки в неправильном определении приоритетов.
Поиск кандидата	Комплекс мероприятий включающих в себя: подачу объявлений в СМИ, использования ресурса Интернета, обращение к сотрудникам предприятия, поиск в базе данных предприятия (использование резерва), обращение в кадровые агентства	Размещение объявления о вакансии в бесплатных источниках СМИ (редко в платных). Параллельно ведется поиск в базе данных предприятия (используется программа E-Stuff Recruiter). Ознакомление сотрудников с образовавшейся вакансией. При поиске редких специалистов и наборе в жатые сроки, приходится обращаться в кадровые агентства.
Анализ резюме кандидатов	Выявление кандидатов из числа присланных резюме и их откликов на объявления по предъявленным требованиям в заявке и обязанностям должностной инструкции.	Согласно установленным требованиям

Продолжение таблицы 6

Предварительное собеседование с кандидатом	Проводится с начальником отдела кадров, который предоставляет кандидату информацию о вакантной должности, функциях, которые придется выполнять кандидату в случае его приема на работу. Ознакомление начальника ОК с предъявленными кандидатом документами (трудовая книжка, диплом об образовании и т.д.)	Согласно установленным требованиям.
Тестирование на профессиональные и личностные качества	Прохождение кандидатом тестовых программ, таких как: восьмицветовой тест Люшера; СМИЛ (ММPI); 16-ти факторный тест Кеттела.	В основном используется тест Люшера из-за нехватки времени на более длительные тесты.
Анализ предварительного собеседования	Выявление 2-3 подходящих кандидатов, соответствующих открытой вакансии.	Согласно установленным требованиям. Формирование резерва (базы данных) из пришедших на собеседование кандидатов
Основное собеседование с отобранными претендентами на должность	Комплексная оценка претендентов на соответствие вакантной должности. Назначение даты встречи с директором.	Проводится тщательное изучение документов об образовании, о прохождении различных курсов, изучение трудовой книжки. Проверка кандидата службой безопасности. При положительном результате назначается встреча с директором.
Представление кандидатов директору	Собеседование с кандидатами. Анализ претендентов и выбор окончательной кандидатуры, либо отказ. При положительном выборе кандидата с ним подтверждаются условия найма, заработная плата, обязанности, испытательный срок, и дата его выхода на работу.	Согласно установленным требованиям. При положительном результате отделом кадров готовится проект трудового договора. В случае отказа директором, предъявляются кандидаты из резерва, при отсутствии таковых процедура поиска и отбора начинается заново, либо приходится прибегать к помощи кадровых агентств.
Прием на работу	До подписания договора ознакомить потенциального работника с такими документами, как: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда, должностная инструкция,	Прием на работу осуществляется согласно требованиям Трудового кодекса Российской Федерации и регламентированным требованиям предприятия.

Окончание таблицы 6

	положение о прохождении испытательного срока и др. Подписание трудового договора.
Прохождение испытательного срока	Регламентировано «Положение о порядке прохождения работниками испытания при приеме на работу» (Приложение 6). Срок испытания устанавливается директором предприятия ООО «Грин Парк».	Согласно установленным требованиям.

Таким образом, из таблицы 6 видно, что с первого этапа «определение потребности» на предприятии нарушается процесс своевременного обеспечения персоналом строительных объектов, особенно это почувствовалось в конце 2007 начале 2008 годах при запуске нескольких объектов одновременно. Это привело к набору персонала в сжатые сроки, а так же обращение в кадровые агентства, в результате получили специалистов, не отвечающих требованиям специфики предприятия, отсюда потери по времени и финансовые потери.

Заполнение регламентирующих документов необходимых для качественного поиска и подбора персонала нарушаются в первую очередь директором предприятия, так как основное число ключевых вакансий выдвигается им. На уровне линейных руководителей подача заявок на подбор персонала выполняется согласно действующих на предприятии правил и требований.

Так же остро стоит вопрос должностных инструкций. Отсутствует полная картина обязанностей и ответственности персонала. Есть общие должностные инструкции по должностям и профессиям, но помимо общих обязанностей на каждом объекте есть ряд своих нюансов, которые не отражены в документах.

Занесем в таблицу 7 данные, рассчитанные при помощи формулы (8), а затем проанализируем, сколько в среднем тратится время на подбор одного кандидата, и соответствуют ли данные времени утвержденному в «Положение о подборе персонала в ООО «Грин Парк» (Приложение 4).

Таблица 7

Время, потраченное на подбор одного кандидата

Вакансия	2008г			2009г			2010г			Абсолютное отклонение Тср.
	кол.	Тф	Тср	кол.	Тф	Тср	кол.	Тф	Тср	2009 к 2008	2010 к 2009	2010 к 2008
	чел.	дн	дн	чел.	дн	дн	чел.	дн	дн	дн	дн	дн
Всего в том числе:	14	194	14	9	94	11	7	50	7	-3	-4	-7
Прораб	3	59	20	4	34	9	3	23	8	-11	-1	-12
Менеджер МТС	3	52	17	-	-	-	-	-	-	-17	-	-17
Бухгалтер	1	12	12	-	-	-	-	-	-	-12	-	-12
Секретарь	1	21	21	1	27	27	-	-	-	-6	-27	-21
Менеджер	-	-	-	1	19	19	-	-	-	19	-19	-
Комп. бригада	6	50	8	3	14	5	4	27	7	-3	2	-1

По данным табл.7 видно, что в 2008 году среднее время, затраченное на поиск и подбор одного кандидата составило, 14 дней, что соответствует регламентированному времени, отведенному на поиск и подбор персонала. В 2009 году среднее время, потраченное на поиск и подбор одного кандидата, сократилось до 11 дней, а в 2010 году время, отведенное на закрытие одной вакансии в среднем сократилось в два раза и стало составлять 7 дней.

Такое значительное сокращение времени происходит в результате наработанной базы данных на претендентов и большого количества высвободившегося квалифицированного персонала на рынке труда (последствия экономического кризиса), желающего трудоустроится. В настоящее время получается, что уже не работодатель ищет специалиста, а специалист проявляет больший интерес в трудоустройстве. Данное обстоятельство позволяет отделу кадров в кротчайшие сроки из большого объема претендентов выбрать требуемого специалиста.

Анализ текучести кадров среди сотрудников в течение первого года работы (по разным причинам) рассчитаем, пользуясь формулой (9) и занесем полученные данные в таблицу 8.

Таблица 8

Текучесть кадров среди сотрудников первого года работы

Из рассчитанных показателей текучести кадров среди сотрудников первого года работы видно, что текучесть в 2008 году составила 6,9 %, что на 10,3 % меньше чем в 2009 году и на 0,2 % меньше 2010 года. Уменьшение текучести кадров в 2010 году связано, с боязнью персонала предприятия потерять рабочее место и не быть востребованными на рынке труда.

Причиной текучести кадров в первый год работы могут быть несколько распространенных проблем:

1. Сотрудник начал работать, и уже в первый месяц работы линейный руководитель жалуется на то, что человек не владеет всеми необходимыми знаниями и навыками.

2. Человек не ужился с коллективом в силу личностных качеств.

3. В первые несколько недель работы растет недовольство со стороны сотрудника в связи с тем, что реальность отличается от того, что кандидат услышал о своей будущей работе на этапах отбора.

Скорее всего, кандидату преподнесли факты, не соответствующие действительности или не достаточно четко его информировали. Это может касаться распорядка рабочего дня, особенностей оформления сотрудничества, финансовых договоренностей, размера «белой» заработной платы, перспектив обучения, карьерного роста и других факторов.

В таблице 9 рассмотрим коэффициент выбытия среди сотрудников первого года работы по инициативе работодателя.

Таблица 9

Коэффициент выбытия среди сотрудников первого года работы

Из приведенных данных таблицы 9 видно, что испытательный срок в 2008 и 2009 г.г. не прошли по одному человеку. Большой процент (18,3 %) увольнений по соглашению сторон пришелся на период конец 2008г. начало 2009г., что обусловлено экономическим кризисом, повлекшим за собой остановку нескольких объектов и сокращением высвободившегося персонала. В конце 2009г. начале 2010г. увеличивается коэффициент среди увольняемых в связи с истечением срока действия договора. Эта проблема связана с окончанием срока действия разрешения на работу у иностранных рабочих и изменением выдачи этих разрешений органами УФМС России по Свердловской области. Остановка выдачи разрешений на работу иностранным гражданам и отзыв квот на иностранную рабочую у ряда предприятий. Данное обстоятельство связано с увеличением численности своих безработных граждан в регионе.

Анализ использования рабочего времени при закрытии вакансий будем рассчитывать с помощью формулы дневного показателя потерь рабочего времени, при отсутствии работника (11) и формулы (10) часовой показатель потерь рабочего времени. Данные занесем таблицу 10.

Из таблицы 10 видим, что в 2008 году при поиске и подборе персонала на должность прораб в среднем потери рабочего времени составили 17 дней, при закрытии вакансии менеджер МТС потери по времени составили 10 дней, секретарь 7 дней.

Таблица 10

Потери рабочего времени в связи с отсутствием работника

Вакансия	2008г			2009г			2010г			Абсолютное отклонение Пд
	Тч.б	Тч.ф	Пд	Тч.б	Тч.ф	Пд	Тч.б	Тч.ф	Пд	2009 к 2008	2010 к 2009	2010 к 2008
	час	час	дн	час	час	дн	час	час	дн	дн	дн	дн
Прораб	336	472	17	448	272	-22	336	184	-19	-39	3	-36
Менеджер МТС	336	416	10	-	-	-	-	-	-	-10	-	-10
Бухгалтер	112	96	-2	-	-	-	-	-	-	2	-	2
Секретарь	112	168	7	112	216	13	-	-	-	6	-13	-7
Менеджер	-	-	-	112	152	5	-	-	-	5	-5	-
Комп. бригада	672	400	-34	336	112	-28	448	216	-29	6	1	5

В результате потерь времени в связи с отсутствием работника предприятие несет убытки как материального, так и морального характера. Приходится работникам с других участков и других специальностей совмещать работу отсутствующего специалиста, а это уже влечет за собой дополнительные расходы. В 2009 году потери рабочего времени просматриваются снова по профессии секретарь 13 дней, что связано было с отработкой требуемого специалиста на старом месте работы и по специальности менеджер на 5 дней по тем же причинам. В 2010 году запланированного времени на поиск и подбор персонала было достаточно, (вакансии закрывались раньше) для работы предприятия в обычном режиме.

Проведем анализ регламентированных требований, предъявляемых для отдела кадров при поиске и подборе персонала, с фактическими действиями специалиста по подбору персонала предприятия ООО «Грин Парк».

Анализ будет проводиться с помощью многокритериального метода оценки эффективности труда технологии работы поиска и подбора персонала на предприятии ООО «Грин парк» таблица 10.

Интегральный коэффициент будет равным отношению максимально возможных баллов.

Таблица 11

Многокритериальный метод оценки эффективности труда технологии работы поиска и подбора персонала на предприятии ООО «Грин парк»

Из приведенных значений табл. 11 можно сделать вывод, что эффективность технологии поиска и подбора персонала на предприятии ООО «Грин Парк» составляет 76,5 %. Для обеспечения полного цикла технологии требуется использовать незадействованные ресурсы такие как: планирование потребности персонала, точное заполнение заявки на подбор, наличие должностной инструкции и др.

В ходе проведенного анализа оценки эффективности применяемой на предприятии ООО «Грин Парк» технологии поиска и подбора персонала с целью выявления резервов по совершенствованию процесса поиска и подбора персонала, для обеспечения экономического роста предприятия, был выявлен ряд недостатков влияющих на технологический процесс.

Для устранения недостатков выявленных во второй главе, в третьей главе будут представлены рекомендации по их устранению.