Тема 7. Руководство аптечной организацией. Принятие управленческих решений

Лекция №5. Делопроизводство. Виды документов. Обязательные реквизиты документов. Организационные и распорядительные документов.

Делопроизводство

Управление аптечной организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планировании, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т.п.

Именно документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении индивидуальных трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде. Многие виды управленческих документов организация обязана предъявлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами. Особо значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

Руководители аптечных организаций несут персональную ответственность за документальный фонд организации и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде РФ и архиве.

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Административное делопроизводство включает:

- документирование - создание документов, процесс переноса информации;

- документооборот - организация работы с готовыми докумен­тами, как созданными в самой организации (исходящие и внут­ренние), так и поступившими извне (входящие).

В современном делопроизводстве, документы бывают как на бумажном носителе, так и в электронном.

Нормативно - методическая основа делопроизводства – совокупность требований, норм, правили рекомендаций по составлению документов и работы с ними, установленные правовыми актами, стандартами, инструкциями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативное регулирование документального обеспечения представлено: законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, общероссийскими классификаторами, государственными и инструкциями по делопроизводству, инструкциями по делопроизводству конкретной организации.

Законы РФ:

1. Федеральный закон от 20.02.95 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней.

2. Федеральный закон от 10.01.02 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам.

3. Закон РФ от 21.07.93 №5485 «О государственной тайне» (в ред. от 22.08.2004) - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите государственной тайны и работе с документами, содержащими ее.

4. Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

5. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных».

6. Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 №52-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правовых отношений.

7. Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 30.12.01 №97-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений.

8. Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 №63-ФЗ в редакции от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Государственные стандарты:

1. ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. «Унифицированная

система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов.

2. ГОСТ Р 51141 - 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.98 №28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству и по архивному делу. Эти термины обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Общероссийские классификаторы:

1. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) - содержит коды

унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

2. ГОСТ делопроизводства - ГОСТ Р.6.30-2003 - Унифицированные системы документации.

«Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов». Данный стандарт устанавливает составные реквизиты их расположения на листе бумаги, требования к тексту и бланков документа.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ - результат отображения фактов, событий, явлений объективной деятельности и мыслительной деятельности человека.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными.

Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощенный в электронный, сохраняет свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере с помощью факс - модема может быть принят на любом факсе в бумажном варианте.

Электронный документ - это документ, в котором информация в электронной форме,

реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

- создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью

программных и технических средств;

- содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

- быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Преимущества использования электронных документов заключается в следующем:

- компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;

- ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

- с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на

любые расстояния;

- хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое

количество информации и поэтому не требует больших площадей для архивов;

- технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке;

- возможность использования полученной информации для подготовки другого документа

(отчета, сводки, обзора и т.д.);

- компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых

образцов, содержащихся в памяти ПК;

- при согласовании проекта документа – прочтение его на экране ПК без вывода на бумагу

с последующим исправлении и одновременной рассылкой нескольким визирующим.

К недостаткам электронных документов можно отнести:

- недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;

- необходимость наличия технических средств для прочтения;

- возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной

цифровой подписи или других средств защиты).

Срок хранения электронных документов такой же, как у бумажных. Хранение файлов в

течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

Документы различают по:

- сфере использования: организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические;

- наименованию: приказы, должностные инструкции.

- месту составления: входящие, исходящие, внутренние;

- срокам хранения: постоянного хранения, долговременного - свыше 10 лет, временного - до 10 лет.

- средствам фиксации: рукописные, электронные, графические, фотодокументы;

Документы различают по:

- способу документирования - рукописные, электронные, графические, кино- и фото-

документы;

- сфере использования - организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические;

- грифу ограничения доступа – открытые, для служебного пользования, «секретно», «особой важности», «конфиденциально», «коммерческая тайна»;

- срокам хранения - постоянного хранения, долговременного хранения (свыше 10 лет), временного хранения (до 10 лет);

- юридической значимости - подлинники (оригиналы), дубликаты, копии (не имеют юридической силы), заверенные копии (имеют юридическую силу);

- методу составления - входящие, исходящие, внутренние;

- происхождению - личные, официальные (служебные).

Все организационно-распорядительные документы подразделяются:

Организационные: устав, штатное расписание, штатная численность, правила внутреннего трудового распорядка, положения о персонале, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция.

Распорядительные: приказы, инструкция, информационно-справочные документы (докладная, объяснительная, справка, протокол)

Информационно-справочные документы: телефонограмма, протокол, акт, письмо, справка,

телеграмма, докладная и объяснительная записки.

Состав документов в любой организации, в том числе и фар­мацевтической, определяется ее компетенцией и функциями, по­рядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими субъектами рынка.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления

обеспечивается применением госу­дарственного стандарта ГОСТ Р. 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов и Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД).

Унифицированные системы документации (УСД) - комплекс взаимо­увязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как в условиях приме­нения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки.

Каждый документ создается на бланке и должен иметь опреде­ленный набор реквизитов, среди которых есть, обязательные и характерные для конкретных видов документов.

Документы оформляются на бланках форматов А4 (стандартный лист бумаги) и А5 (половина листа), допускается использование бланков с форматами A3 и А6. Поля на листе бумаги должны быть не менее: левое - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, ниж­нее - 10 мм.

Бланки документов допускается изготавливать типографским способом и с помощью средств оперативной полиграфии, воспро­изводить с помощью вычислительной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с изобра­жением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ.

Каждый документ состоит из реквизитов, т.е. элементов. Совокупность реквизитов называется формуляром. Каждая разновидность документов имеет определенную последовательность и количество реквизитов.

Все документы должны иметь определенный набор реквизи­тов, которые обеспечивают юридическую силу документов. Управ­ленческие документы по наименованию, форме, составу рекви­зитов должны соответствовать УСД, требованиям ГОСТа, поло­жениям (уставам) организации и другим нормативным докумен­там, содержащим правила документирования.

Каждый документ состоит из реквизитов или элементов:

1. Государственный герб РФ

2. Герб субъекта РФ

3. Эмблема организации

4. Код организации

5. Основной государственный регистрационный номер (огрн)

6. ИНН

7. Код формы документа

8. Наименование организации

9. Справочные данные об организации

10. Наименование вида документа

11. Дата документа

12. Регистрационный номер документа

13. Регистрационный номер и дата регистрации

14. Место составления документа

15. Адресат

16. Гриф утверждения документа

17. Резолюция

18. Заголовок к тексту

19. Отметка о наличии приложений

20. Подпись

21. Гриф согласования документов

22. Визы согласования документов

23. Оттиск печати

24. Отметка о заверении копии

25. Отметка об исполнителе

26. Отметка о направлении в дело

27. Отметка о поступлении документа в организацию

Допускается изготавливать документы при помощи печатающих устройств вычислительной техники.

Главное требование к тексту документов - краткость изложения документов. Тексты документов не должны быть больше 1 страницы. Исключения составляют договора, объем которых не ограничивается. При изготовлении документов на двух и более страницах вто­рая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Но­мера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов на оборотной стороне листа.

Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений на простые, формулировка должна быть точной, безупречной в юридическом отношении, не допускающие двояких толкований. Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным.

Тексты большинства документов состоят из 2-х частей: вводной, содержащей основания или мотивы составления документов, и основания, в котором излагаются выводы, просьбы и решения.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, подписывающее документ, берёт на себя ответственность за достоверность. Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено в уставе организации, в положении об организации (о структурном подразделении), в инструкциях по делопроизводству, в должностной инструкции работника или в приказ о распределении обязанностей. Документы организации подписываются руководителем или его заместителем. Документы структурных подразделений подписываются их руководителями. Подпись ставится на одном экземпляре документа, при необходимости на другом экземпляре. Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на документе, отсутствует, то указывается фактические должностные лица, подписавшие документ. Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

Для придания юридической значимости электронным документам ставится электронная цифровая подпись. Электронный документ признаётся юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) реквизит электронного документа, предназначенный

для защиты данного электронного документа от подделки, получено в результате криптографического преобразования информации и с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искаженной информации в электронном документе.

ЭЦП равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при

соблюдении следующих условий:

- сертификат ключа подписи, выданной удостоверяющим центром, действующим в момент

подписания электронного документа;

- подтвержденная подлинность ЭЦП в электронном документе;

- ЭЦП используется в соответствии со сведениями указанными в сертификате ключа

подписи.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являют­ся сотрудники организации, допускается писать от руки (заявле­ние, объяснительная записка).

При заверении соответствия копии документа, подлинника ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Эту отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Включают следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетель­ствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем документа или руково­дителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Содержит порядковый номер и дату поступления документа, по журналам (книгам) регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Допускается эту отметку проставлять в виде штампа.

Вся документация, которая оформляется в процессе админист­ративной деятельности фармацевтической организации, называ­ется организационно-распорядительной документацией (ОРД) и подразделяется на три группы: организационную, распорядитель­ную и информационную.

Организационные документы определяют порядок работы организации и ее структурных подразделений. Примерами таких доку­ментов являются учредительные документы организации (устав, учредительный договор), положение, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции.

Распорядительные документы - приказы, инструкции.

Информационно-справочные документы - протокол, акт, докладная, объяснительная.

Входящие документы - все входящие документы регистрируются в «Журнале регистрации входящих документов».

Исходящие документы - регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Главное требование к тексту служебных документов - это краткость. Тексты документов не должны быть больше 1 страницы (искл. договоры), формулировки должны быть точными. Тон служебных документов - нейтральный. Подпись - является обязательным реквизитом любого документа.

Главное требование к тексту служебных документов - это краткость. Тексты документов не должны быть больше 1 страницы (искл. договоры), формулировки должны быть точными. Тон служебных документов - нейтральный. Подпись - является обязательным реквизитом любого документа.

Инструкция - это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, техноло­гические, финансовые или другие аспекты деятельности организаций, их подразделений или отдельных филиалов.

Должностная инструкция - документ, определяющий функ­ции, права и обязанности сотрудников организации.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником.

Должностная инструкция и трудовой договор используется при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником, с целью разделения труда между персоналом и для повышения ответственности за порученный участок работы.

Должностные инструкции, специфичные для отдельных от­раслей, разрабатываются министерствами (ведомствами) и ут­верждаются в установленном порядке. Должностная инструкция содержит следующие разделы:

1) общие положения;

2) основные задачи;

3) должностные обязанности;

4) права;

5) взаимоотношения (связи по должности) - круг лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, кого работник замещает на время отсутствия другого работника, а так же кто замещает его;

6) ответствен­ность.

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера деятель­ности работника, порядок его назначения на должность и осво­бождения от должности, перечисляются нормативные докумен­ты, которыми должен руководствоваться работник в своей дея­тельности.

В разделе «Основные задачи» указывают основные на­правления деятельности работника.

В разделе «Должностные обя­занности» перечисляют конкретные виды работ, выполняемых работником.

В разделе «Права» определяют права работника, не­обходимые ему для выполнения своих обязанностей.

В функционально-должностных инструкциях дополнительно могут указываться связи по должности (кто и кого заменяет во время отсутствия).

В разделе «От­ветственность» устанавливается какую ответственность несет ра­ботник и конкретно за что.

Должностные инструкции обязательно утверждаются первым руководителем организации.

Вопросы согласования текстов инструкций с определенными должностными лицами решаются индивидуально в каждой аптечной организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций. Во многих организациях должностные инструкции согласовываются с юристами.

Должностные инструкции доводятся до работника под расписку, с оформлением визы

ознакомления, включающей, личную подпись работника, ее расшифровку и дату ознакомления. В случае отказа работника от визирования должностных инструкций составляют акт об отказе от визирования в присутствии не менее двух незаинтересованных свидетелей.

Для внесения изменений и дополнений в должностные инструкции издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работников аптечной организации под расписку. Необходимость в издании такого приказа возникает при перераспределении функций и должностных обязанностей, при реорганизации, сокращении штатов, при изменении наименования организации или ее структурных подразделений, при изменении наименовании должностей, при увольнении прежнего работника и замене его другим.

Распорядительные документы служат для оформления важней­ших управленческих решений в организации. К основным видам распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, указания, указы, протоколы.

Приказ - этот правовой акт, предназначенный для решения конкрет­ных задач организации или отрасли, который издается руководителем орга­низации, действующей на основе единоначалия, в целях решения основ­ных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

По содержанию приказы делятся на относящиеся к:

- вопросам основной деятельности;

- личному составу.

Для приказов по личному составу специально разработаны фор­мы документов по приему, увольнению, переводам и отпускам работников, которые утверждены постановлением Госкомстата России № 71а от 30.10.97г.

Приказ по основной деятельности - это нормативный документ, отражающий управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, совершенствовании структуры и организации работы и т.п. содержит реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметки об исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.

К приказам по вопросам основной деятельности относятся:

- приказ «Об ответственности лиц за санитарный режим в аптеке»;

- приказ «Об ответственности лиц за хранение ЛС»;

- приказ «Об ответственности лиц за качество аптечного ассортимента» ;

- приказ «Об ответственности лиц за охрану труда и ТБ»

Данные приказы содержат следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- индекс;

- место его составления;

- заголовок;

- отметка о контроле;

- подпись;

- визы;

- отметки об исполнении документа;

- отметка о переносе данных на электронный носитель.

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах кален­дарного года. Дата приказа - это дата подписания его руководителем

Заголовок приказа начинается с предлога, например «Об утверждении...», «О проведении...».

Текст приказа по вопросам основной деятельности состоит из двух частей:

- констатирующей;

- распорядительной.

В констатирую­щей части излагаются цели и задачи издания документа. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки «В соот­ветствии...», «Во исполнение...», «В целях...», «Для...» и др.

Приказы по личному состоянию начинаются со следующих действий: принять, назначить, перевести, уводить, предоставить отпуск, командировать.

Приказы по основной деятельности и личному составу регистрируются в самостоятельных

массивах. Приказы по основной деятельности обычно нумеруются порядковыми номерами. В индексации приказов по личному составу принято использовать еще и буквенную индексацию.

Текст приказа должно обязательно состоять:

- формулирование приказа;

- основание его издания;

- указ на то, что приказ объявляет работника под расписку.

Распорядительная часть излагается в повелительном наклоне­нии и начинается со слова «Приказываю...». В пунктах распоряди­тельной части приказа указывают конкретные действия исполни­телей и сроки исполнения предписываемых действий. Распоряди­тельная часть может быть разделена на пункты. В последнем пункте обязательно указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Все приказы в организации (по основной деятельности и личному составу) подписывает

первый руководитель организации или заме­ститель, наделенный его полномочиями.

Приказы по личному составу может подписывать и специально назначенное руководящее лицо, например заместитель директора по кадровой политике или заместитель директора по управлению персоналом. Если такое лицо в структуре организации не предусмотрено, то в отсутствии директора, приказы подписывает исполняющий обязанности директора, с указанием своей фактической должности и фамилии.

Если в приказе указано: директор Иванов, а подписывает его заместитель, то такой документ не имеет юридической силы.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (если в нем не указана другая дата).

Протокол - документ, содержащий запись работы и процессы принятия управленческих решений коллегиальных органов, собраний, заседаний, совещаний.

Протокол - документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, собраниях.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах ка­лендарного года. Датой протокола является день проведения мероприятия.

Оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждаю (если документ подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. В заголовке документа указывают наименование кол­легиального органа, составившего документ, результаты заседа­ния которого отражаются в протоколе.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются следующие реквизиты: председа­тель (фамилия и инициалы), секретарь (фамилия и инициалы), состав присутствующих, повестка дня.

В разделе «Присутствующие» указывают фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке, затем должности и фа­милии приглашенных. Если число присутствующих менее 10, то перечисляют всех поименно, если больше, то указывается общее их количество. В протоколах заседаний указывают фамилии всех присутствующих независимо от их количества.

В разделе «Повестка дня» по пунктам указывают вопросы, вы­несенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется и начинается с предлога, например: «Об утверждении...», «О со­здании...», «О присвоении...».

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствую­щих повестке дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «слу­шали», «выступили», «постановили (решили)».

Основное содержание докладов и выступлений помещается в текст протокола; постановление (решение) печатается полностью. Содержание выступления излагается от третьего лица в един­ственном числе.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

Информационные документы (документы оперативной инфор­мации) содержат сведения, необходимые для работы организа­ции и управления. К этим документам относятся акты, справ­ки, докладные записки, объяснительные записки, письма и др. Информационные документы, в отличие от распорядительных, не обязательны к исполнению. Хотя данные, содержащиеся в этих документах, могут служить основой для принятия решений.

Письма - различные по содержанию документы, которые пересылаются по почте, с курьером, электронной почтой и др.

Письма, как вид документа, по содержанию и назначению мо­гут быть инструктивными, информационными, гарантийными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответа­ми и др.

Письма бывают простыми и сложными.

Простые письма составляются, когда не требуется изложения сложных, в админи­стративном или юридическом отношении, ситуаций. Текст про­стого письма не должен превышать двух страниц машинописного текста.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим под­робного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

Служебное письмо - обобщенное название различного по содержанию документа, служащих средством обращения между организациями.

Письмо оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложений, подпись и отметка об исполнении.

Докладная записка – письменное сообщение должностному лицу. Составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах и может содержать предложения по излагаемому вопросу. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту. В первой части текста излагаются факты ставшие поводом к написанию; вторая часть должна содержать выводы и предложения. Внутренняя докладная записка подписывается автором.

Объяснительная записка – документ, составленный работником организации, в котором указывается причина невыполнения поручения. Составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям. Объяснительная записка должна иметь дату, указываться адресат и подпись автора.

Справка - документ описательного характера, составляемый в целях служебной информации. Содержит описание и подтверждения фактов.

Акт - содержит описание фактов.

Доверенность - письменное полномочие, по которому организация или отдельное лицо предоставляет право другому лицу, выступать от его имени. На основании доверенности зав.аптекой осуществляет получение НС,ПВ, ПКУ, ТМЦ от поставщика, а также отпуск ЛС в отделения МО. Доверенности бывают официальные, а также личные.

Официальные доверенности выдаются представителем организации на совершение сделок, а также на получение денег и ТМЦ от имени организации.

Личные доверенности выдаются от лица граждан на получение заработной платы и других выплат, связанные с трудовыми отношениями, на получение пенсий.

Расписка – письменное подтверждение факта приёма, передачи документов, денег, товаров.

Личное заявление – это пишется, как правило, от руки.

В заявление обязательно указывается:

- наименование структурного подразделения;

- вид документа;

- дата;

- адресат (должность, Ф.И.О. руководителя организации);

- текст;

- личная подпись.

Исполненные документы передаются в дело, количество и со­держание дел определяется номенклатурой, которая утверждает­ся в каждой аптечной организации.

Дела, включенные в номенклатуру дел (НД) аптечной орга­низации, оформляются по следующим правилам:

- названия дел должны соответствовать утвержденной номенк­латуре;

- делопроизводственный год соответствует календарному;

- на обложке дела указываются: название учреждения, номер дела по НД, заголовок дела по НД, дата начала дела, срок хранения;

- документы подшиваются вместе по одному вопросу; ответы на Документы подшиваются после инициативного документа;

- объем дела не должен превышать 250 листов;

- при смене руководителя аптеки дела передаются по акту;

- ответственность за состояние делопроизводства в аптеке несет руководитель.

Дела хранятся в организации определенное количество лет, что определяется нормативными документами и отражается в номен­клатуре дел. После окончания срока хранения дела передаются в архив в установленном регламентами порядке.

140