3. Организационно-технологическая документация абис.

1. Пооперационные и организационно-технологические схемы.

Пооперационные схемы разрабатываются на все служебные задачи, связанные с работой разнородных групп исполнителей. Как правило, такие задачи непосредственно связаны с основными технологическими процессами, выполняемыми автоматизированной системой. Примерами таких задач и реализующих их процессов могут служить:

Обработка входных документальных потоков;

Обработка ретроспективы фондов для пополнения электронного каталога АБИС;

Ведение словарей системы;

Списание литературы и актуализация электронного каталога;

Обслуживание читателей на абонементе;

Обслуживание в режиме ИРИ;

Подготовка изданий.

Пооперационные схемы представляют собой ориентированный граф, вершинами которого являются операции, каждая из которых идентифицируется присвоенным ей номером, а рёбрами этого графа служат линии передачи документов и данных.

Таким образом, пооперационные схемы отображают в графической форме последовательность выполнения отдельных операций , состав их исполнителей и направления передачи информационной продукции. Будучи нанесены на календарную сетку, пооперационные схемы могут отражать также требования регламента (т.е. времени) обработки документов и данных а также их передачи для каждой операции.

Поскольку разные виды документов и данных могут проходить неодинаковые стадии обработки , то для удобства использования принято отображать на одной схеме только совокупность операций обработки документов или данных, объединенных по признаку единства применяемой технологий.

При необходимости пооперационные схемы могут дополняться организационно- технологическими схемами, в которых отображаются в обобщенной форме данные о последовательности, характере процессов и связей между ними по совокупности всех объединенных определённой общностью признаков пооперационных схем.

2. Технологические карты и инструкции.

Технологические карты являются текстовыми дополнениями к пооперационным схемам, несущими сведения о составляющих эти схемы операциях или их группах. Выполняются они, как правило, в табличной форме и содержат следующие данные:

Наименование подразделения (группы) — исполнителя;

Наименование технологического процесса, его этапа (стадии) или группы операций;

Наименование технологической операции или группы операций;

Условный шифр или номер операции в соответствии с пооперационной схемой;

Системные номера технологических инструкций и их разделов, регламентирующих выполнение технологических операций;

Должностная или квалификационная категория исполнителя;

Единица учитываемой работы (например, — составление библиографической записи и аннотации на одну книгу; обслуживание одного заказа читателя и т.п.);

Норма времени на единицу работы (в часах, минутах и т.п.) для каждой должностной или квалификационной категории специалистов, выполняющих данную операцию, если их несколько;

Контрольный (регламентный) срок прохождения документов разного вида через данную операцию, этап или стадию обработки или предельно допустимый срок выполнения услуг с учётом их вида.

В зависимости от особенностей каждой АБИС и конкретных технологических процессов технологические карты могут также дополняться данными по стоимостным показателям этапов и операций обработки на единицу получаемой продукции, суммарным объёмам и трудоёмкости дневной нормы обрабатываемых документов, сведениями о времени и порядке приёма и передачи документов или данных в технологической цепи разных исполнителей.

Технологические инструкции составляются на этапы, стадии или конкретные виды работ. Они являются средством реализации общесистемных требований к порядку выполнения работ, содержанию и формам представления документов и данных с целью обеспечения высоких технико-экономических показателей функционирования системы. Помимо соответствующих данным требованиям элементов содержания в технологические инструкции могут включаться следующие сведения:

Ссылки на нормативные документы и другие связанные с данной технологические инструкции;

Сведения о составе и порядке использования средств обеспечения (программных, технических, лингвистических и т.п.);

Типовые формы документов и примеры их правильного заполнения или обработки;

Данные о времени и лицах, вносивших в данные инструкции изменения или корректировки.

В технологические инструкции могут вноситься и другие сведения, обеспечивающие однозначность их понимания и облегчающие использование при минимальном обращении к другим документам, включая и смежные инструкции.

Идентифицируются технологические инструкции развёрнутым наименованием, а также классификационным индексом в соответствии с правилами, установленными в данной АБИС. Учитывая важность технологических инструкций как вида документа, их разработка, внедрение, использование корректировка должны соответствовать требованиям, предъявляемым к стандартам предприятий.

Исходя из характера вышеупомянутых документальных средств организационно-технологического обеспечения АБИС, можно сделать вывод, что их разработка является неотъемлемой частью проектирования технологических подсистем каждой конкретной автоматизированной системы.