9.3. Оформлення ділових протоколів

Протоколом є зведення правил, відповідно до яких регулюється порядок різних церемоній, форми одягу, офіційного листування тощо. Будь-яке порушення цих правил створить труднощі для сторони, що допустила порушення, оскільки вона повинна буде вибачитись і знайти спосіб виправити помилку.

Розглянемо зміст ділового протоколу.

Діловий протокол для ТЕП складається із створення певного зовнішнього іміджу, розробки власного стилю ділового спілкування, оформлення робочого місця, організації прийомів і особливостей спілкування із закордонними партнерами. Уміння провести світський і діловий прийом. Телефонні переговори. Правила листування і спілкування в Інтернеті. Всі ці навики містить поняття «Діловий етикет» і вони є частиною ділового протоколу.

Діловий протокол – це певний сценарій відносин в діловому світі. Із самого початку протокол розглядає міжнародний принцип переваги рангів. Це означає, що до персони ставляться згідно її чину і посаді в компанії. Вік і стать особливого значення не мають. Цей принцип стає основоположним в ділових відносинах. Поза сумнівом, це умовність. Але весь діловий протокол – це зведення правил і умовностей, прийнятих в світі бізнесу.

Правила ділового протоколу не є непорушними і священними. Вони міняються постійно, враховуючи звичаї і традиції різних народів і віяння часу. Не змінюється в них лише одне – в основі лежать пошана і дружнє відношення між учасниками протоколу. Діловий протокол не настільки точний і суворий. У ньому є місце експромту і живому спілкуванню. Головне у відносинах – проявляти щирі, гуманні, теплі відчуття до співбесідника і уміти грамотно вийти з будь-якої ситуації. Уміння виразити подяку за спілкування і увагу, пошана до звичаїв і народних традицій співбесідників цінуються набагато вище, ніж холодне дотримання протокольних норм.

Сьогодні ні для кого не секрет, що хороші манери приносять великий прибуток. Бізнес робиться не тільки на економічній арені, але і в етичній сфері. Дотримання правил ділового етикету – най­необхідніший елемент професіоналізму. Правил ділового протоколу дуже багато. Для кожної конкретної країни він відрізнятиметься. Проте загальні постулати є скрізь – пошана, точність, акуратність, чіткість, стислість і щирість. Уміння вести ділову бесіду, переговори, уміння спілкуватися по телефону припускає розвиток таких навиків як ораторську майстерність і техніку ділових переговорів. Письменність в письмовій і усній мові – частина ділового іміджу. За наслідками статистичних досліджень було встановлено, що успішна кар’єра на 85 % залежить від особистих якостей людини і лише на 15 % – від професійних навиків.

Ділове листування – складова протоколу. У ній існують свої норми і правила. Листи пишуться в доброзичливій формі, навіть якщо питання переговорів досить гостре. Відповіді на листи даються своєчасно. У разі затримки за протоколом про це висилається повідомлення і терміни відповіді. Листи відправляються на ім’я того адресату, який надіслав повідомлення.

До різновиду ділової кореспонденції відносять:

– діловий лист;

– телеграму;

– рекомендаційний лист.

Наразі склалось враження, що ділова кореспонденція – це набір штампів і фраз, за якими абстрактний «хтось» «повідомляє про необхідність», «вимагає негайно» звернути увагу на «вищезазначене», або виконати «перелічене нижче».

На жаль, цьому мало вчать працівників-держслужбовців, а, особливо, керівників, що значно впливає на якість ділових стосунків як між окремими організаціями, так і різними державами.

Ведення ділової кореспонденції – це справжнє мистецтво, осягнути всі таємниці якого вдається аж ніяк не кожному.

Адже зазвичай ми дбаємо про те, щоб чітко викласти інформацію, і забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а і наше обличчя.

Із тексту листа має вимальовуватись образ автора – розумної, надійної людини, можливо, конкурента чи партнера.

Звичайно, діловий лист – це діловий, але й у ньому можна показати, що за «чорним чорнилом на білому папері також приховується особистість».