3.2. Рассмотрение оформленных претензий и условия их оформления

Претензионная работа состоит из двух больших блоков. Первый блок - это подготовительный, осуществляемый в рамках согласования условий договора. На этом этапе сторонами определяется, будут ли они использовать обязательный претензионный порядок, и в чем он будет заключаться, или же всё останется на этапе устного решения ситуации. Обязательный досудебный обмен претензиями может быть достаточно эффективен при разрешении возникших разногласий. При этом нужно реалистично подходить к срокам выставления и рассмотрения претензий. При четко поставленной работе для рассмотрения претензии достаточно пяти-десяти рабочих дней. На этот срок, с учетом времени доставки претензии, можно и нужно ориентироваться.

Претензионный порядок урегулирования спора можно признать установленным только в случае, если в договоре определены конкретные требования к форме претензии, а также порядку и срокам ее предъявления и рассмотрения. Указание на ведение переговоров в целях урегулирования возникших споров не может быть расценено установлением обязательного досудебного (претензионного) порядка урегулирования споров.

Второй блок - это непосредственная работа по направлению или рассмотрению претензий.

Деятельность по выставлению претензии представляет собой последовательное выполнение следующих действий:

• получение информации о нарушении договорных правоотношений;

• определение нарушенных положений договора и норм права;

• подготовка и направление претензии контрагенту;

• получение ответа на претензию и определение путей дальнейшего разрешения конфликта.

Как правило, в каждой организации есть непосредственные исполнители, работающие с контрагентами. Именно они должны своевременно информировать юридическое управление о факте нарушения договорных обязательств в части оказания услуг или выполнения работ. Финансовое управление или бухгалтерская служба уведомляет юридическое управление о нарушениях контрагентом денежных обязательств.

После получения информации о факте нарушения договорных обязательств сотрудники юридического отдела определяют, действительно ли оно имело место или контрагент не отклонился от условий соглашения. К сожалению, на практике встречаются случаи, когда различные службы организации выдвигают претензии к контрагенту, базируясь на неверном понимании заключенного договора. Подобные "недоразумения" возникают по самым разным причинам, начиная с неверной трактовки условий договора и заканчивая низкой квалификацией персонала. Задачей юридической службы на этом этапе является отсечение необоснованных претензий.

На следующем этапе специалисты претензионной службы составляют, подписывают у полномочного лица и направляют претензию контрагенту. Большинство из таких претензий представляет собой стандартизированные документы, содержащие ссылки на пункты договора и основные нормы законодательства. Способ отправки документа зависит от условий договора и может быть различен. Но во всех случаях он должен позволять достоверно установить факт получения претензии контрагентом. Как правило, в отношениях сторон, находящихся в одном городе, используется курьерская доставка, а в остальных случаях - ценные письма с уведомлением о вручении.