Раздел 1. Модели деловых коммуникаций
Понятие и сущность деловых коммуникаций
Деловые коммуникации являются процессом взаимодействия, направленным на организацию и оптимизацию различных видов деятельности: производственной, научной, педагогической и т.д.
Необходимо четко разделять деловые коммуникации и другие ее разновидности. Деловые коммуникации возникает между совместно принимающими участие в определенной деятельности субъектами. От уровня развития коммуникаций зависят и взаимопонимание, и согласованность действий, и действенность намерений, возникающих у таких субъектов.
Деловые коммуникации – это прежде всего взаимодействие сотрудников, выраженное в любой форме, без которого невозможна совместная деятельность, - первое условие существования организации.
К целям деловых коммуникаций принято относить: обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления, совершенствование личностных отношений, регулирование и оптимизация информационных потоков.
Для деловых коммуникаций характерны следующие признаки:
обязательность контакта сторон без учета симпатий и антипатий субъектов;
предметность;
соблюдение субординации и делового этикета;
взаимозависимость субъектов деловой коммуникации;
формальные ограничения, т.е. соблюдение правовых, социальных норм, регламент;
Деловые коммуникации можно условно разбить на следующие подгруппы:
1-коммуникации на основе устного общения;
2-коммуникации на основе письменного общения (включая электронное).
Кроме того, общение можно разделить на формальное и неформальное. Если формальное общение определяется нормами, правилами, должностными инструкциями определенной, то неформальное, которое не следуют общим правилам определенной организации происходит в соответствии с уже сложившейся системой личных отношений, то есть это бытовое общение сотрудников в рамках деятельности организации.
Формальное общение можно разделить и на вертикальное, когда информация последовательно передается с одного уровня на другой, и горизонтальное, в случае если информация перемещается внутри единой иерархической ступени организации (например, отдел, управление). Вертикальные коммуникации далее делятся на восходящие, когда информация передается с низших уровней на высшие, и нисходящие, соответственно обратные восходящим.
Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса.
1.Отправитель – лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее.
2.Сообщение – непосредственно информация.
3.Канал – средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети).
4.Получатель (адресат) – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
От того, насколько эффективным будет их взаимодействие и определяется результат осуществления всего коммуникационного процесса. Отправитель и получатель в ходе коммуникации решают общую задачу -составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Для того, чтобы правильно формулировать сообщение необходимо не только чётко понимать, что и зачем должно быть сказано, но и правильно определить время и каналы коммуникации, получить достаточное количество информации о партнёре, правильно провести самопрезентацию.
Для обеспечения взаимопонимания они должны опираться на общепризнанные законы и правила изложения информации — на законы логики. В противном случае смысл передаваемой информации может быть искажен или полностью утрачен на любом из этапов коммуникации.
Считается, что коммуникация была осуществлена эффективно, если собеседники, обсуждавшие какую-то тему или ситуацию, пришли к взаимопониманию и сделали общие выводы.
Основные этапы обмена информацией:
1. Зарождение идеи или отбор информации.
2. Кодирование и выбор канала передачи информации.
3. Передача сообщения.
4. Интерпретация сообщения.
1.Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Идея, на этом этапе, еще не трансформирована в слова и не приобрела другой формы, в которой она послужит обмену информацией. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. На этом этапе, необходимо осознать – какие, именно идеи предназначены к передаче.
2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела) или иные знаки понятные адресату. Такое кодирование превращает идею в сообщение.
Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если же канал не слишком соответствует идее, обмен информацией будет менее эффективным.
3. Передача. На этом этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке принимают за сам процесс коммуникаций.
4. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что имел ввиду отправитель, когда формулировал свою идею. Однако по ряду причин, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.
В
коммуникационном процессе важными
являются обратная связь и помехи при
обмене информацией.
Рис. 1. Коммуникационный процесс как система, включающая обратную связь и помехи. в середину
Обратная связь.
Обратная связь – это реакция получателя на полученное сообщение.
Обеспечивая обратную связь, отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Получатель становится отправителем-он проходит через все этапы процесса коммуникации и доносит свою реакцию до отправителя, который в данном случае играет роль получателя.
Она в значительной мере способствует повышению эффективности управленческих коммуникаций. Несколько исследований, в ходе которых двусторонние коммуникации (т.е. включающие обратную связь) сравнивались с односторонним (без обратной связи), показали, что, хотя первые медленнее, они реже приводят к непониманию, являются более точными и ведут к большей уверенности в правильности интерпретации сообщений.
Помехи.
Обратная связь заметно повышает эффективность коммуникаций, поскольку позволяет обеим сторонам преодолевать такой барьер, как помехи. На языке теории коммуникации помехами называют все, что искажает смысл. Источниками помех, могут стать язык (вербальный либо невербальный), различия в восприятии, изменяющие смысл во время кодирования и декодирования, различия в статусе менеджеров и подчиненных и т.д.
Определенные помехи есть всегда, и некоторое искажение смысла происходит на каждом этапе процесса коммуникации. Обычно нам удается преодолеть помехи и передать сообщение. Но если помехи очень сильны, это непременно приведет к сильному искажению смысла и может полностью блокировать попытку информационного обмена. С точки зрения менеджмента это приводит к снижению степени вероятности достижения целей, зависящих от этих коммуникаций. На рисунке 2 наглядно представлен коммуникационный процесс как система, включающая обратную связь и помехи [6].