2. Проект як об’єкт управління. Планування і управління проектом на основі процесного підходу. Проект як об’єкт управління має такі основні відмінні ознаки:
– ознаку змін (цілеспрямоване переведення з існуючого у певний очікуваний стан, що описаний у термінах цілей проекту);
– ознаку обмеженої кінцевої мети;
– ознаку обмеженої тривалості;
– ознаку обмеженості бюджету;
– ознаку обмеженості необхідних ресурсів;
– ознаку новизни для підприємства, яке реалізує проект, і для ринку передбачуваного попиту на продукт (послугу), що створюється у проекті;
– ознаку "комплексності" (велика кількість факторів, що прямо чи опосередковано впливають на прогрес і результати проекту);
– ознаку правового та організаційного забезпечення (специфічна організаційна структура під час реалізацій проекту);
– ознаку розмежування з іншими проектами підприємства.
З урахуванням наведених ознак проекту можна сформулювати загальне визначення цього поняття.
ПРОЕКТ – це одноразова сукупність взаємозв’язаних дій, які здійснюються з певною метою, впродовж певного часу, при встановлених ресурсних обмеженнях.
Формулювання понять, особливо мультискладних (яким є зокрема поняття проекту), як правило, не претендують на єдиність і повноту охоплення всіх ознак поняття, що вводиться. Тому наведемо ще декілька відомих визначень поняття "проект".
1. Тлумачний словник Вебстера: "Проект (від лат. projectus – кинутий вперед; англ. – project) – це будь-що, що замислюється чи планується, велике підприємство".
2. Звід знань з управління проектами, Project Management Institute, США: "Проект – певне підприємство із встановленими цілями, досягнення яких визначає завершення проекту".
3. Англійська асоціація проект-менеджерів: "Проект – це окреме підприємство з визначеними цілями, що часто включають вимоги щодо часу, вартості та якості результатів, які повинні бути досягнуті".
4. DIN 69901, Німеччина: "Проект – це підприємство (намір), яке в значному ступені характеризується неповторністю умов та інших обмежень; розмежування від інших намірів; специфічна для проекту організація його реалізації".
5. Світовий Банк у власному "Оперативному керівництві" № 2.20: "Проект – комплекс взаємозв’язаних заходів, спрямованих на досягнення у проміжку визначеного періоду часу і при встановленому бюджеті поставлених завдань з чітко визначеними цілями...". Для банку цілями є: збільшити чи реконструювати виробничі можливості економічної і соціальної інфраструктури, підвищити їх збереження і використання; надати технічну допомогу у підготовці, реалізації та керівництві проектами, навчанні кадрів; представити фінансові кошти, послуги та сприяння при підготовці і реалізації проектів.
6. В. Д. Шапіро у книзі "Управління проектами у Росії": "Під проектом маємо розуміти процес цілеспрямованої зміни технічної чи соціально-економічної системи, що переводить її з одного стану в інший".
7. Ж.-Ф. Фельдманн (Вища комерційна школа, Гренобль, Франція):
"Проект – це послідовність взаємозв’язаних дій, що вимагає залучення декількох учасників; проект повинен бути одноразовим (унікальним у часі); він повинен мати загальну мету, яка може бути описана як свідома зміна ситуації, що склалася".
8. А. Поуліменакоу (Школа економіки і політології, Лондон, Великобританія): "Проект – єдине у своєму роді чітко визначене зусилля, спрямоване на отримання визначених результатів у багатофункціональному оточенні впродовж встановленого терміну і за встановленою ціною із залученням групи осіб, які володіють різнобічними навичками і знаннями, що працюють під спеціальним керівництвом".
9. Брайан Твісс в "Управлінні науково-технічними нововведеннями": "Кожен проект повинен починатися з чіткої постановки цілей, у досягненні якої він і полягає та відповідно до якої оцінюється успіх проекту. Як правило, це і називається "визначення проекту". Оскільки остаточний успіх визначається на ринку, цілі повинні бути чітко визначені ринковими потребами, хоча можлива модифікована оцінка цієї потреби в термінах, найвірогідніше досяжних на практиці.
Мета проекту – доказовий результат і задані умови реалізації загального завдання проекту.
На рис. 1.1 наведена функціональна схема проекту у визначеннях замкнутих систем управління. Схема підкреслює важливість зворотного зв’язку за поточними параметрами проекту та поточними ринковими потребами.
З точки зору теорії систем управління проект як об’єкт управління повинен бути контрольованим і керованим, тобто виділяються певні характеристики, за якими можна постійно контролювати хід виконання проекту (контрольованість). Далі ми використовуємо механізми своєчасного впливу на хід реалізації проекту (керованість) в автоматичному режимі (за деякими параметрами) або в автоматизованому режимі – через керівника проекту.
Для методології управління проектами характерно зосередження прав і відповідальності за досягнення цілей на одній людині або невеликій групі.
Рис. 1.1 – Проект як об’єкт управління
Завдання управління проектами:
визначення цілей проекту і проведення його обґрунтування;
виявлення структури проекту;
визначення необхідних обсягів і джерел фінансування;
підбір виконавців;
підготовка і висновок контрактів;
визначення термінів виконання;
розроблення графіка реалізації проекту;
розрахунок необхідних ресурсів;
складання кошторису і бюджету проекту;
урахуванняконтроль за ходом виконання проекту;
моніторинг проекту, тощо.
Досліджуючи планування і управління проектами, особливо інноваційними, необхідно пам’ятати, що мова йде про управління динамічним об’єктом. Тому система УП повинна бути достатньо гнучкою, щоб допускати часті модифікації без загальних змін у робочій програмі.
У момент першого визначення проекту, як правило, необхідно специфікувати характеристики проекту у межах обмежень, зумовлених ймовірнісним характером розробки. Але у процесі розвитку проекту такі обмеження можуть бути зменшені і врешті-решт збігатися з очікуваними потребами обраної групи споживачів. Тим самим визначення проекту ще у більшому ступені фокусується на конкретних ринкових потребах.
У системному плані проект може бути представлений "чорною скринькою" (рис. 1.2), на вході якої є технічні вимоги та умови фінансування; результатом роботи є досягнення необхідного результату.
Рисунок 1.2 – Формалізоване представлення проекту
Виконання робіт забезпечується наявністю необхідних ресурсів: матеріалів (М), обладнання (Е), людських ресурсів (Н). Ефективність робіт досягається за рахунок управління (U) процесом реалізації проекту, яке забезпечує розподіл ресурсів М, Е, Н, координацію виконуваної послідовності робіт та компенсацію впливів: внутрішніх (V) та зовнішніх (W).